工会物质采购管理制度

PAGE工会物质采购管理制度一、总则（一）目的为加强工会物质采购管理，规范采购行为，确保采购物资符合工会工作需要，保障工会会员权益，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物质采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、慰问物资等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资源的优化配置。4.需求导向原则：根据工会工作实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，提前向工会提出物资采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、用途等详细信息。2.工会办公室负责汇总各部门的采购申请，结合工会年度工作重点和预算安排，编制年度采购计划。采购计划应包括采购项目、预计金额、采购时间等内容。3.采购计划应经工会委员会审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序进行审批。（二）预算管理与控制1.工会应根据年度采购计划编制采购预算，明确各项采购项目的资金来源和预算额度。采购预算应纳入工会年度财务预算，并报上级工会备案。2.在采购过程中，严格控制采购支出，确保不超出预算范围。如因特殊原因需要追加预算，应按规定程序办理审批手续。3.工会财务部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行中存在的问题。三、采购流程（一）采购方式选择1.根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，合理选择采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物或服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的；采购项目的技术规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的。3.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购实施1.公开招标工会应委托具有相应资质的招标代理机构进行公开招标。招标代理机构应按照国家有关法律法规和招标文件要求组织招标活动。工会应在指定媒体上发布招标公告，公开招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。投标人应按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内递交投标文件。工会应组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人，并公示中标结果。2.邀请招标工会应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。投标邀请书应明确招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。被邀请的供应商应按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定时间内递交投标文件。工会应组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标候选人，并公示中标结果。3.竞争性谈判工会应成立谈判小组，谈判小组由工会代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款、评定成交的标准等事项。工会应邀请符合资格条件的供应商参加谈判。供应商应按照谈判文件要求进行报价和谈判。谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.单一来源采购工会应组织成立单一来源采购小组，对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证。单一来源采购小组由工会代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应出具论证意见，明确采用单一来源采购方式的理由、采购供应商名称、采购项目名称及内容等事项。工会应将单一来源采购项目及论证意见报上级工会审批。经批准后，工会应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。5.询价工会应成立询价小组，询价小组由工会代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（三）合同签订与履行1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，工会应与其签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。供应商应按照合同要求及时供应物资，工会应按照合同约定及时支付货款。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（四）验收与付款1.验收采购物资到货后，工会应组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行检验。验收合格的物资，应出具验收报告。验收报告应包括物资名称、规格、数量、验收情况等内容。验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。2.付款工会应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。付款前，采购部门应填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，报工会财务部门审核。工会财务部门应按照财务管理制度对付款申请进行审核，审核无误后报工会领导审批。经审批后，财务部门应及时办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商选择与评估1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，评估内容包括供应商的资质、业绩、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。3.根据评估结果，选择合格的供应商纳入供应商名录。对供应商名录实行动态管理，定期对供应商进行重新评估，淘汰不合格供应商。（二）供应商考核与激励1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量状况、交货期、售后服务等进行考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商考核结果，对优秀供应商给予表彰和奖励，如优先采购、增加采购份额等；对不合格供应商进行警告、限期整改，直至取消其供应商资格。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，听取供应商意见和建议，共同解决采购过程中存在的问题。五、采购监督与审计（一）内部监督1.工会应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购监督小组应由工会代表、财务人员、职工代表等组成，负责对采购计划、采购方式选择、采购实施、合同签订与履行、验收与付款等环节进行监督。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.加强对采购人员的廉洁自律教育，防止采购过程中出现违规违纪行为。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（二）审计监督1.工会财务部门应定期对采购项目的财务收支情况进行审计，检查采购资金的使用是否合规、