小米采购管理制度及流程

PAGE小米采购管理制度及流程一、总则（一）目的本采购管理制度及流程旨在规范小米公司采购活动，确保采购工作的高效、规范、透明，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，有效控制采购成本，维护公司利益，促进公司业务持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于小米公司总部及各子公司、分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合公司业务要求和质量标准。5.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，加强沟通与协作，共同应对市场变化和业务挑战。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购委员会采购委员会是公司采购活动的最高决策机构，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：审议和批准公司采购战略、政策和制度。审核年度采购预算和重大采购项目计划。决策重大采购项目的供应商选择、采购方式、合同签订等重要事项。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购管理部门采购管理部门是公司采购活动的归口管理部门，负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，组织实施采购活动，协调与其他部门的工作关系。其主要职责包括：编制年度采购预算和采购计划，报采购委员会审批后组织实施。建立和维护供应商管理体系，开展供应商开发、评估、选择、考核等工作。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。根据采购合同跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题，并对采购结果进行验收和评价。定期统计分析采购数据，为公司决策提供支持。（二）需求部门职责需求部门是采购项目的提出者和使用者，负责根据公司业务需求准确提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并参与采购过程中的技术交流、验收等工作。具体职责包括：1.编制采购申请，经部门负责人审核后提交采购管理部门。2.协助采购管理部门进行供应商选择、技术谈判等工作，提供技术支持和业务需求说明。3.参与采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。4..反馈采购物资或服务在使用过程中的问题，协助采购管理部门进行后续处理。（三）财务部门职责财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和成本核算等工作，确保采购资金的合理使用和财务风险的有效控制。具体职责包括：1.参与编制年度采购预算，审核采购资金安排。2.按照公司财务制度和审批流程，对采购付款申请进行审核和支付。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和成本控制建议..4.监督采购活动中的财务合规性，防范财务风险。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购管理部门应会同各需求部门，根据公司年度经营计划和业务需求，于每年年底前编制下一年度采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目、采购数量规模、采购金额、采购时间安排等详细内容，并进行分类汇总。3.采购预算草案经财务部门审核、采购委员会审议通过后，作为公司年度采购预算正式下达执行。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据年度采购预算和实际业务需求，按月度或季度制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、数量、交货时间、采购方式等。2.采购计划应与需求部门充分沟通协调，确保采购计划与业务需求紧密匹配。需求部门如有临时采购需求，应及时向采购管理部门提出申请，采购管理部门根据实际情况调整采购计划。（三）预算与计划调整1.在采购预算和计划执行过程中若因市场变化、业务调整等原因需要调整，需求部门应及时向采购管理部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计影响。2.采购管理部门收到申请后进行审核，并会同财务部门评估调整的必要性和可行性。调整申请经采购委员会审批通过后，方可对采购预算和计划进行调整。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据公司业务需求和采购品类，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、标准和流程。2.通过多种渠道收集潜在供应商信息，如行业展会、供应商推荐、网络搜索、行业协会等，建立供应商信息库。3.对潜在供应商进行初步筛选和评估，重点考察供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。4.组织对符合基本条件的潜在供应商进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，并要求供应商提供相关证明材料和样品。5..根据考察和评估结果，确定合格供应商名单，纳入公司供应商管理体系。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估周期一般为每年一次，特殊情况可根据实际需要缩短评估周期。2.评估内容包括供应商的交货期、产品质量、价格水平、售后服务、合同执行情况、环保合规等方面。3.建立科学合理的评估指标体系和评分标准，通过量化打分和综合评价，对供应商进行排名。4.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对表现不佳的供应商提出整改要求或采取淘汰措施。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商保持密切沟通与合作，定期召开供应商会议，及时传达公司业务需求和采购政策，了解供应商的经营状况和合作需求。2.建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的反馈和投诉，维护供应商的合法权益。3.与优质供应商建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢、共同发展。五、采购方式与流程（一）采购方式选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，综合考虑采购金额、采购周期、市场竞争程度、物资特性等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于达到一定金额标准的重大采购项目，原则上应采用招标采购方式进行采购，以确保采购过程的公平公正和充分竞争。3.对于采购金额较小、市场供应充足、技术规格简单的采购项目，可采用询价采购方式；对于采购项目具有特殊性、只能从有限范围的供应商处采购或采用公开招标方式的费用占项目总价值比例过大等情况，可采用竞争性谈判采购方式；对于因技术、工艺、专利等原因只能从唯一供应商处采购的项目，可采用单一来源采购方式。(二)招标采购流程1.招标申请：需求部门根据业务需求提出招标采购申请，并提交相关技术规格和要求等资料。采购管理部门审核申请后确定招标项目，编制招标文件。2.发布招标公告：采购管理部门通过公司官网、专业招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本信息、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商收取费用，并提供招标文件。招标文件应包括招标项目的详细要求、投标文件格式、评标标准等内容。4.开标：在规定的开标时间和地点，采购管理部门组织开标会议，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标价格等主要内容。5.评标：组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，确保公平公正。6.定标：采购委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时通知未中标供应商。7.签订合同：中标供应商与采购管理部门按照中标通知书和招标文件的要求签订采购合同。（三）竞争性谈判采购流程1.谈判申请：需求部门提出竞争性谈判采购申请，采购管理部门审核后确定谈判项目，制定谈判文件。2.邀请供应商：采购管理部门从供应商信息库中筛选符合条件的供应商，邀请其参加谈判。邀请供应商的数量一般不少于三家，并向其发出谈判邀请函，明确谈判时间、地点和谈判文件等要求。3.谈判：采购管理部门组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术规格、价格、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购管理部门应记录谈判内容和双方达成的共识。4.确定成交供应商：在谈判结束后，采购管理部门根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商，并向其发出成交通知书，同时通知其他参与谈判的供应商。5..签订合同成交供应商与采购管理部门签订采购合同。（四）询价采购流程"1.询价申请：需求部门提出询价采购申请，采购管理部门审核后确定询价项目，制定询价文件。2..选择供应商：采购管理部门从供应商信息库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出询价函，询价函应明确询价项目的详细要求、报价截止时间等内容。3.报价：供应商按照询价函要求进行报价，并提交相关报价文件。采购管理部门对供应商的报价进行整理和比较。4.确定成交供应商：采购管理部门根据供应商的报价和其他相关因素，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书，通知其他供应商。5.签订合同：成交供应商与采购管理部门签订采购合同。（五）单一来源采购流程1.单一来源采购申请：需求部门提出单一来源采购申请，详细说明采用单一来源采购的原因、拟采购供应商的名称及相关情况。2.审核与审批：采购管理部门对申请进行审核，必要时组织相关部门和专家进行论证。审核通过后报采购委员会审批。3.谈判与合同签订：采购管理部门与拟采购供应商就采购项目的价格、技术规格、服务条款等进行谈判，达成一致后签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应由采购管理部门起草，经法律合规部门审核后，报公司授权代表签字盖章生效。合同签订过程应严格遵守公司合同管理制度和审批流程，确保合同合法有效。（二）合同执行与跟踪"1.采购管理部门应按照采购合同约定，跟踪供应商的合同执行情况，及时掌握采购进度、质量状况等信息。2.供应商应严格按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付采购物资或服务。如遇特殊情况需要变更合同条款，供应商应提前书面通知采购管理部门，经双方协商一致并签订补充协议后方可变更和执行。3.采购管理部门应定期向需求部门反馈采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、业务调整等原因需要变更合同条款，采购管理部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并按照公司合同管理制度进行审批。2.采购合同履行完毕或因其他原因需要终止时，采购管理部门应组织相关部门对合同执行情况进行验收和结算，确保双方权利义务得到妥善处理。合同终止后，应按照公司档案管理制度对合同文件进行归档保存。七、采购验收与付款（一）采购验收1.采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准、验收流程和验收人员等。2.采购物资或服务到货时，采购管理部门应通知需求部门共同进行验收。验收人员应按照验收方案和合同要求，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验。3.对于验收合格的采购物资或服务，验收人员应签署验收报告；对于验收不合格的采购物资或服务，验收人员应出具不合格报告，并及时通知采购管理部门与供应商协商处理。供应商应按照合同约定进行整改或退换货，直至验收合格。（二）采购付款1.采购管理部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上相关证明文件。2.付款申请单经需求部门负责人、采购管理部门负责人审核后，提交财务部门。财务部门按照公司财务制度和审批流程对付款申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定和审批结果进行付款操作。付款方式应符合公司财务规定和合同要求，确保资金安全和支付准确。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，并出具审计报告。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，定期开展采购业务自查自纠工作，及时发现和纠正采购过程中存在的问题