小学建立采购管理制度

PAGE小学建立采购管理制度一、总则（一）目的为了加强小学采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于小学范围内的所有采购活动，包括教学设备、办公用品、图书资料、校服、食品、维修材料等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自责任和义务，维护良好的采购秩序。（四）职责分工1.学校采购工作领导小组负责制定采购政策和重大采购事项的决策。审议采购预算、采购计划和采购合同。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门负责采购项目的具体实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商数据库，定期评估供应商的表现。收集、整理采购相关资料，进行采购档案管理。3.需求部门提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的验收工作，对采购结果的适用性负责。4.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购合同进行财务审核，监督采购资金的支付。参与采购项目的验收工作，对采购资金的使用情况进行检查和监督。5.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况。受理采购过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校教学、办公、后勤等工作的实际需要，结合上一年度采购执行情况和本年度工作计划，在每年规定时间内编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后报学校采购工作领导小组审议，通过后报财务部门备案。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的预算金额。2.采购预算调整申请经部门负责人审核签字后，报学校采购工作领导小组审批。审批通过后，由财务部门进行预算调整。（三）预算执行监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期检查采购资金的使用情况，确保采购资金专款专用。2.采购部门应按照采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，不得超预算采购。如因特殊原因需要超预算采购的，必须按照规定程序办理审批手续。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据学校采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划和月度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间等内容，并按照采购项目的重要性和紧急程度进行排序。3.月度采购计划应根据年度采购计划和实际工作进度进行细化，明确当月采购项目的具体内容和时间安排。（二）计划审批1.年度采购计划和月度采购计划编制完成后，经采购部门负责人审核签字后报学校采购工作领导小组审批。2.学校采购工作领导小组应根据学校的发展规划、资金状况和实际需求，对采购计划进行认真审议，确保采购计划的合理性和可行性。（三）计划执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，采购部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的采购计划。3.采购计划调整申请经采购部门负责人审核签字后，报学校采购工作领导小组审批。审批通过后，采购部门应按照调整后的采购计划组织采购活动。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到20万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到30万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在40万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。发布招标公告，通过学校官网、政府采购网等渠道向社会公开招标信息。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标和定标，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的供应商。签订采购合同，采购部门与中标供应商按照中标通知书和招标文件的规定签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购部门确定邀请招标的供应商名单，一般不少于三家。向邀请的供应商发出投标邀请书，同时提供招标文件。接受供应商投标，对投标供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标和定标，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的供应商。签订采购合同，采购部门与中标供应商按照中标通知书和招标文件的规定签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。组织谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订采购合同，采购部门与成交供应商按照谈判文件和谈判结果签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、采购理由等内容。学校采购工作领导小组对单一来源采购申请进行审核，必要时可组织相关专家进行论证。审核通过后，采购部门与供应商进行协商，确定采购价格、条件和合同条款等内容。签订采购合同，采购部门与供应商按照协商结果签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组制定询价文件，明确询价项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。确定被询价的供应商名单，一般不少于三家。向被询价的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较分析，确定成交供应商。签订采购合同，采购部门与成交供应商按照询价文件和报价结果签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门进行财务审核，审核通过后报学校采购工作领导小组审批。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时跟踪供应商的合同履行情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供采购物品或服务，并提供相应的发票和验收报告。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应报学校采购工作领导小组备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同的约定，对采购物品或服务的规格、数量、质量等进行认真检查，确保采购结果符合要求。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时安排采购资金，并对采购资金的支付进行审核。2.采购资金的支付应按照国库集中支付制度的规定进行，通过财政直接支付或财政授权支付方式将资金支付给供应商。3.在支付采购资金前，采购部门应向财务部门提供采购合同、验收报告、发票等相关资料，财务部门审核无误后予以支付。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.风险识别可采用问卷调查、访谈、案例分析、数据分析等方法进行。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法进行，如风险矩阵法、层次分析法等。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避（如更换供应商）、风险降低（如加强供应商管理、签订质量保证协议）、风险转移（如购买保险）、风险接受（如设定风险容忍度）等。2.风险应对措施应明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。（四）风险监控1.采购部门应建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决新出现的风险问题。2.风险监控可采用定期报告、专项检查、数据分析等方法进行。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，具体内容如下：1.采购预算文件，包括采购预算编制表、预算调整申请等。2.采购计划文件，包括年度采购计划、月度采购计划等。3.采购方式相关文件，如招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价文件等。4.供应商相关资料,如供应商资格审查文件、供应商评估报告等。5.采购合同文件，包括采购合同草案、采购合同、补充协议等。6.采购项目验收文件，如验收报告等。7.采购资金支付文件，如发票、付款凭证等。8.其他与采购项目有关的文件、资料、记录等。（二）档案整理1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订等。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案