单位采购询价管理制度

PAGE单位采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范单位采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购物资、服务符合单位实际需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门涉及的各类物资采购、服务采购等询价活动，包括但不限于办公用品、设备器材、维修服务、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受单位内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购询价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定采购询价计划，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。2.组织实施采购询价活动，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。3.向潜在供应商发出询价通知书，接收并整理供应商的报价文件。4.根据询价结果，组织商务谈判，确定最终供应商，并签订采购合同。（二）需求部门1.提出准确、详细的采购需求，包括物资的技术参数、服务的具体要求等。2.协助采购部门进行市场调研，提供相关行业信息和参考意见。3.参与采购询价过程中的技术交流、商务谈判等环节，对采购结果进行确认。（三）财务部门1.参与采购询价计划的审核，从资金预算角度提出意见和建议。2.负责对采购合同的付款条款进行审核，确保资金支付的合理性和合规性。3.对采购资金的使用情况进行监督和核算，确保资金专款专用。（四）审计部门1.对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正。2.对采购合同的签订、执行情况进行审计，防范采购风险。3.对采购过程中发现的违规违纪行为进行调查和处理。三、采购询价流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的《采购申请表》后，成立询价小组。询价小组由采购部门人员、需求部门人员及相关技术专家组成，成员应具备相应的专业知识和技能。2.询价小组对采购项目进行详细的市场调研，了解同类产品或服务的市场价格、质量水平、供应商情况等信息，确定询价范围和询价方式。3.采购部门根据市场调研结果，编制询价通知书。询价通知书应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求、报价要求等内容。（三）询价发出采购部门通过邮件、传真、电话等方式向潜在供应商发出询价通知书，并告知其报价截止时间。询价通知书应确保所有潜在供应商能够在同等条件下获取信息。（四）报价接收1.潜在供应商应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购部门或按照询价通知书要求的方式提交报价。报价文件应包括报价明细、产品规格型号、质量保证措施、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价文件进行登记和编号，检查报价文件的完整性和密封性。如发现报价文件不符合要求，应及时通知供应商补充或修正。（五）询价评审1.询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价的合理性、产品质量、售后服务、交货期等方面。2.询价小组可以采用综合评分法、最低价法等方法进行评审。综合评分法应根据采购项目的特点，设定价格、技术、商务等方面的评分标准，对各供应商的报价文件进行打分，得分最高者为中标候选人；最低价法应以满足询价通知书要求且报价最低的供应商为中标候选人。3.询价小组在评审过程中，如发现供应商的报价存在明显不合理或其他疑问，可以要求供应商进行澄清或说明。供应商应在规定时间内作出书面答复。（六）结果确定1.询价小组根据评审结果，编写询价评审报告，推荐中标候选人。询价评审报告应包括采购项目概况、询价过程、评审情况、推荐意见等内容。2.采购部门将询价评审报告报分管领导审批。分管领导根据评审报告和单位实际情况，确定最终供应商，并下达采购决策。（七）合同签订采购部门与最终供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。四、采购询价相关文件管理（一）采购申请表采购申请表是需求部门提出采购需求的正式文件，应妥善保存，作为采购活动的起始依据。采购申请表应按照年度、类别等进行分类归档，保存期限为[具体期限]年。（二）询价通知书询价通知书是采购部门向潜在供应商发出的正式询价文件，应详细记录询价项目的各项要求。询价通知书应与供应商的报价文件、询价评审报告等一起归档，保存期限为[具体期限]年。（三）报价文件供应商的报价文件是采购询价过程中的重要资料，应按照供应商名称、采购项目等进行分类整理。报价文件应包括报价明细、产品规格型号说明、质量保证措施、售后服务承诺等内容，保存期限为[具体期限]年。（四）询价评审报告询价评审报告是询价小组对供应商报价文件进行评审的结果记录，应详细说明评审过程、评审意见和推荐结果。询价评审报告应与采购合同等相关文件一起归档，保存期限为[具体期限]年。（五）采购合同采购合同是单位与供应商之间的法律约定，应严格按照合同管理规定进行保存。采购合同应按照合同编号、签订时间、供应商名称等进行分类归档，保存期限为[具体期限]年。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价活动进行审计检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、评审过程是否公正、采购结果是否合理等。2.单位内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购询价活动中违规违纪行为的举报。对举报事项应及时进行调查处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）外部监督1.主动接受财政、监察、审计等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购询价活动的有关资料和情况。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在采购询价过程中如有提供虚假材料、串通报价、恶意低价竞争等违规行为，采购部门应取消其参与本次采购项目的资格，并将其列入不良供应商名单。2.对于情节严重的供应商违规行为，单位有权依法追究其法律责任，并要求其赔偿因违规行为给单位造成的损失。（二）单位内部人员违规处理1.单位内部人员在采购询价活动中如有违反本制度规定，存在滥用职权、收受贿赂、泄露采购信息等违规行为，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.对于因违规行为