学校采购制度管理制度

PAGE学校采购制度管理制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据教学、科研、行政等工作需要，提前编制采购预算草案，明确采购项目、数量、规格、预计金额等内容。2.采购预算应结合学校年度工作计划和财务状况进行编制，确保预算的合理性和可行性。（二）预算审核与调整1.学校财务部门对各部门提交的采购预算草案进行审核，重点审核预算的准确性、合规性和必要性。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交至学校采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购项目，需提交学校领导审批。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，确定合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标应按照相关法律法规规定的程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商报名投标。3.邀请招标应选择不少于三家具备相应资质和能力的供应商发出邀请。4.竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式应严格按照相关规定的程序执行，确保采购过程的合法性和公正性。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核和评估，选择合格的供应商参与采购活动。2.在采购过程中，应要求供应商提供相关证明材料，如营业执照、资质证书等，以确保其具备履行合同的能力。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（五）采购实施1.采购人员按照确定的采购方式和采购合同，组织实施采购活动。2.在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，并做好相关记录，如采购文件、谈判记录、评标报告等。（六）验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查和核对。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。如发现问题，应及时要求供应商整改或退换货物，直至验收合格。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。2.合同条款应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等内容。3.采购合同签订前，应经学校法律顾问审核，避免合同风险。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，应及时办理相关手续，如调整采购预算、结算货款等。五、采购资金管理（一）资金支付1.采购资金应按照采购合同约定的付款方式进行支付。2.付款前，采购管理部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保支付凭证的真实性和完整性。3.财务部门按照学校财务管理制度的规定，办理采购资金的支付手续。（二）资金核算与监督1.财务部门应建立采购资金核算台账，对采购资金的收支情况进行详细记录。2.学校审计部门应对采购资金的使用情况进行审计监督，确保资金使用的合规性和效益性。六、采购档案管理（一）档案收集采购过程中形成的各类文件、资料，如采购申请表、采购合同、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告等，应及时收集整理。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对各类文件资料进行分类、编号、装订。2.采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经批准后在指定地点查阅。2.查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（二）外部监督1.接受教育主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合提供有关资料和情况。2.主动接受社会监督，及时处理供应商和师生的投诉举报。八、责任追究（一）供应商责任1.供应商如有提供虚假材料、骗取中标、不履行合同等违规行为，应按照合同约定承担相应的违约责任。2.情节严重的，将依法追究其法律责任，并禁止其参与学校今后的采购活动。（二）学校工作人员责任1.学校工作人员在采购活动中如有违反本制度规定的行为，应视情节轻重给予批