工会政府采购管理制度

PAGE工会政府采购管理制度一、总则（一）目的为加强工会政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策制度，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开透明，采购过程接受监督，保障相关方的知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正诚实原则：采购活动公正公平，采购人员诚实守信，维护工会和供应商的合法权益。（四）职责分工1.工会采购管理部门负责制定和完善工会政府采购管理制度及流程。组织实施政府采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、采购评审组织等。对采购项目进行全程跟踪和管理监督，协调解决采购过程中的问题。建立和管理供应商库，负责供应商资格审查和信用评价。2.工会财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购资金的使用进行监督和管理，确保资金安全、合规使用。参与采购合同的审核，负责采购资金的支付结算。3.工会相关业务部门根据工作需要提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作。配合采购管理部门做好采购项目的验收工作，对采购项目的质量和适用性进行评价。二、采购预算管理（一）预算编制1.各工会相关业务部门应根据年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算合理准确。3.采购预算经工会财务部门审核后，报工会领导审批。审批后的采购预算作为年度采购计划编制的依据。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购预算应及时报财务部门备案。（三）预算监督1.工会财务部门应定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.采购管理部门应定期向工会领导汇报采购预算执行情况，接受工会内部监督。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据批准的采购预算和实际工作进度，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照轻重缓急、合理安排的原则进行编制，确保采购项目有序实施。3.采购计划经工会领导审批后，作为采购活动实施的依据。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划的，采购管理部门应及时提出调整申请，说明调整原因和调整内容。2.采购计划调整申请经工会领导审批后，采购管理部门应及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。（三）计划执行监督1.采购管理部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.工会相关业务部门应配合采购管理部门做好采购计划的执行工作，及时提供采购项目所需的相关资料和信息。四、采购方式管理（一）公开招标采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.公开招标采购应按照以下程序进行：发布招标公告。采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件。采购管理部门应向潜在投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等内容。开标评标。采购管理部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动，开标应公开进行，评标应按照评标标准进行评审。中标公示。采购管理部门应将中标结果在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同。采购管理部门应与中标供应商签订采购合同，合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。（二）邀请招标采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购应按照以下程序进行：发布邀请招标公告。采购管理部门应向符合条件的供应商发出邀请招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件。采购管理部门应向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等内容。开标评标。采购管理部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动，开标应公开进行，评标应按照评标标准进行评审。中标公示。采购管理部门应将中标结果在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同。采购管理部门应与中标供应商签订采购合同，合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。（三）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由工会采购管理部门、财务部门、相关业务部门等人员组成，成员人数应为单数。制定谈判文件。谈判小组应制定谈判文件，谈判文件应包括谈判项目的技术要求、谈判程序、评定成交的标准等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组应与供应商进行谈判，谈判应在规定的时间和地点进行，谈判过程应记录在案。确定成交供应商。谈判小组应根据谈判结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同。采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，合同内容应符合谈判文件和谈判结果的要求。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由工会采购管理部门、财务部门、相关业务部门等人员组成，成员人数应为单数。制定采购文件。采购小组应制定采购文件，采购文件应包括采购项目的技术要求、采购程序、评定成交的标准等内容。确定单一来源供应商。采购小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定单一来源供应商，并向其发出采购邀请书。协商。采购小组应与供应商进行协商，协商应在规定的时间和地点进行，协商过程应记录在案。确定成交供应商。采购小组应根据协商结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同。采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，合同内容应符合采购文件和协商结果的要求。（五）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由工会采购管理部门、财务部门、相关业务部门等人员组成，成员人数应为单数。确定被询价的供应商名单。询价小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书。询价。询价小组应向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。确定成交供应商。询价小组应根据供应商的报价情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同。采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，合同内容应符合询价通知书和供应商报价文件的要求。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术要求、采购程序、评定成交的标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交工会财务部门和相关业务部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性等。2.采购文件经审核通过后，方可发布或发售。（三）采购文件变更1.在采购文件发售截止前，如发现采购文件存在错误或需要变更的，采购管理部门应及时发布更正公告或补充文件，通知潜在投标人。2.在采购文件发售截止后，如因特殊情况需要变更采购文件的，采购管理部门应按照规定的程序进行审批，并及时通知已获取采购文件的潜在投标人。六、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，组建评审小组。评审小组由工会采购管理部门、财务部门、相关业务部门等人员组成，成员人数应为单数。2.评审小组成员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和评审标准，能够独立、客观、公正地进行评审。（二）评审程序1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间和地点组织评审活动，评审活动应公开进行。2.评审小组应按照评审标准对供应商的投标文件或响应文件进行评审，评审过程应记录在案。3.评审小组应根据评审结果，推荐成交候选人或确定成交供应商，并出具评审报告。（三）评审监督1.工会相关部门应加强对采购评审活动的监督，确保评审过程公平、公正、公开。2.评审小组成员应严格遵守评审纪律，不得泄露评审过程和评审结果，不得与供应商进行私下接触。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（二）合同履行1.采购管理部门应督促供应商按照采购合同的约定履行义务，及时交付货物、工程或提供服务。2.工会相关业务部门应配合采购管理部门做好采购合同的履行工作，及时验收货物、工程或服务，对质量和适用性进行评价。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订补充合同或变更协议。2.合同变更应符合法律法规和行业标准的要求，确保合同变更的合法性、有效性和可操作性。（四）合同终止1.在采购合同履行完毕或因特殊原因需要终止合同的，采购管理部门应及时与供应商办理终止合同手续。2.合同终止后，采购管理部门应按照规定对合同执行情况进行总结和评价，及时发现问题并提出改进措施。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购管理部门应组织工会相关业务部门对采购项目进行验收。验收小组由采购管理部门、财务部门、相关业务部门等人员组成，成员人数应为单数。2.验收小组应具备相关专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和验收标准，能够独立、客观、公正地进行验收。（二）验收程序1.采购管理部门应在采购项目交付后，及时组织验收活动。验收活动应按照采购合同的约定和验收标准进行。2.验收小组应对采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。3.验收小组应出具验收报告，验收报告应包括验收项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。（三）验收监督1.工会相关部门应加强对采购验收活动的监督，确保验收过程公平、公正、公开。2.验收小组成员应严格遵守验收纪律，不得泄露验收过程和验收结果，不得与供应商进行私下接触。九、采购资金管理（一）资金支付1.工会财务部门应按照采购合同的约定和验收报告，及时支