审计局软件采购制度

PAGE审计局软件采购制度一、总则（一）目的为规范审计局软件采购行为，确保采购的软件符合审计工作需求，提高软件采购的质量和效益，保障财政资金的合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局因工作需要进行的各类软件采购活动，包括但不限于财务审计软件、数据分析软件、办公自动化软件等。（三）基本原则1.合法性原则：软件采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：以审计工作实际需求为出发点，充分考虑软件的功能、性能、兼容性等因素，确保采购的软件能够满足审计业务开展的需要。3.公平公正原则：遵循公平竞争的市场规则，采用公开、公平、公正的采购方式，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，保障采购过程的透明度和公正性。4.效益原则：在保证软件质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益，实现软件采购的性价比最大化。二、采购计划管理（一）需求调研1.各业务部门根据审计工作实际需求，定期开展软件需求调研，梳理现有软件使用情况及存在的问题，提出软件采购需求。2.需求调研应广泛征求相关人员意见，包括审计人员、技术人员、管理人员等，确保需求的全面性和准确性。3.对于重大软件采购项目，应组织专门的需求调研小组，深入分析业务流程，形成详细的需求调研报告。（二）采购计划编制1.根据需求调研结果，由信息化管理部门负责汇总、整理软件采购需求，结合审计局年度工作计划和预算安排，编制软件采购计划。2.采购计划应明确软件名称、功能要求、采购数量、预算金额、采购时间等内容，并经相关部门审核后报局领导审批。3.采购计划应具有前瞻性和合理性，充分考虑审计工作的发展趋势和软件技术的更新换代，预留一定的弹性空间，以应对可能出现的需求变化。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因审计工作任务调整、政策法规变化、软件技术更新等原因，需要对采购计划进行调整的，由相关业务部门提出申请，经信息化管理部门审核后报局领导审批。2.采购计划调整应严格按照规定程序进行，确保调整后的采购计划符合审计工作实际需求和预算管理要求。三、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列条件之一的软件采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额标准以上的；采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足审计工作紧急需要，但该项目不属于竞争性谈判范围的；不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。3.招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；]采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.邀请招标的评标程序和方法应参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.符合下列条件之一的软件采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足审计工作紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.单一来源采购应在保证采购项目质量和满足审计工作需求的前提下，与供应商进行协商，确定采购价格和相关服务条款。3.采用单一来源采购方式的，应在采购活动开始前报经财政部门批准，并在采购文件中说明理由。（五）询价1.采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、采购流程（一）采购申请1.各业务部门根据软件采购计划，填写软件采购申请表，详细说明采购软件的名称、功能要求、采购数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交信息化管理部门。2.信息化管理部门对采购申请表进行初审，审核采购申请是否符合采购计划和相关规定，申请内容是否完整、准确。（二）采购审批1.信息化管理部门将初审通过的采购申请表报局领导审批。局领导应根据审计工作实际需求、预算安排、采购方式等因素进行综合考虑，做出审批决定。2.对于重大软件采购项目，应提交局长办公会或局党组会议审议通过后，方可组织实施。（三）采购实施1.根据采购审批结果，信息化管理部门按照选定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应按照相关规定组成谈判小组或询价小组进行采购活动。3.在采购过程中，应严格按照采购文件规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购活动结束后，确定成交供应商的，应及时与成交供应商签订软件采购合同。合同应明确软件名称、规格型号、数量、价格、服务要求、验收标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.合同签订前，应将合同文本提交局法规部门进行合法性审查，审查通过后方可签订合同。3.合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案，作为支付采购款项的依据。（五）验收付款1.软件到货后，由信息化管理部门组织相关业务部门、技术人员等组成验收小组，按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性等方面。2.验收合格的，由验收小组出具验收报告，并经相关人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的重要依据。3.财务部门根据验收报告和合同约定，办理软件采购款项的支付手续。支付款项时，应严格审核相关凭证，确保支付金额准确无误。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对参与软件采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、软件著作权证书、业绩情况、信誉状况等。2.信息化管理部门应定期收集、整理供应商信息，建立供应商信息库，并对供应商信息库进行动态管理，及时更新供应商信息。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的产品质量、服务水平、合同履行情况等进行评价与考核。评价与考核结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据。2.评价与考核方式可采用问卷调查、实地考察、用户反馈等多种形式，确保评价与考核结果客观、公正。3.对于评价与考核结果较差的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施，督促其改进服务质量。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对在软件采购活动中表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先采购、增加合作机会等。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供虚假信息、产品质量不合格等行为的供应商，依法追究其违约责任，并采取相应的处罚措施，如列入黑名单、禁止参与后续采购活动等。六、监督与检查（一）内部监督1.审计局内部审计部门应定期对软件采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.信息化管理部门应建立软件采购项目台账，对采购项目的执行情况进行跟踪管理，及时发现和解决采购过程中存在的问题。3.各业务部门应积极配合内部监督工作，如实提供相关资料和信息，确保内部监督工作的