公司履约保函管理制度

公司履约保函管理制度一、总则（一）目的为规范公司履约保函的管理，防范经营风险，保障公司合法权益，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在签订各类经济合同或协议时涉及履约保函的相关管理活动。（三）定义1.履约保函：是指应合同一方当事人的要求，由银行或其他金融机构向合同另一方出具的一种保证文件，保证在被保证人未能按照合同约定履行其义务时，由保证人按照约定代为履行或承担相应的经济赔偿责任。2.被保证人：指公司作为保函申请人，在经济合同或协议中承担履约义务的一方。3.保证人：指为公司出具履约保函的银行或其他金融机构。（四）基本原则1.合法性原则：履约保函的办理、使用和管理必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.风险可控原则：在办理履约保函业务过程中，要充分评估风险，采取有效措施防范风险，确保公司利益不受损失。3.审慎性原则：对于履约保函的申请、审批、开具、使用、注销等环节要进行严格审查和管理，谨慎操作。4.效率原则：在确保风险可控的前提下，优化流程，提高履约保函业务办理效率，保障公司业务正常进行。二、职责分工（一）业务部门1.负责识别业务活动中需要办理履约保函的情形，并向风险管理部门提出申请。2.提供与履约保函相关的业务合同或协议等资料，配合风险管理部门完成保函申请的前期准备工作。3.跟踪合同履行情况，及时向风险管理部门反馈相关信息，协助办理履约保函的延期、注销等手续。（二）风险管理部门1.对业务部门提交的履约保函申请进行风险评估，审核申请资料的完整性和合规性。2.与银行等金融机构沟通协调，选择合适的保证人，办理履约保函的具体手续。3.负责履约保函的日常管理，包括保函的保管、到期提醒、风险监控等工作。4.定期对履约保函业务进行总结分析，提出改进建议和风险防范措施。（三）财务部门1.负责审核履约保函手续费、保证金等相关费用的支付，并进行账务处理。2.协助风险管理部门对履约保函涉及的资金情况进行监控和管理。（四）法务部门1.对履约保函相关的合同条款、法律文件进行审查，提供法律意见和建议，确保公司权益得到法律保障。2.在履约保函出现纠纷时，负责提供法律支持和协助处理。三、履约保函的申请与审批（一）申请条件1.公司参与的各类经济合同或协议中约定需要提供履约保函作为履约担保的。2.业务部门根据合同条款及项目实际情况，判断需要办理履约保函以降低业务风险，保障公司利益的。（二）申请流程1.业务部门填写《履约保函申请表》，详细说明保函申请的原因、合同基本情况、保函金额、有效期等信息，并附上相关业务合同或协议副本。2.将填好的申请表及相关资料提交至风险管理部门。（三）审批流程1.风险管理部门收到申请后，对申请资料进行初审，核实资料的完整性和准确性。2.组织相关人员对申请事项进行风险评估，包括对合同履行风险、保证人信用状况、保函金额合理性等方面的评估。3.根据风险评估结果，提出审批意见。对于风险较低的申请，可直接批准；对于风险较高的申请，需提交公司管理层进行审批。4.经批准后的申请，由风险管理部门负责办理后续的保函申请手续。四、履约保函的办理（一）保证人选择1.风险管理部门根据公司业务需求和风险状况，选择合适的银行或其他金融机构作为保证人。2.在选择保证人时，应综合考虑保证人的信誉、资质、财务状况、担保能力等因素，优先选择信誉良好、实力雄厚的金融机构。3.与选定的保证人签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括保函格式、手续费标准、保证金要求、保函有效期、赔付条件等内容。（二）保函申请资料准备1.风险管理部门按照保证人的要求，准备齐全保函申请所需的资料，一般包括：《履约保函申请表》；相关业务合同或协议副本；公司营业执照副本复印件；法定代表人身份证明书及授权委托书；保证人要求提供的其他资料。2.对准备好的资料进行审核，确保资料的真实性、完整性和合规性。（三）保函开具1.将审核通过的申请资料提交给选定的保证人。2.与保证人沟通保函的具体条款和内容，确保保函条款符合公司利益和业务要求。3.协助保证人完成保函的开具工作，确保保函的格式、内容、签章等符合规定要求。4.收到保证人开具的履约保函后，进行认真核对，确保保函内容准确无误。五、履约保函的使用与管理（一）保函交付1.风险管理部门在收到履约保函后，及时将保函原件交付给业务部门，并办理交接手续。2.业务部门在收到保函后，应妥善保管，确保保函的安全和完整。（二）保函使用1.业务部门按照合同约定，在需要使用履约保函时，将保函原件提交给合同对方当事人。2.在保函有效期内，如发生合同履行纠纷或对方要求使用保函进行索赔时，业务部门应及时通知风险管理部门。（三）保函监控1.风险管理部门建立履约保函台账，对每笔保函的基本信息、有效期、使用情况、风险状况等进行详细记录。2.定期对履约保函进行跟踪监控，关注合同履行进度，及时掌握可能影响保函使用的风险因素。3.在保函有效期届满前一定时间内，提醒业务部门关注保函到期情况，并协助办理保函的延期或注销手续。（四）保函变更1.如因合同变更等原因需要对履约保函的金额、有效期、受益方等内容进行变更，业务部门应及时向风险管理部门提出申请。2.风险管理部门审核申请后，与保证人协商办理保函变更手续，并确保变更后的保函符合法律法规和公司利益要求。（五）保函索赔处理1.当收到对方提出的保函索赔通知时，风险管理部门应立即启动索赔处理程序。2.组织相关部门对索赔事项进行调查核实，判断索赔是否合理、合规。3.如索赔合理，及时与保证人沟通协调，按照保函约定履行赔付责任，并采取措施向被保证人追偿损失。4.如对索赔有异议，应及时收集相关证据，通过协商、仲裁或诉讼等方式维护公司权益。六、履约保函的延期与注销（一）保函延期1.在履约保函有效期届满前，如业务合同尚未履行完毕，业务部门应提前向风险管理部门提出保函延期申请。2.风险管理部门审核申请后，与保证人协商办理保函延期手续。延期后的保函有效期应根据业务实际情况合理确定，确保公司在合同履行期间始终处于保函担保范围内。（二）保函注销1.当业务合同履行完毕，且未发生任何保函索赔事项时，业务部门应及时向风险管理部门提出保函注销申请。2.风险管理部门审核申请后，与保证人沟通办理保函注销手续。注销保函时，应确保所有相关手续齐全，保函原件已收回并妥善处理。七、保证金管理（一）保证金缴纳1.根据保证人要求，公司可能需要缴纳一定金额的保证金作为开具履约保函的条件。2.财务部门负责按照规定及时缴纳保证金，并进行账务处理。缴纳保证金的金额、方式、时间等应严格按照与保证人签订的合作协议执行。（二）保证金退还1.在履约保函注销且未发生任何索赔事项后，财务部门负责向保证人申请退还保证金。2.收到保证人退还的保证金后，财务部门应及时进行账务处理，并将保证金退还情况通知相关部门。（三）保证金监控1.财务部门对保证金的缴纳、使用、退还等情况进行监控，确保保证金的安全和合规使用。2.定期与保证人核对保证金余额，如有差异应及时查明原因并进行处理。八、手续费管理（一）手续费标准1.与保证人协商确定履约保函的手续费标准，并在合作协议中明确约定。手续费标准应根据保函金额、有效期、风险状况等因素合理确定。2.手续费标准原则上应保持相对稳定，但如有市场变化或其他特殊情况，可根据实际情况进行调整。（二）手续费支付1.财务部门按照与保证人签订的合作协议及相关规定，在保函开具前及时支付手续费。2.支付手续费时，应确保手续齐全，支付金额准确无误，并进行相应的账务处理。九、风险防范与应急处理（一）风险防范措施1.在办理履约保函业务前，充分进行风险评估，选择信誉良好、实力雄厚的保证人，降低担保风险。2.加强对业务合同的审核和管理，确保合同条款明确、合理，避免因合同漏洞导致风险增加。3.建立健全履约保函台账，加强对保函的跟踪监控，及时掌握保函风险状况，提前采取防范措施。4.定期对履约保函业务进行总结分析，不断完善管理制度和流程，提高风险防范能力。（二）应急处理机制1.制定履约保函业务应急处理预案，明确在保函索赔等突发情况下的应急处理流程和责任分工。2.当发生保函索赔等紧急情况时，相关部门应立即启动应急处理预案，迅速组织人员进行调查核实，采取有效措施应对索赔，最大限度减少公司损失。3.及时向上级领导汇报应急处理情况，根据需要协调各方资源，确保应急处理工作顺利进行。十、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对履约保函业务进行审计监督，检查保函的申请、审批、办理、使用、管理等环节是否符合本制度规定。2.审计部门应及时发现问题并提出整改意见，督促相关部门进行整改，确保履约保函业务规范运作。（二）外