市政府办采购制度

PAGE市政府办采购制度一、总则（一）目的为了规范市政府办采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障各项工作的顺利开展，依据相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市政府办机关各科室、所属事业单位及其他相关部门（以下统称“各部门”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立市政府办采购领导小组，由办公室主任担任组长，分管副主任担任副组长，各相关科室负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购管理部门指定办公室财务科为采购管理部门，负责采购制度的具体实施和日常管理工作。其主要职责包括：1.编制采购预算，审核采购申请，汇总采购计划。2.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.负责采购合同的签订、履行、验收和付款等工作。4.建立采购档案，对采购活动进行记录和存档。5.协调处理采购过程中的争议和投诉。（三）采购需求部门各部门为采购需求部门，负责提出采购需求，提供采购项目的详细信息和技术要求，参与采购过程中的相关工作，如协助编制采购文件、参与评标等，并负责采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据工作需要和实际情况，在每年年初编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定程序报采购管理部门审核。采购管理部门对各部门的采购预算进行汇总和审核后，报采购领导小组审议批准。（二）预算执行采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算时，应按照规定程序报采购管理部门审核，经采购领导小组批准后方可调整。（三）预算监督采购管理部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和监督，确保采购资金的合理使用。对违反采购预算管理规定的行为，应及时进行纠正，并追究相关责任人的责任。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照以下程序进行：1.采购管理部门发布招标公告，公开招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.供应商报名参加投标，采购管理部门对报名供应商进行资格审查。3.采购管理部门组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。4.采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。5.采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。2.供应商按照投标邀请书的要求参加投标，采购管理部门对投标供应商进行资格审查。3.采购管理部门组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。4.采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。5.采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。4.供应商按照谈判文件的要求参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商竞争对手的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。6.采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购管理部门组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.单一来源采购小组对采购项目进行论证，形成论证意见。3.采购管理部门将采购项目的名称、内容、预算金额、单一来源采购原因及论证意见等信息在本单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。4.公示无异议后，采购管理部门与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。5.采购管理部门与供应商签订采购合同。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成。2.询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家。3.询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。4.询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。5.采购管理部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写《市政府办采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章后报采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额的合理性等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购管理部门的审核意见进行审批，批准后的采购申请由采购管理部门组织实施采购。（三）采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，制定采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购管理部门发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。采购信息应在本单位官方网站、政府采购指定媒体等平台上发布，并确保信息的公开、透明、及时。3.采购管理部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，按照规定的程序和标准进行操作。采购活动应在规定的时间、地点进行，确保采购过程的公正、公平、公开。4.采购管理部门根据采购结果，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（四）合同签订采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合合同约定，工程是否达到设计要求，服务是否满足需求等。验收合格后，采购需求部门应出具《市政府办采购项目验收报告》。2.采购管理部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全、准确、及时。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订。合同签订前，采购管理部门应审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和采购文件的要求。合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。（二）合同履行采购管理部门和采购需求部门应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况、服务情况等。如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照法律法规和合同约定的程序进行办理。变更或解除合同的申请应由采购管理部门提出，经采购领导小组批准后，与供应商协商签订变更或解除合同的协议。（四）合同档案管理采购管理部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和存档。合同档案应包括采购合同文本、采购文件、中标通知书、成交通知书、验收报告、付款凭证等相关资料，确保合同档案的完整、准确、有效。七、采购监督与检查（一）内部监督采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对发现的问题及时进行整改，并追究相关责任人的责任。（二）外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对财政、审计、监察等部门