局采购管理工作制度

PAGE局采购管理工作制度一、总则（一）目的为了加强本局采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公平公正。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和资金使用效益，实现采购资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责全局采购工作的统筹规划、组织协调、指导监督等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策规定，制定本局采购管理制度和实施细则，并组织实施。2.编制年度采购预算，审核各部门采购计划，汇总编制全局采购计划并报上级主管部门备案。3.建立和管理采购信息平台，发布采购信息，收集、整理和分析采购数据，为采购决策提供支持。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购文件的编制、审核和发放，以及采购合同的签订、履行、验收等工作的监督管理。5.协调处理采购活动中的投诉、质疑等问题，维护采购当事人的合法权益。6.定期对采购工作进行总结和评估，提出改进措施和建议，不断完善采购管理工作。（二）采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务标准、预算金额等，并对采购需求的合理性、准确性和完整性负责。其主要职责包括：1.根据工作需要和实际情况，编制本部门年度采购计划，并报采购管理部门审核。2.对采购项目进行充分的市场调研和可行性分析，提出明确的采购需求和技术要求，确保采购项目符合实际工作需要和相关标准规范。3.参与采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责提供采购项目的技术支持和商务条款的审核，协助采购管理部门确定中标供应商或成交供应商。4.负责采购项目的验收工作，按照采购合同约定的标准和要求，对采购货物进行检验、测试，对采购工程进行质量验收，对采购服务进行效果评估，并出具验收报告。5.配合采购管理部门做好采购项目的付款申请、合同变更、档案管理等工作。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核、账务核算等工作，对采购资金的使用情况进行监督检查。其主要职责包括：1.参与编制年度采购预算，审核各部门采购计划中的资金预算，确保采购资金的合理安排。2.按照国库集中支付制度和相关财务规定，办理采购资金的支付手续，对采购资金的支付进行审核把关，防止资金滥用和浪费。3.负责采购项目的账务核算，及时、准确地记录采购业务的收支情况，定期与采购管理部门核对账目，确保财务数据真实、完整。4.对采购资金的使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改，防范财务风险。5.配合采购管理部门做好采购项目的绩效评价工作，提供财务数据支持。（四）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、真实性和效益性等。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，明确审计范围、内容和重点，并组织实施采购项目的审计工作。2.审查采购项目的采购程序是否符合规定，采购文件是否合法有效，采购过程是否公开透明、公平公正。3.检查采购合同的签订、履行情况，核实采购项目的质量、数量、价格等是否与合同约定相符，采购资金的使用是否合规。4.对采购项目的绩效进行评价，分析采购项目的经济效益、社会效益和环境效益，提出改进建议和意见。5.受理对采购活动的举报和投诉，对发现的违规违纪问题进行调查处理，并依法依规追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合上一年度采购执行情况，于每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的资金来源和用途。2.采购管理部门负责对各部门提交的采购预算进行审核汇总，并结合全局工作重点和资金状况，编制全局年度采购预算草案，报局领导审批后报上级主管部门备案。3.采购预算一经批准，必须严格执行不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照规定的程序报经批准。（二）预算执行1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金不超预算。2.各部门应按照采购合同约定的付款方式和时间及时申请支付采购资金，财务部门应严格按照国库集中支付制度和相关财务规定进行审核支付，确保采购资金专款专用。3.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时掌握采购项目的进展情况和资金使用情况，发现问题及时采取措施加以解决。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大调整，导致采购项目的实施条件发生变化的;因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施的;采购项目的技术规格、数量等发生重大变化，需要调整采购预算的;其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整应按照以下程序进行：由采购需求部门提出书面申请，详细说明调整的原因、内容和金额等;采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见;财务部门对调整后的预算资金进行审核，确保资金来源合法合规;报局领导审批后，按照规定程序报上级主管部门备案。四、采购方式及程序（一）采购方式本局采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。具体采购方式的适用条件按照国家有关法律法规和政策规定执行。1.公开招标：适用于采购货物、工程或服务的金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。4.竞争性磋商：适用于政府购买服务项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的项目，市场竞争不充分和因行业、地域等原因，供应商数量有限的采购项目，需要扶持的科技成果转化项目，以及按照法律法规和规章规定应当采用竞争性磋商采购方式的其他项目。竞争性磋商应成立磋商小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行磋商，确定成交供应商。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。6.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商谈判确定成交价格。（二）采购程序1.采购申请与审批各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字确认后报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行审核，重点审查采购项目的必要性合理性、合规性等。对于符合要求的采购申请，报局领导审批;对于不符合要求的采购申请，退回采购需求部门并说明理由。2.采购文件编制根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标（谈判、磋商、询价）标准等内容，确保采购文件合法合规、完整准确、公平公正清晰明确。采购文件编制过程中，采购管理部门应充分征求采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性和合理性。3.采购信息发布对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应按照规定在国家指定的媒体或本局采购信息平台上发布采购公告（招标邀请书），公开采购项目的相关信息，吸引潜在供应商参与投标。采购公告（招标邀请书）应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够全面了解采购项目的相关信息。4.供应商资格审查采购管理部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于通过资格审查的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件;对于未通过资格审查的供应商，采购管理部门应向其说明理由。5.采购评审根据采购方式的不同，采购管理部门组织成立评标（谈判、磋商、询价）小组，负责对供应商的投标文件（响应文件）进行评审。评标（谈判、磋商、询价）小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，并邀请有关专家参加。评标（谈判、磋商、询价）小组应按照采购文件规定的评标（谈判、磋商、询价）标准和方法，对供应商的投标文件（响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。评标（谈判、磋商、询价）过程应严格保密，确保评审结果的公平公正。6.采购合同签订采购管理部门根据评标（谈判、磋商、询价）结果，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书（成交通知书），并组织采购需求部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保采购合同的合法性、完整性和可操作性。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。7.采购项目验收采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同约定的标准和要求，组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号等，采购工程的质量、进度、安全等，采购服务的效果、满意度等。验收过程中，采购需求部门应邀请采购管理部门、财务部门、审计部门等相关人员参加，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收标准、验收内容、验收结果等内容，确保验收报告真实、准确、完整。8.采购资金支付采购需求部门应按照采购合同约定及时申请支付采购资金，填写《采购资金支付申请表》，并附采购合同、验收报告等相关资料，报财务部门审核。财务部门对采购资金支付申请进行审核，重点审查采购合同的履行情况、验收报告的真实性、资金支付的合规性等。对于符合要求的采购资金支付申请，财务部门按照国库集中支付制度和相关财务规定办理支付手续;对于不符合要求提出采购资金支付申请，财务部门应退回采购需求部门并说明理由。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标通知书（成交通知书）发出之日起规定时间内，组织采购需求部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方当事人的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等;合同的生效条件、履行期限、违约责任、争议解决方式等;其他双方认为需要约定的条款。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案送采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、公平公正、完整准确。审核通过后，报局领导审批。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定全面履行各自的义务。采购需求部门应及时向供应商提供必要的协助和配合，确保供应商按时、按质、按量完成采购项目。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付采购货物、完成采购工程或提供采购服务，并保证所提供的货物、工程和服务符合合同约定的质量要求。3.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定的程序进行协商，并签订书面协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同约定的标准和要求，组织对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收标准、验收内容、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购资金的重要依据。1.采购合同履行完毕后，采购管理部门应及时对合同进行归档管理。合同档案应包括采购合同文本、中标通知书（成交通知书）、采购文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.合同档案应按照档案管