岳阳市采购管理制度规定

PAGE岳阳市采购管理制度规定一、总则（一）目的为加强岳阳市采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于岳阳市各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他依法设立的组织（以下统称“采购人”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明地披露，采购过程应接受社会监督，保障供应商平等参与竞争的权利。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商积极参与采购活动，通过竞争实现采购效益最大化。4.公正原则：采购活动应遵循公正原则，采购人及采购工作人员应公正对待所有供应商，不偏袒、不歧视任何一方。5.诚实信用原则：采购人、供应商及其他参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动顺利进行。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构采购人应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构的职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审定采购预算和采购计划。3.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购人应明确采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门的职责包括：1.编制采购预算和采购计划。2.制定采购文件，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查和选择。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。5.整理和归档采购文件及相关资料。（三）采购监督部门采购人应设立采购监督部门，对采购活动进行全过程监督。采购监督部门的职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购预算、采购计划和采购文件。3.监督采购活动的开标、评标、定标等过程。4.受理对采购活动的投诉和举报，并进行调查处理。5.对采购违规行为提出处理建议。（四）其他相关部门1.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的支付和使用情况。2.资产管理部门：参与采购项目的验收工作，负责对采购资产进行登记、入账和管理。3.使用部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购执行部门进行采购项目的验收。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位的事业发展规划和工作任务，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制采购预算。采购预算应细化到具体的采购项目、采购数量、采购金额等。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求和财力状况，避免盲目编制预算。同时，应加强与财政部门的沟通协调，确保采购预算符合财政预算管理的要求。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购人应按照规定的程序进行申报。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和金额等。2.采购预算调整应经采购决策机构审议通过，并报财政部门备案。未经批准，不得擅自调整采购预算。（三）预算执行与监督1.采购人应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购资金专款专用，不得擅自扩大采购范围、提高采购标准或改变采购用途。2.采购监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，对发现的问题及时督促整改。同时，应定期向采购决策机构报告采购预算执行情况。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物、工程和服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和岳阳市有关规定执行。2.采用公开招标方式采购的，采购人应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购人应按照法定程序组织开标、评标和定标。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。定标应根据评标委员会的评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.邀请招标的开标、评标和定标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，协商一致后，采购人应向财政部门提交单一来源采购申请，经财政部门批准后，采购人方可与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、采购文件编制（一）采购文件的组成采购文件一般包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准和方法、投标文件格式等内容。（二）采购需求编制1.采购人应根据采购项目的实际情况，详细编制采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、服务要求等内容，确保采购需求的完整性、准确性和可操作性。2.采购需求编制应符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有倾向性、歧视性条款，不得指定特定的品牌、供应商或产品。同时，应充分考虑市场供应情况，合理确定采购需求。（三）采购合同条款编制1.采购合同条款应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、验收标准、违约责任等内容。2.采购合同条款应符合法律法规和相关政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和供应商的合法权益。同时，应根据采购项目的特点和实际情况，合理确定合同条款，确保合同的履行和双方的权益保障。（四）评标标准和方法编制1.采购人应根据采购项目的特点和要求，制定科学合理的评标标准和方法。评标标准和方法应包括价格、技术、服务、业绩、信誉等方面的内容，确保评标结果的公正性和合理性。2.评标标准和方法应在采购文件中明确公布，不得在评标过程中擅自更改。同时，应根据采购项目的实际情况和市场变化，适时调整评标标准和方法，以适应采购工作的需要。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.采购人应根据采购项目的特点和要求，制定供应商资格要求。供应商资格要求应包括供应商的经营范围、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的内容，确保供应商具备履行采购合同的能力和条件。2.供应商资格要求应符合法律法规和相关政策规定，不得含有倾向性、歧视性条款，不得限制或排斥潜在供应商参与采购活动。同时，应根据采购项目的实际情况，合理确定供应商资格要求，确保供应商的质量和信誉。（二）供应商注册与登记采购人应建立供应商注册登记制度，对参与采购活动的供应商进行注册登记。供应商注册登记应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等内容。采购人应定期对供应商注册登记信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（三）供应商评价与考核1.采购人应建立供应商评价与考核制度，对供应商的履约情况进行评价和考核。供应商评价与考核应包括供应商提供的货物、工程和服务的质量、价格、交货时间、售后服务等方面的内容。2.采购人应定期对供应商进行评价和考核，并将评价和考核结果作为供应商选择、续用和淘汰的重要依据。同时，应及时向供应商反馈评价和考核结果，督促供应商改进服务质量，提高履约能力。七、采购程序与实施（一）采购计划制定采购人应根据本单位的事业发展规划和工作任务，结合上一年度采购执行情况，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等内容，并报采购决策机构审议通过。（二）采购文件编制与发布1.采购执行部门应根据采购计划和采购需求，编制采购文件。采购文件编制完成后，应报采购监督部门审查。采购监督部门应重点审查采购文件是否符合法律法规和相关政策规定，是否存在倾向性、歧视性条款等问题。2.采购文件审查通过后，采购执行部门应按照规定的程序和方式发布采购文件。采购文件发布后，采购人应及时解答供应商提出的疑问和问题。（三）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购文件的要求，在规定的时间内报名参加采购活动。采购执行部门应负责对供应商的报名资格进行审查，审查合格的供应商方可参与采购活动。2.供应商资格审查应严格按照采购文件规定的资格要求进行，不得擅自放宽或提高资格标准。同时，应确保资格审查过程的公平、公正、公开，接受社会监督。（四）采购评审1.采购人应按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会应按照评标程序和方法，对投标文件进行认真评审，并出具评标报告。2.采购评审过程应严格遵守法律法规和相关政策规定，确保评审过程的公平、公正、公开。同时，应加强对评审过程的监督管理，防止出现违规行为。（五）采购合同签订与履行1.采购人应根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.采购人应加强对采购合同履行情况的监督检查，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。同时，应按照合同约定及时支付采购资金，确保供应商的合法权益。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。采购验收应按照采购合同约定的验收标准和方法进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。2.采购验收过程中，采购人应认真审查供应商提供的验收资料，包括货物的质量证明文件、工程的竣工验收报告、服务的质量评估报告等。同时，应组织相关人员对采购项目进行实地检查和测试，确保采购项目的实际效果符合要求。八、采购信息管理（一）采购信息发布采购人应按照规定的程序和方式，在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息。采购信息发布应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、采购方式、采购文件、采购结果等内容，确保采购信息的公开透明。（二）采购信息存档采购人应建立采购信息存档制度，对采购活动中产生的各类信息进行存档管理。采购信息存档应包括采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等内容。采购信息存档应确保信息的完整性、准确性和可追溯性。（三）采购信息查询与使用采购人应建立采购信息查询系统，方便相关部门和人员查询采购信息。同时，应加强对采购信息的使用管理，确保采购信息的安全保密，防止信息泄露。九、采购监督与投诉处理（一）采购监督1.采购监督部门应加强对采购活动的全过程监督，重点监督采购政策、制度和流程的执行情况，采购预算的编制和执行情况，采购文件的编制和发布情况，采购评审过程的公正性和合法性，采购合同的签订和履行情况等。2.采购监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。同时，应建立采购监督举报制度，受理对采购活动的投诉和举报，并及时进行调查处理。（二）投诉处理1.供应商认为采购活