建立应急采购制度

PAGE建立应急采购制度一、总则（一）目的为有效应对各类突发事件，确保公司/组织在紧急情况下能够迅速、高效地获取所需物资和服务，保障公司/组织的正常运转和应急处置工作的顺利进行，特制定本应急采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在面临自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等各类突发事件时的应急采购活动。（三）基本原则1.快速高效原则应急采购应在确保质量的前提下，尽可能缩短采购周期，快速满足应急需求。2.合法合规原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保应急采购活动合法合规。3.质量保障原则所采购的物资和服务应符合应急处置要求，具备必要的质量和性能。4.成本效益原则在满足应急需求的基础上，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、应急采购的组织与职责（一）应急采购领导小组成立应急采购领导小组，由公司/组织高层管理人员担任组长，相关部门负责人为成员。主要职责包括：1.全面领导和决策应急采购工作。2.审核应急采购计划和预算。3.协调解决应急采购过程中的重大问题。（二）应急采购工作小组应急采购工作小组由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成。其职责如下：1.采购部门负责制定应急采购计划和采购方案。组织实施应急采购活动，与供应商进行沟通协调。跟踪采购进度，确保物资和服务按时供应。2.需求部门提出应急物资和服务的需求清单。协助采购部门评估供应商和采购产品。参与验收工作，确保所采购物资和服务符合要求。3.财务部门负责应急采购资金的保障和管理。审核采购预算和费用报销。监督采购资金的使用情况。三、应急采购的启动与流程（一）应急采购的启动1.突发事件发生后，相关部门应及时向应急采购领导小组报告事件情况及应急物资和服务需求。2.应急采购领导小组根据事件的严重程度和影响范围，决定是否启动应急采购程序。（二）应急采购流程1.需求评估需求部门对所需应急物资和服务进行详细评估，明确规格、数量、质量要求等，并形成需求清单。2.采购计划制定采购部门根据需求清单，结合库存情况，制定应急采购计划，明确采购方式、采购时间、供应商选择等内容。3.供应商选择优先从公司/组织现有合格供应商中选择，如现有供应商无法满足需求，可通过紧急推荐、网络搜索等方式寻找新的供应商。对供应商进行紧急评估，重点考察其供应能力、产品质量、价格水平、信誉等方面。4.采购实施根据采购计划和供应商选择结果，及时与供应商签订采购合同或协议（如情况紧急，可采用口头约定等方式，但事后应及时补办书面手续）。采购部门跟踪采购进度，确保物资和服务按时、按质、按量供应。5.验收需求部门和相关专业人员对采购的物资和服务进行验收，确保符合应急处置要求。验收合格后，办理入库或使用手续。6.结算与报销财务部门根据采购合同和验收情况，及时办理结算手续，并按照公司/组织财务制度进行费用报销。四、应急采购的方式（一）单一来源采购1.适用情形只能从唯一供应商处采购的应急物资和服务。发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。2.采购程序由采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的物资或服务内容。应急采购领导小组审核批准后，采购部门与供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。签订采购合同或协议，并按照规定进行公示（如有要求）。（二）竞争性谈判1.适用情形招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购程序采购部门发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案等。谈判小组综合比较各供应商的报价、技术方案等，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用情形采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的应急采购项目。2.采购程序采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、应急采购的预算管理（一）预算编制1.应急采购预算应根据以往类似突发事件的经验和本次事件的预计需求进行编制。2.预算内容包括采购物资和服务的费用、运输费用、税费等相关支出。3.采购部门会同财务部门等相关部门共同编制应急采购预算，报应急采购领导小组审核批准。（二）预算执行1.严格按照批准的应急采购预算执行，控制采购成本，确保资金使用合理合规。2.如因特殊情况需要调整预算，应按照公司/组织预算调整程序进行审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对应急采购预算的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正问题。2.审计部门可对重大应急采购项目进行专项审计，确保资金使用效益。六、应急采购的合同管理（一）合同签订1.应急采购合同应明确采购物资和服务的规格、数量、质量、价格、交货时间、付款方式等主要条款。2.合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保合同合法有效。3.对于紧急采购采用口头约定等方式的，应在事后及时补签书面合同。（二）合同履行1.采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自义务，确保物资和服务按时供应和交付。2.'在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，应按照合同约定的解决方式进行处理，协商不成的，可通过法律途径解决。（三）合同变更与解除1.如因突发事件情况变化或其他原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除合同应按照公司/组织合同管理规定办理相关手续。七、应急采购的信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应及时收集应急采购过程中的各类信息，包括需求信息、供应商信息、采购合同信息、采购进度信息等。2.对收集到的信息进行整理和分析，形成准确、完整的应急采购信息档案。（二）信息共享与沟通1.建立应急采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、财务部门等相关部门之间的信息实时共享和沟通。2.定期召开应急采购工作会议，通报采购进展情况，协调解决存在的问题。（三）信息安全管理1.加强应急采购信息安全管理，采取必要的技术措施和管理手段，防止信息泄露。2.对涉及商业秘密和敏感信息的，应严格按照保密规定进行管理。八、应急采购的监督与考核（一）监督机制1.建立健全应急采购监督机制，由公司/组织内部审计、纪检监察等部门对应急采购活动进行全程监督。2.监督内容包括采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。（二）考核评价1.制定应急采购考核评价指标体系，对采购部门、需求部门等相关部门在应急采购工作中的表现进行考核评价。2.考