单位采购内部流程制度

PAGE单位采购内部流程制度总则1.目的本制度旨在规范单位采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，确保单位各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于单位内部各部门及所属单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。3.基本原则合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵守相关行业标准。公平公正原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会。效益原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。诚信原则：采购活动应当建立在诚信的基础上，采购人员和供应商应当诚实守信，履行各自的义务。采购计划管理1.采购需求提出各部门根据工作需要，定期或不定期提出采购需求，并填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。采购需求应当经过部门负责人审核，确保需求的合理性和必要性。2.采购计划编制采购部门根据各部门提交的采购需求申请表，汇总编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。采购计划应当经过采购部门负责人审核，报单位分管领导审批后实施。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需要调整采购计划，采购部门应当及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整的原因、内容、预算金额等情况。采购计划调整申请表应当经过采购部门负责人审核，报单位分管领导审批后实施。供应商管理1.供应商选择采购部门应当建立供应商信息库，收集、整理、更新供应商的基本信息、经营状况、信誉情况等资料。采购部门根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商，并进行实地考察或资质审核。对于重要采购项目，采购部门应当组织相关部门和人员进行综合评审，确定供应商名单。2.供应商评价采购部门应当定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，填写《供应商评价表》。供应商评价结果应当作为供应商选择、采购合同签订、货款支付等的重要依据。3.供应商淘汰对于评价结果不合格的供应商，采购部门应当及时将其从供应商信息库中删除，并停止与其合作。采购部门应当定期对供应商信息库进行清理，淘汰不符合要求的供应商。采购方式管理1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应当按照以下程序进行：编制招标文件；发布招标公告；获取招标文件；编制投标文件；提交投标文件；开标；评标；定标；签订合同。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应当按照以下程序进行：确定邀请供应商名单；编制招标文件；发出投标邀请书；获取招标文件；编制投标文件；提交投标文件；开标；评标；定标；签订合同。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应当按照以下程序进行：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请供应商名单；谈判；确定成交供应商；签订合同。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购得到的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应当按照以下程序进行：成立采购小组；确定供应商；协商价格和合同条款；签订合同。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应当按照以下程序进行：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；询价；确定成交供应商；签订合同。采购合同管理1.合同签订采购部门应当在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。采购合同应当采用书面形式，并由双方法人代表或授权代表签字（章）确认。2.合同履行采购部门应当按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款，并督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商应当按照采购合同的约定，按时、按质、按量交付货物或提供服务，并提供相应的发票和证明文件。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因工作需要或其他原因需要变更合同内容，采购部门应当及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应当明确变更的内容、原因、时间、双方的权利和义务等内容。4.合同终止在采购合同履行完毕或出现法定终止情形时，采购部门应当及时与供应商办理合同终止手续。合同终止后，双方应当按照合同约定进行结算和清理，并妥善保管相关资料。采购验收管理1.验收准备采购部门应当在采购合同约定的交货期前，通知相关部门和人员做好验收准备工作。验收人员应当熟悉采购项目的技术要求、质量标准和验收程序，准备好验收所需的工具和资料。2.验收实施供应商交货后，采购部门应当及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应当按照采购合同的约定和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对和检验。验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收人员应当及时记录，并要求供应商限期整改或退换货物。3.验收报告验收结束后，验收人员应当填写《采购验收报告》，详细说明验收情况、验收结果、存在问题及处理意见等内容。采购验收报告应当由验收人员签字确认，并加盖单位公章。4.验收资料归档采购部门应当将采购验收报告及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。采购付款管理1.付款申请供应商交货并验收合格后，采购部门应当及时填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、合同金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容。采购付款申请表应当经过采购部门负责人审核，报单位分管领导审批后实施。2.付款审核财务部门应当对采购付款申请表进行审核，核实采购项目的真实性、合法性、合规性及合同履行情况等。财务部门审核无误后，按照单位财务管理制度的规定办理付款手续。3.付款方式采购付款方式应当根据采购合同的约定和单位财务管理制度的规定确定，一般包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等方式。对于金额较大的采购项目，应当采用银行转账等安全可靠的付款方式。采购监督管理1.内部监督单位内部审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。单位纪检监察部门应当对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的