《信息技术基础教程（下）》-第1章Office概述

1.1Office2010简介随着科学技术的不断发展，电脑已经普及到了各家各户，人们在工作中也普遍使用电脑进行办公。无论是企、事业单位还是政府机关，每天都会涉及办公文件的使用。利用电脑办公不仅能提高工作效率，还能最大限度地共享有用的资源，节约成本。MicrosoftOffice2010是微软推出的最新办公软件，它为MicrosoftWindows和AppleMacintosh操作系统而开发。与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于互联网的服务，其中包括Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等多个实用组件，用于制作具有专业水准的文档、电子表格和演示文稿，以及进行数据库的管理和邮件的收发等操作。下一页返回1.1Office2010简介MicrosoftOffice2010共有6个版本，分别是初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业高级版，此外，还推出了Office2010免费版本，其中仅包括Word和Excel应用。除了完整版以外，微软还发布了针对Office2007的升级版——Office2010。Office2010可支持32位和64位WindowsVista及Windows7，仅支持32位WindowsXP，不支持64位XP。Office2010中主要组件介绍如下：MicrosoftWord2010是文字处理软件，它被认为是Office的主要程序。它是图文编辑工具，提供文档格式设置工具，利用它还可更轻松、高效地组织和编写文档，如海报（如图1−1所示）、信函、论文、报告和流程图（如图1−2所示）等。上一页下一页返回1.1Office2010简介MicrosoftExcel2010是表格数据处理程序，用来执行计算、分析信息及可视化电子表格中的数据（如图1−3和图1−4所示），是进行数字和预算运算的软件程序。可以通过分析、管理和共享信息，从而帮助用户做出更好、更明智的决策。全新的分析和可视化工具可帮助跟踪和突出显示重要的数据趋势，可以将文件上传到网站并与其他人同时在线协作。无论是要生成财务报表还是管理个人支出，使用Excel2010都能够更高效、更灵活地实现。上一页返回1.2启动与退出应用程序1.2.1启动应用程序在Windows操作系统中启动Office2010的方法与启动其他软件的方法一样，其方法分别介绍如下。①通过“所有程序”启动：选择“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”命令，在弹出的子菜单中选择需要启动的Office程序，如图1−5所示。②通过“桌面快捷方式图标”启动：如果桌面上有这些程序的快捷方式图标，双击快捷方式图标即可。③通过“运行”命令启动：选择“开始”→“运行”后，在打开的对话框中输入“Winword”“excel”或“powerpnt”。④双击文档启动：在打开的窗口中双击Office文件图标，如.docx、.xlsx、.pptx等类型的文件图标，启动程序，同时打开该文件。下一页返回1.2启动与退出应用程序1.2.2退出应用程序当不再需要使用Office2010的某个组件时，应退出应用程序，以减少对系统内存的占用。退出Office2010的常用方法有如下4种：①单击标题栏右边的“关闭”按钮，可以快速退出应用程序。②单击左上角的控制菜单图标，在弹出的窗口控制菜单中选择“关闭”命令。③选择“文件”菜单，再单击左侧菜单中的“退出”命令，即可退出该程序。④按下Alt+F4组合键即可退出程序。上一页返回1.3Office2010各组件的工作界面许多应用软件都共享一些相同的元素，不管其是Microsoft还是其他软件商的产品。Windows设定的统一标准可以帮助读者节省学习应用软件的时间。启动任何一个Office软件，均可见到类似风格的操作界面。1.3.1MicrosoftWord2010Word2010用于制作和编辑办公文档，通过它不仅可以进行文字的输入、编辑、排版和打印，还可以制作出图文并茂的各种办公文档和商业文档，并且使用Word2010自带的各种模板，还能快速地创建和编辑各种专业文档。当Word被启动时，一个新的文件将自动生成，默认文件名为文档1.docx。Word窗口中的一些组成元素如图1−7所示。下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面1.快速访问工具栏在该工具栏中集成了多个常用的按钮，使用户快速启动经常使用的命令。默认情况下，“快速访问工具栏”中只有数量较少的命令，单击旁边的“自定义快速访问工具栏”按钮，用户可以根据需要对工具按钮进行添加和更改。若想添加更多的命令，操作步骤如下。步骤1：打开Word2010文档窗口，单击“文件”选项卡，选择“选项”命令。步骤2：在打开的“Word选项”对话框中，切换到“快速访问工具栏”选项卡，然后单击“从下列位置选择命令”列表中需要添加的命令，并单击“添加”按钮即可。上一页下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面2.“文件”菜单按钮提供多个对文件的常用操作，如“保存”“打开”“新建”等。3.选项标签单击选项标签即可打开该功能区的各个常用操作按钮。4.功能区功能区中有很多选项标签。每一个功能区选项卡包含多个功能区组，每个功能区组有许多常用操作按钮。单击功能区组右下角选项按钮，可打开相应对话框。5.状态栏显示正在编辑的文档的相关信息。6.视图按钮可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合要求。上一页下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面7.标题栏位于窗口的正上方，用于显示当前应用程序名称和当前文档的名称。8.折叠按钮单击功能区右上角折叠按钮可控制功能区隐藏或显示。9.帮助按钮单击可打开相应的Word帮助文件。10.标尺用英寸或其他度量单位标记的屏幕刻度尺，用于更改段落缩进、设置制表位、重设页边距及调整列宽。11.文档编辑区Word界面中的大块空白部分是编辑区域，在此区域可进行文档的输入、删除、修改等操作。上一页下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面1.3.2MicrosoftExcel2010Excel2010用于创建和维护电子表格，通过它还可以对表格中的数据进行计算、统计等操作，甚至能将表格中的数据转换为各种可视性图表显示或打印出来，方便对数据进行统计和分析。当Excel被启动时，一个新的工作簿文件将自动生成，默认文件名为Book1.xlsx。Excel窗口中的组成元素如图1−8所示。Excel窗口组成与Word类似的地方不再赘述，此程序特有的窗口组区域是编辑区和工作区两个部分。编辑区：编辑区由名称框、编辑按钮和编辑栏三部分组成，主要用于显示和编辑当前活动单元格中的数据或公式。将鼠标指针定位到编辑栏中或双击某个活动单元格时，将激活编辑按钮，其中“取消”按钮用于取消输入内容；“输入”按钮用于确认输入内容；fx为“插入函数”按钮，用于打开“插入函数”对话框，并通过该对话框向当前单元格中插入需要的函数。上一页下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面工作区：工作区是Excel最重要的区域之一。整个工作区的主要元素包括列标、行号、单元格、水平滚动条、垂直滚动条和工作表标签。列标和行号用于确定当前单元格的位置，如A1单元格即表示该单元格位于第A列第1行；工作表标签用来显示和管理工作表的对象；工作表标签按钮组用于切换工作表；水平/垂直滚动条用于查看工作区中未显示完全的内容。1.3.3MicrosoftPowerPoint2010PowerPoint2010是一个制作专业幻灯片且拥有强大的制作和播放控制功能的软件，用于制作和放映演示文稿，利用它可以制作产品宣传片、课件等资料。在其中不仅可以输入文字、插入表格和图片、添加多媒体文件，还可以设置幻灯片的动画效果和放映方式，制作出内容丰富、有声有色的幻灯片。PowerPoint被启动时，一个新的幻灯片将自动生成，默认文件名为“演示文稿1”。PowerPoint窗口中的一些组成元素如图1−9所示。上一页下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面1.3.4MicrosoftAccess2010Access2010是一个设计和管理数据库的办公软件。通过它不仅能方便地在数据库中添加、修改、查询、删除和保存数据，还能根据数据库的输入界面进行设计，以及生成报表，并且支持SQL指令。Access被启动时，系统不会自动创建空白数据库，需要用户自行新建。如果新建空数据库，系统将自动创建一张空表。默认数据库名为“Database1”，默认表名为“表1”。Access窗口中的一些组成元素如图1−10所示。用Access2010打开数据库文件后，其工作界面除了与Word2010、Excel2010等组件共有的组成部分外，独有的组成部分主要包括导航窗格和选项卡式文档区，其作用分别介绍如下。上一页下一页返回1.3Office2010各组件的工作界面导航窗格：在打开或创建新数据库时，导航窗格中将显示数据库中各对象的名称，相当于早期版本的Access中所用的数据库窗口。在导航窗格中双击某个对象，便可在右侧的选项卡式文档区中打开该对象。单击导航窗格上方的按钮，在弹出的下拉菜单中可以选择Access对象的浏览方式，默认为“数据库名+导航”的浏览方式，如选择“对象类型”命令，则导航栏中将以类型为依据对各对象进行分类。选项卡式文档区：这是Access2010与其他Office组件及Access早期版本的最大不同之处，每次打开数据库文件中的一个对象时，就会在选项卡式文档区出现该对象窗口的选项卡，选择不同的选项卡，就可以在不同的对象窗口之间进行切换。在某个选项卡上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令，即可对该对象进行保存、关闭和视图切换等操作。单击选项卡右侧的按钮，可以关闭当前对象窗口。上一页返回1.4Office2010的基本操作Office2010中各组件功能不同，但在界面和操作上有共同部分，如对文件的打开、新建、保存、关闭等操作基本相同，现以Word2010为例进行介绍。1.4.1打开文档对于已有文档，用户可以随时将其打开并进行进一步的处理。打开文档，可以使用下列方法之一。方法一：进入该文档的存放路径，再双击文档图标即可将其打开。方法二：在Word窗口中选择“文件”选项卡的“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中找到需要打开的文档并将其选中，然后单击“打开”即可。方法三：Word窗口中，按Ctrl+O组合键。下一页返回1.4Office2010的基本操作1.4.2新建文件在Office2010中新建文件包括如下几种常见的方式：新建空白文件、根据模板创建文件、利用快捷菜单等。下面以Word2010中创建文档为例，操作方法如下：1.新建空白文档方法一：启动Word2010程序，系统自动创建一个名为“文档1”的空白文档。方法二：Word窗口中，按Ctrl+N组合键。方法三：选择“文件”菜单下的“新建”命令。方法四：单击快速访问工具栏中的（新建空白文档）按钮。上一页下一页返回1.4Office2010的基本操作2.利用模板创建新文档在Word2010中存在预先设置好内容格式及样式的特殊模板，利用这些模板，可快速创建各种专业的文档。有三种方式可以获取模板文件：第一种是样本模板，它是Word程序自带的模板，如博客文章、书法字帖、最近打开的模板、样本模板等；第二种是我的模板，它是把用户自己创建的文件保存成模板；第三种是从O中下载模板，如会议议程、证书、奖状和名片等。利用模板创建文档的方法是：选择“文件”→“新建”命令，在右窗格“可用模板”列表中选择合适的模板，如图1−11所示，并单击“创建”按钮。同时，用户也可以在“O模板”区域选择合适的模板，并单击“下载”按钮。上一页下一页返回1.4Office2010的基本操作1.4.3关闭与保存文件在编辑文档过程中，要注意保存文档内容，避免因电脑关机、程序出错等因素造成数据丢失等不必要的损失。完成文档的创建或编辑，并保存所做的工作后，即可关闭该文档。①关闭文档但不退出Word应用程序的方法通常包括如下几种。方法一：选择“文件”选项卡，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。方法二：按Ctrl+W组合键。②如果要在关闭当前文档的同时，退出Word2010应用程序，通常可以通过如下几种方法来实现。方法一：直接单击应用窗口右上方的“关闭”按钮。方法二：选择“文件”选项卡，在弹出的菜单中选择“退出”命令。方法三：按Ctrl+F4组合键。上一页下一页返回1.4Office2010的基本操作③保存文件可以使用下列方法之一：方法一：选择“文件”→“保存”（或“另存为”）命令。方法二：单击快速访问工具栏中的保存按钮。方法三：按Ctrl+S组合键。1.保存新建的文档如果文档是第一次保存，会弹出“另存为”对话框，如图1−12所示。首先在“另存为”对话框的左侧窗格中选择保存位置，然后输入文件名（Word软件会自动将文档中的第一行填充到“另存为”对话框的“文件名”文本框中，将其默认为文件标题）。用户可以直接输入新文件名，以覆盖默认文件名，也可以对其进行修改，如图1−12所示。文件名最大允许长度为255个字符，包括驱动器的名称和路径，命名时要考虑文件名的描述性，以便对文件进行管理。再选择保存类型，默认是Word文档（*.docx）。上一页下一页返回1.4Office2010的基本操作2.保存已有文档文档被修改后，需要重新保存。进行保存时，不再出现“另存为”对话框，文件会直接用原来的文件名保存在原来的地方。这样做可以将最新的更改保存到原有文件中。如果希望用一个不同的文件名保存文件，保留原文件不变，可使用“文件”菜单中的“另存为”命令，再次调出“另存为”对话框。1.4.4文档保存并发送在线协作是Office2010的重点努力方向，也符合当今办公趋势。当文件创建完成后，为便于内容的共享和分发，可以将其以电子邮件的形式发送。Office2010具有发送电子邮件的功能，只要填写好了收件人地址、邮件主题等信息，然后编辑好邮件的内容即可。操作方法如下。上一页下一页返回1.4Office2010的基本操作步骤1：单击“文件”菜单，选择“保存并发送”。步骤2：选择“使用电子邮件发送”，如图1−13所示。步骤3：若选择“作为附件发送”，添加收件人后，选择发送即可，如图1−14所示。若选择以PDF形式发送，Word会将文档发布成PDF格式，然后再添加到附件中，如图1−15所示。若选择以XPS形式发送，则文档可转换成XPS格式。1.4.5文件的密码设置在Office2010中，用户可为文档设置密码，以防他人打开或修改。设置打开文档密码的操作步骤如下。上一页下一页返回1.4Office2010的基本操作步骤1：单击“文件”选项卡→“信息”命令，窗口中间会出现与文档有关的信息选项。步骤2：单击窗口中的“保护文档”按钮→“用密码进行加密”命令，打开“加密文档”对话框。步骤3：在“加密文档”对话框的“密码”文本框中输入密码，“确认”后再次输入确认密码，如此，当用户打开该文档时，需要输入正确的密码。上一页返回1.5Office2010的新增功能MicrosoftOffice2010提供了一些更丰富和强大的新功能，让用户可以在办公室、家里或学校通过计算机、基于WindowsMobile的Smartphone或Web浏览器高效地工作。借助易于使用的增强工具、可自定义的模板、配色方案和照片编辑功能，有创造性地快速抓住观众的注意力，用自己的观点打动他们。利用PowerPoint、Word、OneNote和Excel之间的共同创作体验，可以同时与不同位置的人合作。Office2010提供了更多选择，几乎可以从任何位置访问文件，确保用户按照日程安排完成工作。1.5.1自定义功能区在Office2010窗口上方，那些看起来像菜单的名称其实是功能区的名称，单击这些名称并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同，又分为若干个组，每组中有很多命令按钮。下一页返回1.5Office2010的新增功能1.功能区通用操作在功能区中，通过单击选项卡，可以切换至相应的选项组中，在组中单击命令按钮即执行相应的操作。2.使用快捷键访问功能区系统允许用户使用快捷键访问功能区，具体做法是：按下Alt键并松开，系统会显示快捷键提示，按照提示按键，即可访问相应的功能。3.自定义功能区在Office2010中，功能区不仅变得更加强大和智能，也变得更加人性化。其中一个特点便是拥有了自定义功能。用户可以根据自己的需要调整工具栏按钮，可以自定义功能区、工具选项卡、快速访问栏等。在每个Office2010应用程序中，都可以创建自定义功能区选项卡，以保存在某些情况下最需要且最常用的所有功能。上一页下一页返回1.5Office2010的新增功能步骤1：单击“文件”选项卡，然后选择“选项”。步骤2：在“选项”对话框中，单击“自定义功能区”，然后单击靠近对话框底部的“新建选项卡”。步骤3：在“选择命令”列表中，从默认的常用命令列表中选择所需命令，或使用下拉箭头从所有命令中选择。选择最常用的命令，单击“添加”，将其逐个添加到新选项卡中。4.隐藏功能区解决Office隐藏功能区的3种方法如下。方法一：在功能区空白位置，右键单击，选择最小化功能区。方法二：单击窗口右上角的“^”图标，单击一次可以使功能区最小化，再次单击又恢复正常状态。方法三：按快捷键Ctrl+F1。上一页下一页返回1.5Office2010的新增功能1.5.2自定义快速访问工具栏自定义快速访问工具栏的方法如下。方法一：单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具”按钮，从下拉菜单中选择“其他命令”命令，从而弹出“Word选项”对话框，如图1−16所示。选择“Word选项”对话框左侧的“快速访问工具栏”选项，单击“从下列位置选择命令”下拉按钮，从中选择要添加的命令。单击“添加”按钮，即可将该命令添加到右侧的列表中。方法二：单击“文件”→“选项”→“Word选项”→“快速访问工具栏”选项，单击“从下列位置选择命令”下拉按钮，从中选择要添加的命令。单击“添加”按钮，即可将该命令添加到右侧的列表中。方法三：右键单击该命令，然后单击快捷方式菜单上的“添加到快速访问工具栏”。上一页下一页返回1.5Office2010的新增功能若要从快速访问工具栏中删除命令，只需右键单击该命令，然后单击“从快速访问工具栏删除”。在功能区或者快速访问工具栏区域右键单击，从弹出菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，快速访问工具栏将被移动到功能区的下方，如图1−17所示。1.5.3新增美编功能新版Office持续加强文件美工设计方面功能，也可以对文本应用格式设置，以便与图像实现无缝混合；还可以将图片套用滤镜特效，如笔触效果、水波效果；或是直接给文字加上边框、阴影、光晕等效果，让文件、简报效果看起来更丰富。上一页下一页返回1.5Office2010的新增功能还有一个相当有趣的功能，就是2010版的Office加入了图形处理时常用的去除背景功能。这种去背景功能相当容易使用，可以轻松实现抠图操作。不过面对复杂的图片时，效果就不是那么好了，毕竟不如专业绘图软件提供的魔术棒、套索工具等功能。SmarArt是Office2007引入的一个很酷的功能，可以轻松制作出精美的业务流程图，而Office2010在现有类别下增加了大量新模板，还新添了数个新的类别。可以从SmartArt图形中选择，以在数分钟内构建令人印象深刻的图表。SmartArt中的图形功能同样也可以将列出的文本转换为引人注目的视觉图形，以便更好地展示创意。利用新增的SmartArt图形图片布局，可以使用照片或其他图像来讲述故事，只需在图片布局的SmartArt形状中插入图片即可。每个形状还具有一个标题，可以在其中添加说明性文本。上一页下一页返回1.5Office2010的新增功能1.5.4屏幕截图功能Windows7自带了一个简单的截屏工具，Office2010的Word、PowerPoint等组件里也增加了这个非常有用的功能。在插入标签里可以找到屏幕截图，支持多种截图模式，特别是