工会组织活动采购服务制度

PAGE工会组织活动采购服务制度一、总则（一）目的为规范工会组织活动采购服务行为，确保采购活动公开、公平、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障工会活动顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织各类活动所需物资、设备、服务等采购项目。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则采购过程公开透明，接受工会会员监督，确保所有符合条件的供应商有平等参与机会，公正选择供应商。3.质量优先原则在满足活动需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品和服务。4.效益原则合理控制采购成本，提高采购资金使用效益，实现物有所值。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会根据年度工作计划和活动安排，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容。2.采购预算编制要充分考虑活动实际需求，结合市场价格行情，确保预算合理准确。（二）预算审批1.采购预算提交工会委员会审议，经工会委员会集体讨论通过后，报上级工会备案。2.如遇特殊情况需调整采购预算，应按照规定程序进行审批，确保预算调整合理合规。三、采购流程（一）采购申请1.活动承办部门根据活动需求，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购金额、供货时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交工会办公室。（二）采购审批1.工会办公室收到采购申请表后，对采购项目的必要性、预算合理性等进行初步审核。2.审核通过后，提交工会主席审批。工会主席根据实际情况进行审批，对于重大采购项目，可提交工会委员会集体研究决定。（三）采购方式选择1.根据采购项目特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目等；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请函）、采购需求、供应商资格条件、采购程序、评标（谈判）标准、合同条款等内容。这里以公开招标为例，采购文件编制要求如下：采购公告应在规定媒体上发布，明确招标项目基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。采购需求应详细描述采购项目的技术规格、质量标准、数量、服务要求等，确保供应商能够准确理解采购要求。供应商资格条件应明确规定供应商应具备的资质、业绩、信誉等方面的要求，以保证供应商具备履行合同的能力。采购程序应清晰说明招标流程，包括报名、投标、开标、评标等环节的具体要求和时间安排。评标标准应明确评标因素及权重，如价格、技术方案、售后服务等，确保评标过程公平公正。合同条款应明确双方权利义务、交货时间、付款方式、验收标准、违约责任等内容，保障合同顺利履行。2.采购文件编制过程中，要充分征求相关部门和专业人员意见，确保采购文件准确完整、科学合理。（五）供应商选择与管理1.发布采购公告（邀请函）后，接收供应商报名材料，对报名供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.对于符合资格条件的供应商，按照采购文件要求组织开标、评标（谈判）等活动。开标过程中，要确保投标文件密封完好，当众开标唱标，记录投标报价等关键信息。评标（谈判）过程中，评标（谈判）小组应按照评标（谈判）标准进行评审，推荐中标（成交）候选人。3.建立供应商库，对参与工会采购活动的供应商进行评价和管理。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于表现优秀的供应商，优先纳入供应商库，并在后续采购活动中给予一定优惠政策；对于出现质量问题或其他违约行为的供应商，及时进行警告、暂停合作或从供应商库中剔除等处理。（六）合同签订1.根据评标（谈判）结果，确定中标（成交）供应商后，工会与中标（成交）供应商签订采购合同。合同内容应与采购文件一致，明确双方权利义务、采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，应进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（七）采购验收1.采购项目到货后，活动承办部门应及时组织验收。验收人员应包括活动承办部门代表、工会办公室人员等，必要时可邀请专业技术人员参与。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等是否符合合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时与供应商沟通协商解决。供应商应按照合同约定承担相应责任，采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。（八）付款管理1.采购项目验收合格后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后报工会主席审批。工会主席审批通过后，按照规定程序办理付款手续。四、采购监督与审计（一）内部监督1.工会成立采购监督小组（可由工会委员、会员代表等组成），对采购活动全过程进行监督。监督小组有权查阅采购文件、投标文件、评标记录、合同等资料，对采购过程中的违规行为提出纠正意见。2.活动承办部门、工会办公室等相关人员应主动接受监督小组监督，及时向监督小组报告采购活动进展情况及存在的问题。（二）审计监督1.工会定期对采购活动进行内部审计，审计内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况、资金使用效益等方面。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议。相关部门应按照审计报告要求进行整改，确保采购活动规范有序。五、档案管理（一）采购文件归档1.采购活动结束后及时将采购文件进行归档，包括采购申请表、采购预算、采购文件（采购公告、招标文件、投标文件、评标报告等）、合同、验收报告、付款凭证等资料。2.采购文件应按照类别、时间顺序进行整理装订，建立电子和纸质档案，确保档案资料完整、准确、可查。（二）档案保管与查阅1.明确档案保管责任人，负责档案的日常保管工作。档案保管地点应具备安全、防潮、防火