工会物资采购制度

PAGE工会物资采购制度一、总则（一）目的为加强工会物资采购管理，规范采购行为，确保采购物资符合工会工作需要，提高资金使用效益，保障工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物资采购活动，包括但不限于办公用品、文体用品、慰问物资、会议用品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公平公正。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，杜绝不正当交易行为。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门根据工作需要和实际情况，提前向工会办公室提交物资采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等。2.工会办公室汇总各部门采购申请，结合工会年度工作计划和预算安排，制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。3.对于临时性或紧急性的物资采购需求，由需求部门填写《临时物资采购申请表》，经工会主席审批后，纳入采购计划进行安排。（二）采购预算管理1.工会应根据年度工作计划和实际需求，编制物资采购预算。采购预算应包括采购项目、采购金额、资金来源等内容。2.采购预算经工会委员会审议通过后，报上级工会备案。采购预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。3.工会应加强采购预算执行情况的监督和检查，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：对于采购金额较大、技术复杂、规格标准统一的物资采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行操作。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目，或者不能事先计算出价格总额的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的物资采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式进行采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据工作需要，填写《物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后，提交至工会办公室。2.采购审批：工会办公室对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。审核通过后，报工会主席审批。工会主席根据采购申请的具体情况进行审批，审批通过后，方可进入采购程序。3.采购实施：根据采购方式的不同，按照相应流程进行采购操作。公开招标、邀请招标采购项目，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应按照相关法律法规和招标文件的要求，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，由工会办公室组织相关人员与供应商进行谈判、协商或询价。谈判、协商或询价过程中，应做好记录，确保采购过程的公正、公平、公开。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应报工会办公室备案。4.验收付款：物资到货后，采购部门应及时通知工会办公室、使用部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求，对物资的数量、规格、质量等进行认真检查，确保物资符合要求。验收合格后，由使用部门在《物资验收单》上签字确认。采购部门根据验收情况，填写《付款申请表》，报工会主席审批。工会主席审批通过后，财务部门按照采购合同的约定支付货款。5.采购档案管理：采购完成后，采购部门应及时整理采购过程中形成的文件资料，包括采购申请、采购审批文件、采购合同、验收单、发票复印件等，建立采购档案，并按照档案管理的要求进行归档保存。采购档案应妥善保管，以备查阅。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商信息库，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和完善的售后服务体系。2.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。对于新的采购项目，采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对其进行资格审查和实地考察。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，进行综合评估和比较，选择最优供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用或淘汰的重要依据。2.采购部门应在每次采购项目完成后，及时对供应商的表现进行评价，填写《供应商评价表》，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。3.工会办公室定期对供应商评价结果进行汇总分析，对于评价结果较差的供应商，应及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，则应考虑淘汰该供应商。4.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额等；对于表现较差的供应商，给予警告、减少采购份额直至淘汰等处罚。五、采购监督与审计（一）内部监督1.工会应建立健全内部监督机制，加强对物资采购活动的全过程监督。工会办公室应定期对采购计划执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等进行检查和监督。2.成立采购监督小组，由工会委员、会员代表等组成，负责对采购活动进行监督。采购监督小组应参与采购项目的开标、评标、谈判、验收等环节，对采购过程的公正性、合法性进行监督。3.采购人员应自觉接受内部监督，如实提供采购活动相关信息，配合监督检查工作。对于发现采购人员在采购活动中存在违规行为的，应按照相关规定进行严肃处理。（二）审计监督1.工会应定期对物资采购活动进行审计，审计内容包括采购计划执行情况、采购预算执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况及采购资金使用效益等。2.委托具有相应资质的审