学校采购询价管理制度

PAGE学校采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范学校采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购物资和服务符合学校实际需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息公开，接受学校内部监督和社会监督，确保整个过程透明可查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高资金使用效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.学校各部门根据教学、科研、行政等工作需要，填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，还需提交学校相关领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的采购申请后，成立询价小组。询价小组由采购部门人员、使用部门代表、财务人员以及相关专业技术人员组成，但采购部门人员不得担任组长。2.询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格、质量标准、交货时间、售后服务要求、报价要求等内容。3.询价小组通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商库。供应商库应定期更新和维护，确保库内供应商具备良好的信誉、较强的供货能力和合理的价格水平。（三）发出询价函1.询价小组从供应商库中筛选出不少于三家符合条件的供应商，向其发出询价函。询价函应明确采购项目的各项要求，要求供应商在规定时间内以书面形式报价，并提供相关证明材料。2.询价函应注明报价的有效期，一般为[X]个工作日。（四）供应商报价1.供应商收到询价函后，应按照要求认真填写报价单，详细列出所供物资或服务的名称、规格、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容，并加盖单位公章。2.供应商应确保报价的真实性和准确性，不得虚报、瞒报价格或提供虚假信息。如发现供应商有违规行为，将取消其参与本次采购询价的资格，并记录在案。（五）询价评审1.询价小组对供应商的报价进行评审。评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.价格评审：比较各供应商报价的高低，在满足采购需求的前提下，选择价格合理的供应商。价格合理性的判断应综合考虑市场行情、产品成本、质量差异等因素。3.质量评审：根据采购项目的质量要求，审查供应商提供的产品质量证明文件、样品等，评估其产品质量是否符合要求。4.交货期评审：审查供应商承诺的交货期是否满足学校的使用需求，对于紧急采购项目，交货期是重要的评审因素。5.售后服务评审：评估供应商提供的售后服务内容、承诺的响应时间、维修期限等，确保售后服务能够满足学校的实际需要。6.询价小组应按照事先确定的评审标准和方法进行评审，不得擅自改变评审标准或在评审过程中偏袒特定供应商。评审过程应做好记录，包括评审时间、地点、参与人员、评审内容、评审结果等信息。（六）确定成交供应商1.询价小组根据评审结果，编写询价评审报告，推荐成交供应商。成交供应商应是通过综合评审，在价格、质量、交货期、售后服务等方面表现最优的供应商。2.询价评审报告应提交学校采购部门审核，经采购部门负责人签字确认后，报学校相关领导审批。3.学校领导根据审批结果，确定最终成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应明确采购项目的名称、规格、数量、成交价格、交货时间等内容。（七）签订采购合同1.采购部门与成交供应商按照成交通知书的内容，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式及标准、售后服务条款、付款方式等内容。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和学校相关规定。合同签订后，应及时归档保存，作为采购项目执行和监督的依据。三、采购询价监督与管理（一）内部监督1.学校设立采购监督管理部门，负责对采购询价活动进行全程监督。监督部门应定期检查采购询价流程的执行情况，确保采购活动符合本制度及相关法律法规的要求。2.采购部门应定期向学校领导和监督部门汇报采购询价工作进展情况，包括采购申请、询价函发出、供应商报价、评审过程、成交结果等信息，接受学校内部的监督和检查。3.询价小组成员应严格遵守职业道德和工作纪律，不得与供应商串通谋取私利。如发现询价小组成员有违规行为，将依法依规追究其责任。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价结果应作为供应商后续参与学校采购询价活动的重要参考依据。2.对于评价不合格的供应商，应及时从供应商库中剔除，并限制其在一定期限内不得参与学校采购活动。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系。对于表现优秀的供应商，可给予适当的奖励和优先合作机会，鼓励其不断提高服务质量和产品质量。（三）档案管理1.采购部门应建立完善的采购询价档案管理制度，对采购询价活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购询价档案应包括采购申请表、询价文件、询价函、供应商报价单、评审记录、询价评审报告、采购合同等内容。2.采购询价档案的保存期限应符合国家法律法规和学校相关规定，一般为[X]年。档案保存期满后，应按照规定的程序进行销毁或妥善保管。四、采购询价风险防控(一)价格风险1.市场价格波动风险防控：密切关注市场动态，定期收集相关物资和服务的价格信息，建立价格预警机制。对于价格波动较大的采购项目，在询价时可要求供应商提供价格调整条款或采用分批采购、套期保值等方式降低价格风险影响。2.供应商哄抬价格风险防控：在询价前充分了解市场行情，掌握同类产品的合理价格区间。若发现供应商报价异常高于市场水平，可通过扩大询价范围、引入新的供应商竞争等方式，促使价格回归合理水平。（二）质量风险1.供应商产品质量不过关风险防控：在询价文件中明确质量标准和验收要求，并要求供应商提供详细的质量证明文件及样品。采购过程中加强对供应商产品质量的检验和监督，可委托专业机构进行检测，确保所采购物资和服务符合质量要求。2.质量标准变更风险防控：对于因技术进步、教学科研需求变化等导致质量标准变更的采购项目，及时与供应商沟通协商，调整采购合同中的质量条款，确保双方对新的质量标准达成一致，并在采购过程中严格按照新的标准进行验收。（三）交货期风险1.供应商延迟交货风险防控：在采购合同中明确交货期违约责任条款，要求供应商提供详细的生产计划和进度安排。加强与供应商的沟通协调，定期跟踪交货进度，及时发现并解决可能影响交货期的问题。对于重要采购项目，可要求供应商提供履约保证金，以降低延迟交货风险。2.不可抗力因素导致交货期延误风险防控：在采购合同中约定不可抗力条款，明确双方在不可抗力事件发生时的权利和义务。要求供应商在遇到不可抗力因素时及时通知学校，并提供相关证明文件。根据实际情况，协商调整交货期或采取其他合理的解决方案，尽量减少对学校正常工作的影响。五、采购询价相关人员职责（一）采购部门职责1.负责采购询价活动的组织和实施，制定采购询价计划和方案。2.建立和维护供应商库，收集、整理供应商信息。3.编制询价文件，发出询价函，组织询价评审，确定成交供应商。4.与成交供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。5.定期向学校领导和监督部门汇报采购询价工作情况，接受监督检查。(二)使用部门职责1.根据实际工作需要，提出采购申请，明确采购物资或服务的详细要求。2.参与询价文件的编制，提供专业技术支持和使用需求方面的数据及建议。3.协助采购部门进行供应商选择和评审，参与采购合同的验收工作。4.反馈采购物资或服务在使用过程中的问题，配合采购部门做好售后服务工作。（三）财务部门职责1.参与采购询价活动中的价格评审，提供财务专业意见，协助确定合理的采购预算和价格。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式和时间符合学校财务制度和资金安排。3.负责采购资金的支付和核算，对采购资金的使用情况进行监督和管理。（四）监督部门职责1.对采购询价活动进行全程监督，检查采购流程是否合规，制度执行是否到位。2.受理对采购询价活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期开展采购询价工作专项检查，提出改进意见和建议，促进采购询价管理工作不断完善。（五）询价小组成员职责1.熟悉采购项目的需求和要求，参与询价文件的编制工作。2.按照规定的程序和标准，对供应商的报价进