工会福利询价采购制度

PAGE工会福利询价采购制度一、总则（一）目的为规范本公司工会福利询价采购行为，加强工会经费管理，提高采购资金使用效益，确保采购过程公开、公平、公正，维护公司及工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会使用工会经费进行的各类福利采购活动，包括但不限于节日慰问品、生日福利、会员活动奖品等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）工会采购小组1.成立由工会委员、会员代表等组成的采购小组，负责福利采购的具体组织和实施。采购小组人数应根据实际情况确定，一般不少于[X]人。2.采购小组职责：制定采购计划和采购方案。组织开展询价、议价等采购活动。对供应商进行资格审查和评估。签订采购合同或协议。监督采购合同的履行情况。（二）工会委员会1.工会委员会负责对采购小组的工作进行指导和监督，审议采购计划、采购方案及采购结果等重大事项。2.对采购过程中出现的问题进行协调和决策，确保采购活动顺利进行。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购经费的合理使用。2.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。三、采购流程（一）需求申报1.各部门根据工会会员的需求和实际情况，每年年初向工会提交本年度福利采购需求申报材料，包括采购项目名称、规格、数量、预算金额等。2.工会对各部门提交的需求申报进行汇总和整理，结合工会经费情况和会员实际需求，制定年度采购计划。（二）供应商选择1.采购小组根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商库。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营业绩、信誉状况、售后服务等。3.采购小组根据采购项目的需求，从供应商库中选择不少于[X]家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。4.采购小组对供应商的报价进行比较和分析，必要时组织议价，选择报价合理、信誉良好、服务优质的供应商作为中标候选人。（三）合同签订1.采购小组与中标候选人签订采购合同或协议，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同或协议签订后，报工会委员会备案。（四）采购验收1.采购项目到货后，采购小组组织相关人员按照采购合同或协议的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等。2.验收合格后，采购小组出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购数量、验收标准、验收结果等内容。（五）资金支付1.财务部门根据采购合同或协议、验收报告等相关资料，审核无误后办理资金支付手续。2.资金支付方式应根据合同约定和公司财务制度执行，一般采用银行转账等方式。四、询价采购管理（一）询价函编制1.询价函应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求等内容。2.询价函应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、报价明细、售后服务承诺等相关资料。（二）报价评审1.采购小组对供应商的报价进行评审，评审内容包括报价的合理性、产品质量、售后服务、信誉状况等。2.采购小组可以采用综合评分法、最低价成交法等方法进行报价评审，具体评审方法应根据采购项目的特点和要求确定。（三）议价管理1.对于报价差距较大或采购金额较大的采购项目，采购小组可以组织供应商进行议价。2.议价过程中，采购小组应要求供应商说明报价的构成和依据，对价格进行分析和比较，争取获得更优惠的采购价格。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应包括具有合法经营资格、良好的信誉状况、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。2.供应商申请准入时，应向采购小组提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、经营业绩证明、信誉状况证明、售后服务承诺等相关资料。3.采购小组对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，符合准入条件的供应商方可进入供应商库。（二）供应商评价1.建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。2.供应商评价采用定量与定性相结合的方法，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.采购小组根据供应商评价结果，对供应商库进行动态管理，对评价结果为不合格的供应商及时清理出库。（三）供应商激励与约束1.对评价结果为优秀的供应商，在下次采购时给予优先考虑，并在适当范围内进行表彰和奖励。2.对评价结果为不合格的供应商，暂停其参与本公司工会采购活动[X]个月，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。六、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会负责对采购小组的工作进行监督，定期检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，防止挪用和浪费。（二）审计监督1.公司审计部门定期对工会福利采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（三）投诉处理1.建立采购投诉处理机制，接受公司员工和供应商的投诉。投诉应实名提出，并提供相关证据材料。2.采购小组对投诉事项进行调查核实，根据调查结果提出处理意见，并及时反馈投诉人。七、档案管理（一）档案内容1.采购活动中形成的各类文件、资料、记录等均应作为档案进行管理，包括采购计划、采购方案、询价函、报价文件、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。2.档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.档案保管期限应根据国家法律法规和公司档案管理制度执行，一般不少于[X]年。2.档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和保密。（三）档案查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经