学校采购申请制度

PAGE学校采购申请制度一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各年级因教学、科研、行政、后勤等工作需要进行的物资采购、服务采购等活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。合理性原则：采购申请应根据实际工作需要，合理确定采购物品或服务的规格、数量、质量等要求，避免盲目采购和资源浪费。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购方式和程序，降低采购费用，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息公开透明，接受学校内部和社会的监督。二、采购申请流程1.需求提出各部门、各年级根据教学、科研、行政、后勤等工作实际需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息。对于专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专业人员进行论证，确保采购需求的合理性和必要性。2.部门审核需求部门负责人对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、资金预算等内容。审核通过后，在申请表上签字并加盖部门公章。如采购申请涉及多个部门，需求部门应组织相关部门进行会审，共同确定采购需求和资金分担方式。3.财务审核财务部门对采购申请的资金预算进行审核，确保采购资金来源合法、预算合理。审核通过后，在申请表上签字并加盖财务专用章。对于超过部门预算或学校年度预算的采购申请，财务部门应提出审核意见，报学校领导审批。4.领导审批根据采购申请的金额大小和性质，分别由学校相应领导进行审批。一般采购项目由分管领导审批；重大采购项目（如金额较大的设备采购、工程建设项目等）需经学校领导班子集体研究决定。领导审批通过后，在申请表上签字并注明审批意见。5.采购执行经审批通过的采购申请，由学校采购部门按照相关规定组织实施采购。采购部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适有效的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。在采购过程中，采购部门应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的合法性和公正性。同时，要做好采购文件的编制、发布、评审、合同签订等工作，及时与供应商沟通协调，保证采购任务按时完成。6.验收与付款采购物品或服务到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和采购申请要求，对采购物品的规格、数量、质量、性能等进行逐一核对，确保验收结果真实、准确。验收合格后，验收人员应在《学校采购验收单》上签字确认。对于验收不合格的采购物品，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。财务部门根据采购合同、验收单等相关凭证进行付款审核，审核无误后办理付款手续。符合国库集中支付条件的采购项目，按照国库集中支付制度规定执行；不符合国库集中支付条件的采购项目，由学校财务部门按照学校财务管理制度规定付款。三、采购方式及适用条件1.公开招标适用条件：采购货物或服务达到下列标准之一的，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。采购程序：学校采购部门按照相关法律法规要求，编制公开招标文件→发布招标公告→接受潜在投标人报名→发售招标文件→组织开标、评标、定标→签订采购合同。2.邀请招标适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购程序：学校采购部门确定邀请招标的供应商名单→向被邀请的供应商发出投标邀请书→发售招标文件→组织开标、评标、定标→签订采购合同。3.竞争性谈判适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购程序：学校采购部门成立谈判小组→制定谈判文件→确定参加谈判的供应商名单→组织谈判→确定成交供应商→签订采购合同。4.单一来源采购适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：学校采购部门组织专业人员进行论证，说明采用单一来源采购方式采购的理由和依据→填写《单一来源采购申请表》→报学校领导审批→与供应商协商确定成交价格和合同条款→签订采购合同。5.询价适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购程序：学校采购部门成立询价小组→编制询价文件→确定被询价的供应商名单→向供应商发出询价通知书→供应商报价→询价小组对供应商的报价进行评审→确定成交供应商→签订采购合同。四、采购预算管理1.预算编制各部门应根据本部门年度工作计划和工作任务，结合实际需求，编制本部门年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和资金来源。学校采购部门汇总各部门采购预算，结合学校年度工作计划和财务状况，编制学校年度采购预算草案，报学校领导审批。2.预算执行采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购预算项目和金额。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理相关手续。经批准调整后的采购预算，作为采购活动的依据。3.预算监督学校财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期对各部门采购预算执行情况进行统计分析，确保采购预算严格执行。学校审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，确保采购资金使用合法合规、安全有效。五、采购合同管理1.合同签订采购部门应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。未经法律顾问审查或审查未通过的合同，不得签订。2.合同履行采购合同签订后，采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时交货（提供服务），确保采购项目顺利完成。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货（提供服务）义务，并提供相关的证明文件和资料。如因特殊情况需要变更合同条款，供应商应及时与采购部门协商，并签订书面补充协议进行变更。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面协议进行变更或解除。变更或解除合同的，应按照学校相关规定办理审批手续。因供应商原因导致合同变更或解除的，供应商应承担相应的违约责任，并按照合同约定赔偿学校因此造成的损失。4.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件及相关资料进行整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收单、付款凭证等资料，以便查阅和审计。六、采购监督与检查1.内部监督学校成立采购监督小组，负责对学校采购活动进行监督检查包括采购申请、采购方式选择、采购合同签订、采购验收、付款等环节。监督小组应定期对采购活动进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。学校审计部门负责对采购项目进行审计监督，对采购项目的预算执行情况、资金使用效益、合同履行情况等进行审计检查，确保采购活动合法合规、资金使用安全有效。2.外部监督学校采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对于涉及社会公共利益、公众安全的采购项目，学校应按照相关法律法规要求，进行信息公开，接受社会公众的监督。七、违规处理1.对于在采购活动中违反本制度规定的