工程建设招标采购制度

PAGE工程建设招标采购制度一、总则（一）目的为规范公司工程建设招标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证工程质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程建设项目的招标采购活动，包括但不限于工程项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设相关的设备、材料采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平竞争原则：为所有潜在供应商或承包商提供平等的参与机会，不得设置不合理条件限制或排斥潜在参与者。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受公司内部和相关部门的监督。4.择优选择原则：在满足采购需求的前提下，选择质量可靠、信誉良好、价格合理的供应商或承包商。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审批招标采购计划和重大采购项目的招标方案。协调解决招标采购过程中的重大问题。监督招标采购活动的执行情况。（二）招标采购工作小组1.组成人员：由工程管理部门、采购部门、法务部门、财务部门等相关人员组成。2.职责负责具体招标采购项目的组织实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对供应商或承包商进行资格审查和实地考察。与中标单位签订合同，并跟踪合同执行情况。整理和归档招标采购相关文件资料。（三）各部门职责1.工程管理部门提出工程建设项目的招标采购需求，包括技术规格、数量等。参与招标文件的编制和审核，对技术条款进行把关。协助招标采购工作小组进行开标评标工作，参与合同谈判。2.采购部门负责招标采购活动的市场调研，收集供应商或承包商信息。编制招标采购文件，包括商务条款、采购合同条款等。发布招标公告，组织报名和资格预审。组织开标、评标会议，记录评标过程和结果。负责与中标单位签订采购合同，并跟进合同执行情况。3.法务部门审核招标文件和采购合同，确保其符合法律法规要求。参与招标采购过程中的法律事务处理，提供法律咨询和支持。对合同纠纷进行法律分析和处理。4.财务部门参与招标采购项目的预算编制和审核，提供资金保障。对采购成本进行核算和控制，参与合同付款条款的制定。负责招标采购项目的资金支付和财务结算工作。三、招标采购流程（一）采购计划编制1.工程管理部门根据工程建设项目的总体进度计划，结合项目实际需求，提前编制招标采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、时间要求等。2.采购计划应报招标采购领导小组审批，经批准后的采购计划作为后续招标采购活动的依据。（二）招标方式确定根据采购项目的性质、金额、技术复杂程度等因素，确定合适的招标方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。直接与单一供应商进行采购谈判，确定采购价格和合同条款。（三）招标文件编制1.采购部门根据招标方式和采购需求，组织相关部门编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范，能够满足工程建设项目的实际需求。合同条款应明确双方的权利和义务，包括价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。3.招标文件编制完成后，应提交招标采购工作小组审核，经审核通过后发布。（四）招标公告发布1.对于公开招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、地点、招标文件获取方式等。2.招标公告应确保信息准确、完整，发布时间应符合相关规定要求，以保证潜在供应商有足够的时间获取招标信息并准备投标文件。（五）报名及资格预审1.潜在供应商按照招标公告要求进行报名，提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等。2.采购部门对报名供应商进行资格预审，审查其是否符合招标文件规定的资格要求。资格预审可采用资格后审的方式，即在开标后对投标人的资格进行审查。3.通过资格预审的供应商，采购部门向其发放招标文件，并告知其投标相关事宜。（六）投标文件编制与提交1.投标人应按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分。商务部分应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表等；技术部分应包括技术方案、技术规格偏离表、售后服务承诺等；价格部分应包括投标总价及明细报价。2.投标文件应按照规定的格式和内容要求编制，字迹清晰、内容完整、密封包装，并在规定的投标截止时间前提交至指定地点。（七）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议应由招标采购工作小组主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.开标过程应记录在案，并存档备查。（八）评标1.开标结束后，招标采购工作小组按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审。评标办法应明确评标标准和评标程序，确保评标过程公平、公正、科学。2.评标过程中，评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件的商务、技术和价格等方面进行综合评审，必要时可要求投标人对投标文件进行澄清或说明。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。（九）中标通知1.招标采购领导小组根据评标报告确定中标单位，并向中标单位发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标价格、中标工期等内容。2.同时，采购部门应将中标结果通知所有未中标的投标人，并退还其投标保证金。（十）合同签订1.中标单位应在收到中标通知书后的规定时间内，与采购部门签订合同。合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门审核，确保合同符合法律法规要求。2.合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方的权利和义务，包括工程内容、价格、工期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务，确保工程建设项目顺利实施。四、招标采购监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查招标采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.公司纪检监察部门对招标采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题及时进行处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对招标采购活动的监管工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的重大招标采购项目，可邀请社会公众参与监督，提高招标采购活动的透明度。（三）投诉处理1.建立招标采购投诉处理机制，对于供应商或其他利害关系人对招标采购活动提出的投诉，应及时受理并进行调查处理。2.投诉处理应遵循客观、公正、公平的原则，在规定的时间内作出处理决定，并将处理结果通知投诉人。五、招标采购文件与档案管理（一）文件管理1.招标采购过程中形成的各类文件，包括招标公告、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同等，均应按照档案管理的要求进行分类整理、编号归档。2.采购部门应指定专人负责文件管理工作，确保文件的完整性、准确性和安全性。文件应妥善保管，便于查阅和使用。（二）档案