单位采购询价议价制度

PAGE单位采购询价议价制度一、总则（一）目的为规范单位采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效益，确保采购活动合法、合规、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购项目，包括但不限于办公用品、设备物资、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购程序公正透明，避免歧视和不正当竞争。3.效益原则：通过询价议价等方式，选择性价比最优的供应商和采购方案，实现采购成本的有效控制，提高采购资金使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购信息真实、准确、完整。二、采购询价议价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.审核与批准：采购申请表提交至采购管理部门，采购管理部门对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核。审核通过后，报单位领导审批。对于重大采购项目，需经单位领导班子集体研究决定。（二）询价准备1.成立询价小组：采购管理部门根据采购项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购管理部门人员、需求部门代表、财务部门人员等组成，成员人数一般为三人以上单数。2.制定询价文件：询价小组根据采购项目需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的技术规格、质量要求、商务条款（如交货期、售后服务等）、报价要求等内容。询价文件应明确、具体、完整，确保供应商能够准确理解采购需求。3.确定询价供应商名单：采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，确定询价供应商名单。询价供应商数量一般不少于三家。（三）询价1.发放询价文件：采购管理部门向确定的询价供应商发放询价文件，并要求供应商在规定的时间内提交报价文件。2.供应商报价：供应商应按照询价文件的要求，编制报价文件，明确报价金额、交货期、售后服务等内容，并加盖单位公章。报价文件应密封提交至采购管理部门。3.接收报价文件：采购管理部门在规定的时间内接收供应商的报价文件，并进行登记和整理。（四）议价1.询价小组评审：询价小组对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的报价、技术方案、售后服务等内容，评估供应商的综合实力和性价比。2.议价沟通：询价小组根据评审情况，与供应商进行议价沟通。对于报价过高或不符合采购要求的供应商，询价小组可要求其进行澄清、说明或调整报价。在议价过程中，应保持与所有供应商的平等沟通，确保议价过程公正、透明。3.确定成交供应商：经过询价和议价后，询价小组根据综合评审结果，确定成交供应商。成交供应商应满足采购项目的技术规格、质量要求、商务条款等各项要求，且报价合理、性价比最优。（五）合同签订1.起草采购合同：采购管理部门根据采购项目的要求和成交供应商的承诺，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.审核与签订：采购合同起草完成后，提交至财务部门、法务部门等进行审核。审核通过后，报单位领导审批。单位领导审批通过后，由采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（六）采购验收1.验收准备：采购项目到货前，采购管理部门应通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。需求部门应根据采购合同的要求，制定验收方案，明确验收标准和验收流程。2.实施验收：采购项目到货后，需求部门按照验收方案组织相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收过程中，应严格按照验收标准进行检查，确保采购项目符合合同要求。3.验收报告：验收完成后，需求部门应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收报告经验收人员签字确认后，提交至采购管理部门存档。三、采购询价议价相关职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善单位采购询价议价制度，并组织实施。2.审核采购申请，编制询价文件，确定询价供应商名单。3.组织询价和议价工作，与供应商进行沟通协调，确定成交供应商。4.起草采购合同，组织合同签订、履行和验收等工作。5.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。6.负责采购项目的档案管理，整理和保存采购过程中的各类文件和资料。（二）需求部门职责1.根据工作需要，提出采购申请，明确采购项目的需求和要求。2.参与询价文件的编制，提供技术支持和需求说明。3.协助采购管理部门进行询价和议价工作，提供相关信息和建议。4.负责采购项目的验收工作，按照验收标准进行检查，确保采购项目符合要求。5.对采购项目的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见和建议。（三）财务部门职责1.参与采购项目的预算审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责采购资金的支付审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.对采购项目的成本效益进行分析和评估，为采购决策提供参考。（四）法务部门职责1.审核采购合同，确保合同条款合法合规，保护单位的合法权益。2.参与采购过程中的法律事务处理，提供法律咨询和支持。（五）询价小组职责1.按照本制度的规定，组织开展询价和议价工作。2.对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的综合实力和性价比。3.与供应商进行议价沟通，确定成交供应商，并向采购管理部门提交评审报告。四、采购询价议价监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门定期对采购项目进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.设立举报信箱和举报电话，接受单位内部员工对采购过程中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并按照相关规定进行处理。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为供应商选择和管理的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施进行处理。（三）档案管理1.采购管理部门应建立完善采购档案管理制度，对采购过程中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、询价文件、报价文件（含澄清文件）、议价记录、采购合同、验收报告等。2.采购档案保存期限应符合国家法律法规和单位相关规定要求，确保档案资料的完整性和可追溯性。五、违规处理（一）对违规行为的界定1.在采购询价议价过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：采购人员与供应商串通，谋取不正当利益的。泄露采购信息，给单位造成损失的。违反采购程序，擅自确定供应商或采购价格的。其他违反法律法规和本制度规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，应立即进行调查核实。经查实后，视情节轻重，对相关责任人给予警告、记过、记大过、降级