审计机关采购管理制度

PAGE审计机关采购管理制度一、总则（一）目的为了规范审计机关采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合审计机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计机关使用财政性资金和其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保采购活动的公正性和公平性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务商，确保采购项目的质量和性价比。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行合同义务，保证采购活动的顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购管理制度，审核采购计划，组织采购活动，监督采购过程，协调采购争议等。2.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制，协助采购管理部门进行采购评审，验收采购项目等。3.财务部门：负责审核采购预算，支付采购资金，监督采购资金使用情况等。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序执行情况，评价采购效益等。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.需求部门应当根据工作需要，提前向采购管理部门申报采购需求。采购需求应当明确、具体、合理，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、服务要求、预算金额等。2.采购需求申报应当填写《采购需求申报表》，并加盖部门公章。《采购需求申报表》应当包括以下内容：采购项目名称；采购项目概述；采购需求明细；预算金额；预计采购时间；其他需要说明的事项。（二）采购计划编制1.采购管理部门应当根据需求部门申报的采购需求，结合采购预算和采购政策，编制采购计划。采购计划应当包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、采购预算等。2.采购计划编制应当遵循以下原则：统筹兼顾原则：综合考虑审计机关的工作需要和资金状况，合理安排采购项目。突出重点原则：优先保障重点审计项目和紧急采购项目的需要。节约资金原则：在保证采购质量的前提下，尽量降低采购成本，提高资金使用效益。（三）采购计划审批1.采购计划编制完成后，应当报经审计机关领导审批。审批通过的采购计划应当作为采购活动的依据。2.采购计划审批应当重点审查以下内容：采购需求的合理性和必要性；采购方式的合规性和适用性；采购预算的准确性和完整性；采购时间安排的可行性和合理性。（四）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需要调整采购计划的，需求部门应当及时向采购管理部门提出调整申请。2.采购管理部门应当对调整申请进行审核，并报经审计机关领导审批。审批通过的采购计划调整申请应当作为采购活动的补充依据。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的预算金额达到规定标准以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.在下列情形下，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式选择程序1.采购管理部门应当根据采购项目的特点和需求，按照本制度规定的采购方式选择原则，提出采购方式建议。2.采购方式建议应当报经审计机关领导审批。审批通过的采购方式建议应当作为采购活动的依据。3.在采购方式选择过程中，采购管理部门应当充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购方式选择的科学性和合理性。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应当根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件编制应当遵循以下原则：合法合规原则：采购文件应当符合国家法律法规和相关政策要求，不得含有歧视性、排他性条款。明确具体原则：采购文件应当明确采购项目的技术要求、服务要求、商务条款、评标标准等，确保供应商能够准确理解采购需求。公平公正原则：采购文件应当公平公正地对待所有供应商，不得偏袒任何一方。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当报经采购管理部门负责人审核。审核通过的采购文件应当加盖采购管理部门公章。2.采购文件审核应当重点审查以下内容：采购文件的合法性和合规性；采购文件的完整性和准确性；采购文件的公平性和公正性。（三）采购文件发放1.采购管理部门应当按照规定的时间和方式，将采购文件发放给潜在供应商。2.采购文件发放应当填写《采购文件发放登记表》，并由潜在供应商签字确认。《采购文件发放登记表》应当包括以下内容：采购项目名称；采购文件名称；发放时间；发放方式；潜在供应商名称；签字确认情况。（四）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，如潜在供应商对采购文件有疑问或异议的，可以向采购管理部门提出澄清或修改申请。2.采购管理部门应当对潜在供应商提出的澄清或修改申请进行审核，并根据情况及时作出答复或修改采购文件。3.采购文件的澄清或修改应当以书面形式通知所有潜在供应商，并作为采购文件的组成部分。五、采购评审管理（一）评审专家抽取1.采购管理部门应当按照规定的程序和方式，从政府采购评审专家库中抽取评审专家。2.评审专家抽取应当遵循以下原则：随机抽取原则：评审专家应当从评审专家库中随机抽取，不得指定。回避原则：与采购项目有利害关系的评审专家应当回避。保密原则：评审专家抽取过程应当严格保密，防止泄露。（二）评审小组组建1.采购管理部门应当根据采购项目的特点和需求，组建评审小组。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为5人以上单数。2.评审小组组长由采购管理部门指定。评审小组组长应当负责组织评审活动，主持评审会议，协调评审意见等。（三）评审程序1.评审小组应当按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。2.评审过程中，评审小组应当认真阅读采购文件和供应商的响应文件，对供应商的资格、技术、商务、价格等方面进行综合评审。3.评审小组应当按照少数服从多数的原则，对评审结果进行表决。评审结果应当经评审小组全体成员签字确认。（四）评审结果公示1.采购管理部门应当将评审结果在规定的媒体上进行公示，公示期不得少于3个工作日。2.公示期间，如供应商对评审结果有异议的，可以向采购管理部门提出质疑。采购管理部门应当对供应商提出的质疑进行调查核实，并及时作出答复。（五）采购合同签订1.采购管理部门应当根据评审结果，向成交供应商发出成交通知书，并在规定的时间内与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、服务要求、交货时间、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应当将采购合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。六、采购项目验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，需求部门应当及时组织验收。验收前，需求部门应当制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等。2.验收方案应当报经采购管理部门审核。审核通过的验收方案应当作为验收活动的依据。（二）验收实施1.验收人员应当按照验收方案的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求、服务要求等进行逐一核对和检查。2.验收过程中，验收人员应当认真填写《采购项目验收登记表》，并由验收人员签字确认。《采购项目验收登记表》应当包括以下内容：采购项目名称；采购合同编号；验收时间；验收人员；验收内容；验收结果；签字确认情况。（三）验收报告编制1.验收完成后，验收人员应当编制验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收程序、验收结果等内容。2.验收报告应当由验收人员签字确认，并加盖需求部门公章。验收报告应当报经采购管理部门审核。审核通过的验收报告应当作为采购项目结算和支付的依据。（四）验收结果处理1.如采购项目验收合格的，采购管理部门应当按照采购合同的约定，及时支付采购资金。2.如采购项目验收不合格的，采购管理部门应当要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。整改或重新提供后仍不合格的，采购管理部门应当按照采购合同的约定，追究供应商违约责任，并采取相应的措施，如扣除履约保证金、向供应商索赔等。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应当负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。2.采购档案应当包括采购项目的采购计划、采购文件、采购评审记录、采购合同、采购验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理1.采购管理部门应当按照档案管理的要求，对采购档案进行分类整理，编制档案目录，建立档案索引。2.采购档案整理应当遵循以下原则：真实性原则：采购档案应当真实反映采购活动的全过程。完整性原则：采购档案应当包括采购活动的所有相关资料，不得遗漏。规范性原则：采购档案应当按照规定的格式和要求进行整理，确保档案的规范性和一致性。（三）档案归档1.采购档案整理完成后，应当及时归档。采购档案归档应当按照档案管理的规定，将档案资料存入档案柜或档案盒，并标注档案名称、档案编号、归档时间等信息。2.采购档案归档应当建立档案台账，记录档案的归档情况，包括档案名称、档案编号、归档时间、保管期限等信息。（四）档案保管1.采购档案应当妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应当按照国家有关规定执行。2.采购档案保管应当建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。借阅档案应当填写《档案借阅登记表》，并经档案管理部门负责人批准。借阅人员应当在规定的时间内归还档案，并保证档案的安全和完整。（五）档案查阅1.审计机关内部人员查阅采购档案的，应当填写《档案查阅申请表》，并经档案管理部门负责人批准。2.查询采购档案应当在档案管理部门指定的地点进行，并由档案管理人员在场监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。3.审计机关外部人员查阅采购档案的，应当按照国家有关规定办理相关手续，并经审计机关领导批准。查阅人员应当遵守档案管理部门的规定，不得擅自复制、传播档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计机关应当建立健全采购监督检查制度，加强对采购活动的监督检查。2.采购监督检查应当包括以下内容：采购管理制度的执行情况；采购计划的编制和执行情况；采购方式的选择和执行情况；采购文件的编制和发放情况；采购评审活动的组织和实施