小米采购流程制度

PAGE小米采购流程制度一、总则（一）目的本制度旨在规范小米公司采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、高效性和经济性，保障公司生产经营活动的顺利进行，满足公司对物资、服务等的需求，同时维护公司利益，提升公司整体运营效益。（二）适用范围本制度适用于小米公司及其下属各部门、子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规、政策以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，杜绝违规行为。3.公开透明原则：采购过程应保持公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购质量和成本效益。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易和利益输送。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务发展需要、生产计划、项目需求等，提前提出采购需求。需求应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.对于紧急采购需求，应及时与相关部门沟通协调，并说明紧急原因，以便采购部门优先处理。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。审核内容包括需求是否符合公司业务目标、是否在预算范围内、是否有替代方案等。2.对于重大采购需求或涉及金额较大的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，并形成评审意见。评审意见作为确定采购方案的重要依据。（三）需求变更管理1.若采购需求发生变更，需求部门应及时通知采购部门，并说明变更的原因、内容及对采购进度和成本的影响。2.采购部门根据变更情况，评估对采购计划的影响，调整采购方案，并与供应商协商变更事宜。对于因需求变更导致成本增加或交货期延长的情况，应按照公司相关规定进行审批。三、采购供应商管理（一）供应商选择1.采购部门负责建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面。3.对于新供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，并进行审核。审核合格后，将其纳入供应商信息库。(二)供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评估与考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰，并停止与其合作。3.采购部门应建立供应商评估与考核档案，记录供应商的评估与考核结果，为后续采购决策提供参考依据。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会或交流活动，加强与供应商的合作与交流，共同探讨如何提高采购质量、降低采购成本等问题。3.对于长期合作的供应商，采购部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，保障双方的合法权益。四、采购计划制定（一）采购计划编制1.采购部门根据审核通过的采购需求，结合库存情况、市场供应情况、供应商生产周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、交货时间、采购方式等详细信息。2.对于批量采购或金额较大的采购项目，采购部门应制定详细采购预算，并报公司相关部门审批。采购预算应包括采购成本、运输费用、税费、售后服务费用等各项费用明细。(二)采购计划审批1.采购计划编制完成后，采购部门应将采购计划提交给相关部门进行审批。审批部门应根据公司业务目标、预算情况、采购风险等因素对采购计划进行审核，并提出审批意见。2.对于重大采购计划或涉及金额较大的采购项目，采购计划应提交公司管理层进行审批。公司管理层应综合考虑公司战略发展、资金状况、市场形势等因素，做出最终审批决定。（三）采购计划执行与调整1.采购部门按照审批通过的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时、按质、按量完成。在采购过程中，采购部门应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。2.若采购计划执行过程中出现不可抗力因素或其他特殊情况导致采购计划无法按时执行，采购部门应及时调整采购计划，并报原审批部门备案。调整后的采购计划应符合公司业务需求和相关规定。五、采购方式选择（一）公开招标1.对于符合公开招标条件和要求的采购项目，采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定组织公开招标。公开招标应发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。2.招标公告应明确招标项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、投标截止时间、开标时间及地点等信息。采购部门应组织开标、评标、定标等工作，按照评标结果确定中标供应商。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.采购部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中选择若干家潜在供应商发出邀请招标邀请函。邀请招标邀请函应明确招标项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、投标截止时间、开标时间及地点等信息。采购部门应组织开标、评标、定标等工作，按照评标结果确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，以及不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等信息。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分沟通和协商，按照谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织相关部门对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。论证意见应说明采用单一来源采购方式的理由、供应商的唯一性等信息。采购部门应将论证意见报公司相关部门审批后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。询价通知书应明确采购货物的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、报价要求等信息。采购部门应根据供应商的报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订前准备1.采购部门在确定中标供应商或成交供应商后，应与供应商进行合同条款谈判。谈判内容包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购部门应根据谈判结果，起草采购合同文本。采购合同文本应符合法律法规和公司相关规定，明确双方的权利和义务，确保合同条款的完整性、准确性和合法性。（二）合同审批1.采购合同文本起草完成后，采购部门应将采购合同提交给相关部门进行审批。审批部门应根据公司业务目标、合同风险、法律合规等因素对采购合同进行审核，并提出审批意见。2.对于重大采购合同或涉及金额较大的采购合同，采购合同应提交公司管理层进行审批。公司管理层应综合考虑公司战略发展、资金状况、市场形势等因素，做出最终审批决定。（三）合同签订与履行监督1.采购合同经审批通过后，采购部门应与供应商签订正式采购合同，并加盖公司公章或合同专用章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行合同监督职责。2.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，监督供应商按照合同约定的时间、地点、质量等要求履行合同义务。在合同履行过程中，采购部门应及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。（四）合同变更与终止1.若采购合同履行过程中需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更事项、变更后的合同条款等信息，并报原审批部门备案。2.若采购合同因不可抗力因素或其他特殊原因需要终止，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同终止协议。合同终止协议应明确终止原因、终止时间、双方的权利和义务等信息，并报原审批部门备案。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购部门在采购合同约定的交货时间前，应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收内容、验收方法、验收时间等信息。2.验收人员应熟悉采购合同和相关标准要求，掌握验收方法和技巧，确保验收工作的准确性和公正性。（二）验收实施1.供应商交货后，验收部门应按照验收方案组织实施验收工作。验收内容包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量、外观等方面。验收人员应认真核对验收内容，做好验收记录。2.对于验收过程中发现的问题，验收人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商整改或更换。若供应商拒绝整改或更换，验收部门应及时向采购部门反馈情况，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）验收报告1.验收工作完成后，验收部门应编制验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收结论等信息。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。2验收报告作为采购付款的重要依据。采购部门应根据验收报告，按照采购合同约定办理付款手续。八、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门在收到验收报告后，应根据采购合同约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附验收报告、发票等相关证明材料。2.财务部门收到付款申请后，应按照公司财务管理制度和相关规定对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同是否有效、验收报告是否真实、发票是否合规等方面（二）付款审批1.财务部门审核通过的付款申请，应提交给相关部门进行审批。审批部门应根据公司资金状况、预算情况、采购风险等因素对付款申请进行审核，并提出审批意见。2.对于重大采购付款或涉及金额较大的采购付款，付款申请应提交公司管理层进行审批。公司管理层应综合考虑公司战略发展、资金状况、市场形势等因素，做出最终审批决定。（三）付款执行1.付款申请经审批通过后，财务部门应按照审批意见及时办理付款手续。付款方式应符合采购合同约定，确保付款的安全性和准确性。2.在付款过程中，财务部门应与供应商保持沟通，及时了解付款情况，确保付款顺利进行。九、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。（二）风险应对措施1.针对识别出的风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施。如选择优质供应商、签订详细合同条款、加强质量检验、建立价格预警机制、跟踪交货进度等措施，降低采购风险。2.对于重大采购风险，采购部门应及时向公司管理层报告，并会同相关部门共同制定风险应对方案，确保公司利益不受损失。十、采购监督与审计(一)内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督检查，审查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况采购资金的使用情况等方