工会我问品物品采购制度

PAGE工会我问品物品采购制度工会物品采购制度一、总则（一）目的为规范工会物品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物品采购活动，包括但不限于办公用品、活动用品、慰问品等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门工会指定专人或成立专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应具备相应的采购专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。采购执行部门职责如下：1.根据工会需求和预算，制定采购计划和采购方案。2.收集供应商信息，进行供应商筛选和评估，建立供应商库。3.组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商报价、谈判、签订合同等。4.负责采购物品的验收、入库、保管等工作。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。6.定期向工会委员会汇报采购工作进展情况。三、采购流程（一）需求申报各部门或工会活动负责人根据工作需要和活动安排，填写物品采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或涉及重要物品的采购，应提交工会委员会审批。工会委员会根据采购申请表和相关情况进行审议，做出批准或不批准的决定。（三）采购实施1.制定采购方案：采购执行部门根据批准的采购申请，制定具体的采购方案，明确采购方式、采购时间、采购要求等。2.选择供应商：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行筛选和评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。根据评估结果，选择若干家合格的供应商作为候选对象。3.发布采购信息：采购执行部门根据采购方案，向候选供应商发布采购信息，包括采购物品的详细要求、报价截止时间、交货时间等。采购信息可以通过书面通知、电子邮件、工会内部网站等方式发布。4.报价与谈判：供应商在规定的时间内提交报价文件，采购执行部门对各供应商的报价进行比较和分析。对于报价相近或采购金额较大的项目，采购执行部门可以组织与供应商进行谈判。谈判过程中，采购执行部门应明确采购物品的质量标准、价格条款、交货方式、售后服务等内容，争取最有利的采购条件。5.确定供应商：采购执行部门根据报价和谈判结果，综合考虑供应商的各项因素，确定最终的供应商。确定供应商后，采购执行部门应及时通知供应商，并与其签订采购合同。（四）合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。（五）验收与入库1.验收：采购物品到货后，采购执行部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行检查。验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。2.入库：验收合格的采购物品应及时办理入库手续，由仓库管理人员负责保管。仓库管理人员应按照物品的类别、规格、数量等进行分类存放，并建立库存台账，记录物品的出入库情况。（六）付款结算采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。付款时，应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全和准确。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的物品采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，选择最优的供应商。（二）邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物品采购项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照招标程序进行采购。（三）竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物品采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物品采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和其他条款，并签订采购合同。（五）询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物品采购项目。询价应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购预算管理（一）预算编制采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，结合上一年度采购情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并提交工会委员会审议通过。（二）预算执行采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监督工会委员会和财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，确保采购预算的合理使用。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质证书、营业执照、税务登记证、产品质量认证、生产能力、信誉状况等。2.供应商应向采购执行部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购执行部门对供应商提交的申请和材料进行审核，符合准入条件的，将其纳入供应商库。（二）供应商评估1.采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等。2.评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。采购执行部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商激励与约束1.采购执行部门应建立供应商激励机制，对于长期合作、产品质量好、服务水平高的供应商，给予优先采购、增加采购份额、延长付款期限等奖励。2.同时，采购执行部门应建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品、售后服务不到位的供应商，采取扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等处罚措施。七、采购风险管理（一）风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律法规风险等。（二）风险评估采购执行部门应根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（三）风险应对1.对于高风险事件，采购执行部门应制定专门的应对措施，如加强供应商管理、签订详细的合同条款、购买保险等。2.对于中风险事件，采购执行部门应采取适当的控制措施，如加强监督检查、定期评估供应商等。3.对于低风险事件，采购执行部门可以采取一般的管理措施，如建立风险预警机制、及时处理风险事件