局政府采购内控制度

PAGE局政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本局政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、相关法律法规以及行业标准，结合本局实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，维护市场秩序。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，政府采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内，提出下一年度政府采购预算申请。预算申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附相关依据和说明。2.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合本局年度财政预算安排，综合平衡后形成本局年度政府采购预算草案，报局领导审批。3.经批准的政府采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。（二）预算执行1.采购项目实施部门应按照批准的采购预算组织采购活动。在采购过程中，严格控制采购成本，确保采购资金使用不超出预算。2.财务部门应加强对采购资金支付的管理和监督，按照合同约定和财政资金支付规定，及时、准确地办理采购资金支付手续。对不符合预算支付规定的，不予支付。三、采购需求管理（一）需求提出1.采购项目需求由使用部门根据实际工作需要提出。需求应明确、具体、合理，符合法律法规、行业标准和实际使用要求。2.使用部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和论证，了解同类产品或服务的价格、质量、性能等情况，确保采购需求的科学性和合理性。（二）需求审核1.采购管理部门负责对采购项目需求进行审核。审核内容包括需求的合法性、合理性、完整性等方面。对不符合要求的需求，应及时与使用部门沟通，提出修改意见。2.涉及专业性较强的采购项目，采购管理部门可组织相关专家进行论证。专家应从专业角度对采购需求进行评估，提出意见和建议，确保采购需求的准确性和可行性。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照法定程序进行，通过发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算金额、投标人资格条件、获取招标文件时间及方式、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的程序和方法进行谈判，并确定成交供应商。获取采购文件时间及方式潜在供应商应在规定时间内，通过指定方式获取采购文件。采购文件获取方式可以包括现场领取、网上下载等。获取采购文件时，潜在供应商应向采购人提供有效的证明材料，以证明其符合供应商资格条件。采购人应及时向潜在供应商提供采购文件，并确保采购文件的完整性和准确性。投标截止时间投标截止时间是指潜在供应商提交投标文件的最后时间。潜在供应商应在投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。采购人应在投标截止时间前，做好接收投标文件的准备工作，并对投标文件的密封情况进行检查。开标时间及地点开标时间应与投标截止时间一致。开标地点应在招标文件中明确规定。开标时，采购人应按照招标文件规定的程序组织开标活动，宣布开标纪律，公布投标人名单，检查投标文件密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的采购项目，采购人应在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案后，方可与单一来源供应商签订采购合同（五）询价1.采购货物规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，应按照规定程序办理审批手续。2.申请变更采购方式时，采购人应提交书面申请，说明变更理由、变更后的采购方式及相关依据等内容。采购管理部门应组织相关人员对变更申请进行审核，并报局领导审批后，方可实施变更。五、采购程序管理（一）采购计划制定1.采购项目实施部门应根据采购预算和采购需求，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、采购时间安排、采购组织形式等内容。2.采购计划应报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后，报局领导批准。经批准的采购计划应严格执行。（二）采购文件编制1.采购人应根据采购项目特点和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、清晰，不得含有倾向性、歧视性条款。采购文件编制过程中，应充分征求使用部门、采购管理部门及相关专家的意见。（三）供应商选择与管理1.采购人应按照采购文件规定的资格条件和程序，对供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证（已办理“三证合一”的企业提供营业执照）、组织机构代码证（已办理“三证合一”的企业无需提供）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明及授权委托书、资质证书、业绩证明材料、财务状况、信誉情况等。2.采购人应建立供应商库，对入库供应商进行动态管理。定期对供应商的履约情况进行评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对存在不良记录的供应商进行警告、限制参与采购活动等处理。获取采购文件时间及方式潜在供应商应在规定时间内，通过指定方式获取采购文件。采购文件获取方式可以包括现场领取、网上下载等。获取采购文件时，潜在供应商应向采购人提供有效的证明材料，以证明其符合供应商资格条件。采购人应及时向潜在供应商提供采购文件，并确保采购文件的完整性和准确性。投标截止时间投标截止时间是指潜在供应商提交投标文件的最后时间。潜在供应商应在投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。采购人应在投标截止时间前，做好接收投标文件的准备工作，并对投标文件的密封情况进行检查。开标时间及地点开标时间应与投标截止时间一致。开标地点应在招标文件中明确规定。开标时，采购人应按照招标文件规定的程序组织开标活动，宣布开标纪律，公布投标人名单，检查投标文件密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（四）开标、评标与定标1.开标应按照采购文件规定的时间和地点进行。开标过程应公开、透明，采购人应邀请所有投标人参加开标会议，并记录开标情况。2.评标应成立评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关专家共五人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.定标应根据评标委员会推荐的中标候选人，按照采购文件规定的定标原则，确定中标供应商。采购人应在中标供应商确定后，及时向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标供应商。（五）合同签订与履行1.采购人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商投标文件的内容，与中标供应商签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务。采购管理部门应加强对政府采购合同履行情况的监督检查，确保合同顺利履行。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购人应组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组由采购人代表、使用部门代表、技术专家等组成，成员人数应不少于三人。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作顺利进行。验收小组组长应由采购人代表担任，负责组织和协调验收工作。（二）验收内容1.验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同约定，以及采购项目的技术资料、售后服务等是否满足要求。2.验收小组应按照采购合同约定和相关验收标准，对采购项目进行逐一检查和测试。对重要设备和关键技术指标，可委托具有资质的专业检测机构进行检测。（三）验收程序1.验收小组应在采购项目交付后，及时组织验收。验收前，采购人应通知中标供应商做好验收准备工作，并提供相关资料。2.验收过程中，验收小组应认真听取中标供应商的汇报，查阅相关资料，对采购项目进行实地检查和测试。验收小组应如实记录验收情况，形成验收报告。3.验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购人应按照合同约定及时支付采购资金。验收不合格的采购项目，采购人应要求中标供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权按照合同约定扣除相应款项或解除采购合同，并要求中标供应商承担违约责任七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对政府采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、操作风险、廉政风险等。2.对识别出的风险因素，应进行评估，确定风险等级。风险等级可分为高风险、中风险、低风险。采购管理部门应根据风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对：密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和流程，确保采购活动符合政策要求。加强与财政部门等相关部门的沟通协调，及时了解政策动态，争取政策支持。2.市场风险应对：加强市场调研和分析预测，掌握市场价格波动情况和供应商动态，合理确定采购预算和采购时机。在采购合同中明确价格调整条款，降低市场价格波动对采购成本的影响。3.操作风险应对：完善采购管理制度和流程，加强对采购人员的培训和监督，规范采购操作行为。建立采购项目档案管理制度采购文件、合同、验收报告等资料进行妥善保管，便于查询和追溯。4.廉政风险应对：加强廉政教育，提高采购人员廉洁自律意识严格执行政府采购法律法规和廉政规定，杜绝违规操作和腐败行为。建立健全廉政监督机制，加强对采购活动全过程跟踪监督，对发现的廉政问题及时进行处理。八、监督检查与责任追究（一）内部监督1.局内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等情况。2内部审计部门应根据审计结果，提出审计意见和建议，督促相关部门整改落实。对发现的违规违纪问题，应及时向局领导报告，并按照规定进行处理。政府监督1.财政部门等政府相关部门应依法对本局政府采购活动进行监督检查。本局应积极配合财政部门等政府相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况