学院物品采购制度

PAGE学院物品采购制度一、总则（一）目的为规范学院物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各教学单位及附属机构的物品采购活动。物品包括教学设备、办公设备、实验仪器、图书资料、办公用品、后勤物资等各类用于学院教学、科研、管理及服务等工作的物资。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，确保结果公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学院及自身良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院设立采购工作领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。其职责如下：1.审议学院年度采购计划及重大采购项目方案。2.对采购过程中的重大事项进行决策，协调解决采购工作中的争议和问题。3.监督采购制度的执行情况，确保采购活动依法依规进行。（二）采购执行部门学院设立专门的采购部门（如采购中心或后勤管理部门相关科室），负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据学院各部门需求，编制采购预算，制定采购计划。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，选择合适的供应商。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。（三）需求部门学院各部门、各教学单位及附属机构为物品采购的需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的技术参数确定、验收等工作。其职责如下：1.根据本部门工作需要，准确详细地填写采购申请表，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等信息。2.配合采购部门进行市场调研，提供技术支持和专业意见，协助确定采购项目的技术参数和验收标准。3.参与采购项目的验收工作，对采购物品的质量、数量等进行核实确认。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，报采购部门汇总。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行审核，结合学院整体发展规划和资金状况，编制学院年度采购预算方案，提交采购工作领导小组审议。3.经学院批准后的年度采购预算，由采购部门下达给各需求部门执行。（二）预算调整1.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额及调整后的采购内容等，报采购部门审核。2.采购部门审核后，提交采购工作领导小组审批。经批准的预算调整事项，采购部门应及时调整采购计划，并通知相关部门。四、采购方式及流程（一）公开招标1.适用范围：单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的货物、服务采购项目，应采用公开招标方式。2.流程：采购部门在学院官网及相关政府采购信息平台发布招标公告，邀请潜在供应商投标。对报名参加投标的供应商进行资格预审。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.流程：采购部门根据采购项目特点和需求，从符合资格条件的供应商中选择[具体数量]家以上的供应商，向其发出投标邀请书。后续流程与公开招标基本相同，包括资格审查、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的货物、服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.流程：采购部门制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况，综合考虑价格、技术、服务等因素，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的货物、服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.流程：需求部门填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购的原因、拟采购的货物或服务内容、供应商名称等信息，报采购部门审核。采购部门审核后，组织相关专家进行论证，并出具论证意见。将单一来源采购申请及专家论证意见提交采购工作领导小组审批。经批准后，采购部门与供应商协商确定采购价格、合同条款等事项，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.流程：采购部门向[具体数量]家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（六）采购流程通用要求1.采购申请：需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，经部门负责人签字确认后，提交采购部门。采购申请表应详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、用途等信息。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，应提交采购工作领导小组审批。3.采购实施：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和采购文件要求，与供应商进行沟通协商，确保采购工作顺利进行。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。5.验收：采购物品到货后，采购部门应组织需求部门及相关专业人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。6.付款：采购部门根据采购合同约定和验收情况，办理付款手续。付款应严格按照学院财务管理制度执行，确保资金支付安全、合规。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商信息库，对有意向参与学院采购项目的供应商进行登记管理。供应商应具备下列基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。在经营活动中没有重大违法记录。国家法律法规规定的其他条件。2.供应商申请进入信息库时，应提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明、产品质量认证等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，符合条件的纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核。评价方式包括供应商自评、用户评价、采购部门评价等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，在后续采购项目中给予优先考虑；对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，可将其从供应商信息库中删除。（三）供应商淘汰供应商出现下列情形之一的，采购部门应将其从供应商信息库中淘汰：1.提供虚假材料骗取进入供应商信息库的。2.严重违反采购合同约定，给学院造成重大损失的。3.因违法违规行为被相关部门处罚的。4.连续多次评价考核不合格，且拒不整改的。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。2.采购合同应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的（采购物品的名称、规格、型号、数量等）。数量和质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。验收标准和方法。违约责任。解决争议的方法。（二）合同履行1.采购部门和需求部门应按照采购合同约定，履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相应的售后服务。如供应商无法按时交货或提供的货物不符合合同要求，采购部门有权要求供应商承担违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等事项。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划和预算，并按照学院财务管理制度办理相关手续。（四）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、采购申请、审批文件、评标报告、中标通知书、验收报告、付款凭证等。合同档案的保管期限应按照学院档案管理制度执行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学院设立采购监督小组，由纪检监察部门、审计部门及相关职能部门人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。2.采购监督小组应定期对采购制度的执行情况