学校采购询价议价制度

PAGE学校采购询价议价制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本询价议价制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。主要职责包括：1.审议学校采购工作的重大事项，制定采购政策和制度。2.审批采购预算和采购计划。3.对采购项目的采购方式、采购结果等进行决策。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据采购需求，编制采购文件，组织采购活动。3.负责与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的相关事宜，处理采购投诉。5.建立采购档案，保存采购活动的相关资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，由纪检监察部门、审计部门等人员组成。其职责是：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校制度的规定。2.对采购过程进行全程监督，防止违规行为的发生。3.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制各部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制程序进行申报。（二）采购计划制定采购部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定采购计划。采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。采购计划应报采购领导小组审批后实施。四、询价议价程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人签字后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核。审核内容包括采购项目是否符合学校采购政策和预算安排、采购申请材料是否齐全等。审核通过后，将采购申请表提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小进行审批，审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）询价1.选择询价对象：采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道选择不少于三家符合条件的供应商作为询价对象。询价对象应具有良好的商业信誉、较强的经济实力和相应的生产经营资质。2.发出询价文件：采购部门向选定的询价对象发出询价文件，询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、数量、交货时间、交货地点、售后服务等内容，并要求询价对象在规定的时间内报价。3.接收报价：询价对象应按照询价文件的要求，在规定的时间内将报价文件密封送达采购部门。采购部门对报价文件进行登记和整理，确保报价文件的完整性和真实性。（四）议价1.组织议价会议：采购部门根据询价情况，组织询价对象进行议价会议。议价会议应邀请采购监督小组和相关技术专家参加，对采购项目的价格、质量、服务等方面进行综合评审。2.开展议价谈判：在议价会议上，采购人员与询价对象就采购项目的价格、质量、服务等条款进行谈判。询价对象应根据采购方的要求，对报价进行合理说明，并提供相关优惠条件。采购人员应认真听取询价对象的意见，对谈判过程中出现的问题进行记录和协调。3.确定成交供应商：经过议价谈判后，采购部门根据综合评审结果，确定成交供应商。成交供应商应满足采购项目的质量、价格、服务等要求，且报价合理、具有较强的竞争力。采购部门将成交结果报采购领导小组审批。（五）签订合同采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订后，应报采购监督小组备案。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购部门与成交供应商双方签字盖章后生效。合同签订过程中，应严格按照法律法规和学校制度的规定进行，确保合同条款合法、合规、合理。（二）合同履行采购部门和成交供应商应严格履行采购合同约定的各项义务。采购部门应按照合同约定及时支付货款，成交供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付货物或提供服务。在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。（三）合同变更与解除采购合同签订后，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购监督小组备案。（四）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录和保存。采购合同档案应包括合同文本、相关审批文件、往来函件、验收报告等资料，以便日后查阅和审计。六、采购验收（一）验收准备采购项目到货前，采购部门应通知相关部门和人员做好验收准备工作，并明确验收标准和验收程序。验收人员应熟悉采购项目的技术要求和合同约定，确保验收工作的顺利进行。（二）验收实施采购项目到货后，采购部门组织相关部门和人员按照验收标准和验收程序进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、外观等方面，以及工程的质量、进度、安全等方面，服务的质量、效果、满意度等方面。验收过程中，验收人员应认真检查，做好记录，并填写《学校采购验收报告》。（三）验收结果处理1.验收合格：如采购项目验收合格，验收人员在验收报告上签字确认，并报采购部门备案。采购部门按照合同约定支付货款。2.验收不合格：如采购项目验收不合格，采购部门应及时通知成交供应商限期整改或退换货物。成交供应商应在规定的时间内完成整改或退换货物，并重新组织验收。如成交供应商拒绝整改或退换货物，采购部门可依法追究其违约责任。七、采购资金管理（一）资金预算管理采购资金预算应纳入学校年度预算管理，严格按照预算安排执行。采购部门应根据采购合同约定和实际采购进度，及时申请支付采购资金，确保采购资金的合理使用。（二）资金支付管理采购资金支付应严格按照学校财务管理制度的规定进行。采购部门应提交采购合同、验收报告、发票等相关资料，经财务部门审核后，按照规定的程序进行支付。财务部门应加强对采购资金支付的监督，确保资金支付的安全、准确、及时。八、采购信息管理（一）信息发布采购部门应通过学校官网、校内公告栏等渠道，及时发布采购项目信息和采购结果信息，确保采购信息的公开透明。采购项目信息应包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式、采购流程等内容；采购结果信息应包括成交供应商名称及成交金额等内容。（二）信息记录与存档采购部门应建立采购信息档案，对采购项目的申报、审批、询价、议价、合同签订、验收、资金支付等全过程信息进行详细记录和存档。采购信息档案应包括采购申请表、采购审批文件、询价文件、报价文件、议价记录、采购合同、验收报告、发票及支付凭证等资料，以便日后查阅和审计。九、监督与考核（一）监督检查采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购过程是否公开透明、采购结果是否公正合理等方面。对发现的问题，应及时督促采购部门进行整改，并跟踪整改情况。（二）投诉处理学校设立采购投诉邮箱和电话，接受师生员工对采购活动的投诉举报。采购监督小组对收到的投诉举报进行调查核实，如投诉举报属实，应依法依规对相关责任人进行处理，并及时向投诉举报人反馈处理结果。（三）考核评价学校建立采购工作考核评价机制，对采购部门和