局正版化软件采购制度

PAGE局正版化软件采购制度一、总则（一）目的为规范本局正版化软件采购行为，确保所采购软件的合法性、安全性和适用性，提高软件使用效益，保障本局信息化建设的健康发展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在开展工作过程中涉及的正版化软件采购活动，包括操作系统、办公软件、数据库管理系统、杀毒软件等各类通用软件以及特定业务所需的专业软件。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于软件知识产权保护的法律法规，采购正版软件，杜绝使用盗版软件，维护软件市场的正常秩序。2.安全性原则：优先采购具备良好安全性能的软件产品，保障本局信息系统的安全稳定运行，防止因软件安全漏洞导致信息泄露、系统瘫痪等风险。3.适用性原则：根据本局各部门的业务需求和工作实际，采购功能满足要求、操作简便易用的软件，确保软件能够有效支持各项工作的开展。4.效益性原则：在保证软件质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高软件采购资金的使用效益，实现性价比最大化。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门业务发展规划、工作任务安排以及现有软件使用情况等，每年定期编制下一年度的正版化软件采购计划。采购计划应详细列出所需采购软件的名称、版本、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划应充分考虑软件的兼容性、升级需求以及与本局现有信息系统的集成情况，确保采购的软件能够顺利融入本局信息化环境，避免出现软件不兼容或无法满足未来业务发展的问题。3.对于因业务发展临时产生的软件采购需求，相关部门应及时提交书面申请，说明需求产生的原因、所需软件的具体功能要求、预计使用期限等，经审批后纳入采购计划。（二）预算编制与审核1.财务部门依据各部门提交的正版化软件采购计划，结合市场价格行情，编制年度正版化软件采购预算。预算应明确各项软件采购的资金额度，确保采购资金的合理安排。2.采购预算应严格按照本局财务管理制度进行编制和审核，确保预算的准确性和合规性。预算编制过程中应充分考虑软件价格波动因素，预留一定的弹性空间，以应对市场变化。3.采购预算经本局预算管理部门审核通过后，报局领导审批。审批通过后的预算作为本年度正版化软件采购的资金控制依据，不得随意突破。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据已批准的采购计划或临时采购需求，填写正版化软件采购申请表。申请表应包括采购软件的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、预计到货时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，提交至本局采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行初步审核，重点审核采购申请的必要性、合规性以及与采购计划的一致性。（二）采购方式选择1.根据采购软件的性质、金额大小以及市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等。2.对于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的通用软件，原则上采用公开招标方式进行采购；对于采购金额较小、技术规格明确、市场货源充足且价格波动较小的软件，可采用询价采购方式；对于具有特定技术要求或只能从唯一供应商处采购的软件，可采用单一来源采购方式；对于符合邀请招标条件的采购项目，可采用邀请招标方式；对于采购需求具有一定的不确定性、需要通过谈判确定采购方案的项目，可采用竞争性谈判方式。3.采购管理部门应按照本局采购管理制度规定的采购流程和审批权限，确定具体的采购方式，并报局领导批准。（三）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标（谈判）标准等内容，确保采购文件能够清晰、准确地表达采购需求和要求。2.采购需求应详细描述所需采购软件的功能、性能、技术规格、服务要求等内容，对于有特殊要求的软件，应明确相应指标和验收标准。采购合同条款应明确双方的权利和义务、软件交付时间、质量保证、售后服务、付款方式等重要内容，保障本局的合法权益。3.采购文件编制完成后，应组织内部审核，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。审核通过后的采购文件报局领导审批后发布。（四）供应商选择与采购实施1.对于公开招标、邀请招标和询价采购项目，采购管理部门应按照采购文件规定的程序，发布采购公告（招标邀请书），邀请符合条件的供应商参与投标（报价）。供应商应按照要求提供投标文件（报价文件），包括公司资质证明、软件产品授权证明、技术方案、售后服务承诺、价格清单等资料。2.采购管理部门组织成立评标（谈判）小组，负责对供应商的投标文件（报价文件）进行评审。评标（谈判）小组应严格按照采购文件规定的评标（谈判）标准进行评审，评选出中标（成交）供应商，并出具评标（谈判）报告。3.对于单一来源采购项目，采购管理部门应与选定的供应商进行谈判，协商确定采购价格、合同条款等内容。谈判过程中应严格按照本局采购管理制度规定的程序进行，确保谈判结果的公平、公正、合法合规。4.采购管理部门根据评标（谈判）结果或谈判协商结果，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款符合采购文件要求和本局利益。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门备案。（五）软件验收1.软件到货前，采购管理部门应通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉软件功能和技术要求的人员组成验收小组，负责对采购软件进行验收。2.软件到货后，供应商应按照采购合同约定的时间、地点和方式交付软件产品，并提供相关技术资料和售后服务承诺。验收小组应按照采购合同和采购文件的要求，对软件的数量、规格型号、功能、性能、质量等进行逐一核对和测试，确保软件符合要求。3..验收过程中发现软件存在质量问题或与采购合同约定不符的情况，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应在规定时间内完成整改或退换货，并重新提交验收。验收合格后，验收小组应出具验收报告，明确验收结论。4.验收报告经使用部门负责人签字确认后，报采购管理部门备案。采购管理部门将验收情况及时反馈给财务部门，作为支付软件采购款项的依据。四、软件使用与管理（一）软件安装与使用1.使用部门应按照软件使用说明书的要求，在本局指定的计算机设备上安装采购的正版化软件，并确保软件安装环境符合要求，避免因安装环境问题影响软件的正常使用。2.软件安装完成后，使用部门应及时对软件进行初始化设置和用户权限分配，确保软件的使用符合本局的业务流程和安全管理要求。同时，应组织相关人员进行软件操作培训，使其熟悉软件的功能和操作方法，提高软件使用效率。3.本局工作人员应严格遵守软件使用许可协议，按照规定的用途和范围使用软件，不得擅自复制、传播、转让或用于商业目的。严禁在本局计算机设备上安装和使用未经授权的盗版软件。（二）软件升级与维护1.采购管理部门应关注软件供应商发布软件升级信息，及时通知使用部门进行软件升级。使用部门应根据业务需求和软件运行情况，合理安排软件升级时间，确保软件功能能够及时满足业务发展的需要。2.软件升级过程中，使用部门应做好数据备份工作，防止因升级操作不当导致数据丢失或损坏。升级完成后，应进行测试和验证，确保软件升级后能够正常运行，并对升级效果进行评估。3.对于软件在使用过程中出现的故障或问题，使用部门应及时向本局信息技术部门报告。信息技术部门应根据故障情况，及时联系软件供应商提供技术支持或进行维修处理。同时，应建立软件故障处理记录，对故障原因、处理过程和结果进行详细记录，以便后续分析和总结经验教训。（三）软件资产管理1.财务部门应按照本局固定资产管理规定，对采购的正版化软件进行资产登记和核算，建立软件资产台账，详细记录软件的名称、版本、采购时间、采购金额、使用部门等信息。2.采购管理部门应定期对本局软件资产进行清查盘点，核实软件资产的数量、使用情况和状态，确保软件资产账实相符。对于因报废、淘汰等原因不再使用的软件，应及时办理资产核销手续。3.各部门应妥善保管所使用的软件资产，不得擅自处置或丢失。如因工作需要调出、调入软件资产，应及时办理相关手续，并报采购管理部门和财务部门备案。五、监督与检查（一）内部监督1.本局审计部门负责对正版化软件采购、使用和管理情况进行内部审计监督。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、软件使用是否符合规定等情况，确保正版化软件采购工作的规范开展。2.采购管理部门应建立健全正版化软件采购档案管理制度，对采购过程中的各类文件、资料进行妥善保管，包括采购申请、采购文件、投标文件、采购合同、验收报告等，以备审计部门和其他相关部门查阅。3.各部门应积极配合内部监督检查工作，如实提供相关资料和情况。对于发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报采购管理部门和审计部门备案。（二）外部监督检查1.本局应积极配合国家相关部门开展的软件正版化检查工作，如实提供本局正版化软件采购、使用和管理情况的资料和信息。对于检查中发现的问题，应按照要求及时整改，确保本局软件正版化工作符合国家法律法规和政策要求。2.关注社会舆论和行业动态，接受社会监督。对于社会公众反映的本局软件正版化问题，应及时进行调查核实，并采取有效措施加以解决，维护本局良好形象。六、责任追究（一）违规行为界定1.本局工作人员在正版化软件采购、使用和管理过程中，如有下列行为之一的，视为违规行为：未按照本制度规定编制采购计划或进行预算申报，擅自采购软件的；采购过程中违反采购程序，擅自确定采购方式、供应商或签订采购合同的；使用未经授权的盗版软件或擅自复制、传播、转让正版化软件的；未按照规定进行软件验收，或验收过程中弄虚作假，导致不合格软件投入使用的；未按照规定对软件进行升级、维护或管理，影响软件正常使用的；在软件资产管理过程中，擅自处置、丢失软件资产或未及时办理资产核销手续的；拒绝或不配合内部监督检查工作，提供虚假资料或隐瞒事实真相的。2.对于因违规行为导致本局遭受经济损失或法律风险的，将依法追究相关人员的责任。（二）责任追究方式1.对于情节较轻的违规行为，由采购管理部门或相关部