工会采购物品制度

PAGE工会采购物品制度一、总则（一）目的为规范工会采购物品行为，加强工会经费管理，提高采购效率，保证采购质量，维护工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物品采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、文体活动用品、节日慰问品等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员和相关部门的监督。3.公平公正原则：对待所有供应商应公平公正，确保竞争机会均等。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本效益，提高资金使用效率。二、采购计划与预算（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要和实际情况，提前向工会提出物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等。2.工会综合考虑各部门需求、工会活动安排以及经费预算等因素，制定年度采购计划和阶段性采购计划。3.采购计划应明确采购物品的类别、预计采购时间、采购金额等内容，并报工会委员会审议通过。（二）预算编制与执行1.工会根据采购计划编制采购预算，采购预算应与工会经费预算相匹配。2.采购预算经工会会员大会或会员代表大会审议通过后严格执行，不得随意突破预算。3.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经相关会议批准。三、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的物品采购项目，一般采用公开招标方式。2.公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，邀请具备相应资质和能力的供应商参与投标。3.成立评标委员会，负责对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.由工会根据采购项目特点和供应商信息，选择若干家具备资格的供应商发出邀请投标函，邀请其参加投标。3.邀请招标的评标程序和要求与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.工会应提供充分的理由和相关证明材料，经工会委员会审议通过后，报上级工会备案，方可采用单一来源采购方式。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择程序1.根据采购项目特点和需求，制定供应商选择标准和评价指标体系。2.通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。3.对潜在供应商进行资格审查和实地考察评估，了解其经营状况、产品质量、服务水平等。4.根据采购方式和供应商评价结果，选择确定供应商。（三）供应商管理1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目、合同执行情况、评价反馈等内容。3.定期对供应商进行评价考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格合理性等方面。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合同等。五、采购流程（一）采购申请与审批1.各部门填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等，并经部门负责人签字确认。2.将采购申请表提交至工会办公室进行初审，初审通过后报工会主席审批。3.工会主席根据采购计划和预算情况进行审批，审批通过的采购申请进入采购流程。（二）采购实施1.根据采购方式确定采购实施方式：公开招标、邀请招标项目，按照招标程序委托专业招标代理机构进行招标活动。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，由工会组织相关人员与供应商进行谈判、协商或询价。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序和合同要求进行操作，确保采购活动顺利进行。3.采购人员应及时与供应商沟通协调，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。（三）验收与付款1.采购物品到货后，由工会组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物品的规格、数量、质量、外观等方面。2.验收合格的，由验收人员填写验收报告，并签字确认。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求其更换或重新提供符合要求的物品。3.采购人员根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款时应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。六、采购监督与审计（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，负责对采购活动全过程进行监督。监督小组应由工会委员、会员代表等组成。2.监督小组应参与采购计划制定、采购方式选择、供应商确定、采购合同签订、验收付款等环节的监督，确保采购活动合法合规、公平公正。3.定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.工会经费审查委员会负责对工会采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、资金使用效益等。2.审计部门应定期或不定期对采购项目进行审计，出具审计报告。对于审计发现的问题，应督促相关部门及时整改，并追究相关人员的责任。七、档案管理1.工会应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购计划、采购申请、采购合同、招标（谈判、询价）文