工会单位采购制度

PAGE工会单位采购制度一、总则（一）目的为加强工会单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本工会单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会单位使用工会经费进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，接受各方监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过公平竞争选择优质的货物、工程和服务。4.诚实信用原则采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，确保采购活动符合工会整体利益和工作需要。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门或指定专人负责采购具体工作。采购执行部门职责如下：1.编制采购计划和预算，报工会委员会审批。2.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。4.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。（三）监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督，审查采购程序的合法性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况，确保采购活动规范有序。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会工作实际需要，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应充分考虑工会经费状况和工作进度，确保采购活动与工会工作相匹配。（二）采购预算编制1.采购执行部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应详细列出各项采购项目的预计费用。2.采购预算应经工会委员会审议通过，并报上级工会备案。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。（三）采购计划与预算调整1.因工作需要确需调整采购计划或预算的，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预算增减情况。2.采购计划和预算调整申请经工会委员会审议通过后，方可实施调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上的；工程采购单项合同金额达到[具体金额标准]以上的；服务采购单项合同金额达到[具体金额标准]以上的。3.公开招标采购程序：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。发布招标公告，可以通过工会官方网站、政府采购网等媒体发布。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查。组织开标评标，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购程序：采购执行部门确定邀请供应商名单，一般不少于三家。向邀请供应商发出投标邀请书，同时提供招标文件。组织开标评标，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购程序：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供相关资料。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目名称、采购内容、单一来源供应商名称及选择该供应商的理由等。工会委员会对单一来源采购申请进行审议，并在规定时间内作出批准或不批准的决定。如批准单一来源采购申请，采购执行部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购程序：采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组制定询价文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、询价内容等。向符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、采购合同草案等内容，确保采购文件能够准确反映采购需求，为供应商提供明确的报价和响应依据。（二）采购文件编制要求1.采购文件编制应符合国家法律法规和行业标准要求，语言规范、表述清晰。2.采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，不得含有倾向性、歧视性条款。3.采购文件应根据采购方式的不同，合理确定评标标准和方法，确保评标结果公平公正。六、采购信息发布（一）发布渠道采购信息应通过工会官方网站、政府采购网等媒体及时发布，确保供应商能够及时获取采购信息。（二）发布内容采购信息发布内容应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应在采购活动开始前，对供应商的资格进行审查，确保供应商具备履行合同的能力和条件。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。（二）供应商库建立1.建立供应商库，对符合条件的供应商进行登记管理。供应商库应定期更新，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。2.供应商库中的供应商应具备良好的信誉、较强的实力和优质的产品及服务。（三）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。2.供应商评价与考核结果应作为供应商后续合作的重要依据，对于评价较差的供应商，应限制其参与后续采购活动。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交工会委员会审议，确保合同条款符合工会利益和工作要求。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同履行情况，及时掌握供应商的供货进度和质量状况，督促供应商按时履行合同义务。2.供应商应严格按照采购合同约定履行义务，如出现违约行为，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应提出书面申请，说明变更或解除合同的原因、变更或解除的内容等。2.采购合同变更或解除申请经工会委员会审议通过后，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订相关协议。九、采购验收管理（一）验收组织采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收，验收人员应包括采购人代表、技术专家等。（二）验收标准采购项目验收应按照采购合同约定的质量标准和技术规格进行，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.供应商交货后，采购执行部门应及时通知验收人员进行验收。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等，填写验收报告。3.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。十、采购资金支付（一）支付申请采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同约定，及时向供应商支付采购资金。支付申请应包括采购项目名称、采购金额、支付方式、支付账号等内容，并附采购合同副本、验收报告等相关资料。（二）支付审批采购资金支付申请应经工会委员会审批，审批通过后，按照财务管理制度办理支付手续。（三）支付方式采购资金支付方式应按照采购合同约定执行，一般采用银行转账等方式支付。十一、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、支付凭证等与采购活动相关的资料。（二）档案保管采购执行部门应指定专人负责采购档案的保管，确保采购档案完整、安全。采购档案保管期限应按照国家有关规定执行。十二、监督与检查（一）内部监督工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，审查采购程序的合法性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促采购执行部门进行整改。（二）外部监督采购活动应接受上级工会、财政部门、审计部门等外部监督。对于外部监督提出的意见和建议，采购执行部门应认真落实，积极整改，并及时反馈