应用文写作技能与规范课件 第三章-书信类文书

第三章日常文书开场白日常文书，是党政机关、企事业单位、社会团体或个人在日常工作和生活中广泛使用的，用来沟通信息、联络感情、表达意愿的实用文书。日常文书虽然不像党政机关公文那样具有法定的规范格式，但也自有约定俗成的格式和特点。第三章日常文书第一节书信类文书第二节求职类文书第三节演说类文书主要内容第三章日常文书1．了解日常文书的含义和功能。2．掌握书信类文书的写作方法和格式要求。3．熟练掌握求职类文书的写作技巧。4．了解演说类文书的结构和语言特点，并能撰写得体的演讲稿。本章学习目标书信是生活、学习和工作中普遍使用的一类应用文，是人们在社会生活中广泛使用，不可缺少的交际工具。用于向家人、同志、亲友问候，交流思想、联系事情、讨论问题的称为一般书信；用于礼仪交往、联系工作的称为专用书信。专用书信用于礼仪交往、联系工作，具有一定的使用范围和特定格式。常见的专用书信有申请书、贺信、介绍信、证明信、慰问信、表扬信、倡议书、建议书、邀请书、聘请书、捐赠书等。下面介绍几种常用的书信及其写法。引言第一节书信类文书1．申请书的含义及分类申请书是个人或集体向上级组织或有关部门表达愿望、提出请求时所写的一种专用书信。根据内容和目的，申请书大致可以分为以下三类：思想政治类，如《入党申请书》《入会申请书》等；学习工作类，如《奖学金申请书》《缓考申请书》《××科研项目申请书》《工作调动申请书》等；日常生活类，如《助学贷款申请》《补办学生证申请》等。一、申请书第一节书信类文书2．申请书的写法从内容上看，申请书内容单一，主题明确，一般一事一书。从结构上看，申请书的格式一般比较固定，申请书由标题、称谓、正文、结语、落款五个部分组成。一、申请书第一节书信类文书（1）标题。申请书的标题有两种形式：一是只写“申请书”三个字；二是由申请事项和文种构成，如《入党申请书》。（2）称谓。书信的称谓，也叫“受文对象”“抬头”等，在标题下一行顶格处写出接受申请书的组织、单位、团体的名称或有关人员的姓名，如“尊敬的学校领导”“××公司人力资源部负责人”等。一、申请书第一节书信类文书（3）正文。书信的正文一般包括三个部分：一是开头部分，简要交代申请人的基本信息或情况；二是主体部分，要真实、充分、有条理地写明申请的依据和理由，然后提出要申请的内容；三是结尾部分，围绕所申请的事项，写出相应的保证或相关说明。一、申请书第一节书信类文书（4）结语。长期以来，书信类文书的结束语形成了一些习惯用语。在正文之后，独立成段写上习惯用语、表示感谢或祝颂的言辞，如“特此申请”“敬请领导批准”等。（5）落款。即署名署时，写明申请人姓名或申请单位名称（盖章），在署名下方写上成文日期或提交申请的日期。日期要确切，具体到年月日。一、申请书第一节书信类文书案例分析详见教材一、申请书第一节书信类文书1．证明信的含义及用途证明信是以党政机关、企事业单位、社会团体或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信也称作“证明”。写证明信必须对被证明的人或事了解清楚，如实证明。措词要肯定、确切。二、证明信第一节书信类文书2．证明信的写法（1）标题。有两种写法：一是直接写“证明信”或“证明”；二是由事由和文种名构成，如《关于××同学在学期间现实表现的证明》。（2）称谓。写受文单位名称或受文个人的姓名和称呼，后加冒号。有些供有关人员外出活动而证明其身份的证明信，因没有明确的受文对象，称谓部分可以不写。二、证明信第一节书信类文书（3）正文。正文要针对对方所要求的证明事项来写，需要证明什么就证明什么，无关的无须写出。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份及其在此事件中的地位、作用和事件本身的前因后果。二、证明信第一节书信类文书（4）结语。另起一行写上“特此证明”，也可写在正文结尾处。（5）落款。另起一行，在正文右下方写上证明单位或个人的姓名，成文日期写在署名下方。成文后，由证明单位或证明人加盖印章或签名，否则证明信无效。二、证明信第一节书信类文书案例分析详见教材二、证明信第一节书信类文书1．邀请信的含义及用途邀请信是一种专用书信，由党政机关、企事业单位、社会团体或个人发出，旨在邀请相关人士前往特定地点参加会议、学术讲座、庆典活动、婚礼或葬礼等社交及公务活动。有时又叫“邀请函”“邀请书”“请柬”等。这里的邀请函不同于党政机关公文中的公函，在法定效力和行文要求上有所不同。三、邀请信第一节书信类文书2．邀请信的写法邀请信的结构由标题、称谓、正文、结语、落款五个部分组成。（1）标题。有两种写法：一是直接写“邀请信”或“邀请函”；二是由事由和文种构成，如《关于出席××会议的邀请函》。（2）称谓。在标题下一行顶格写称谓，写被邀请的单位或个人的姓名和称呼，后加冒号。三、邀请信第一节书信类文书（3）正文。正文通常要求写出举办活动的背景、目的、时间、地点、内容、方式、邀请对象以及需要邀请对象所做的工作等。活动的各种事宜务必在邀请信中写周详。如果邀请了外地来宾，在正文之后可将报到地点、食宿安排、接站安排、乘车线路等信息告知受邀方。三、邀请信第一节书信类文书（4）结语。另起一行，写上“敬请光临”“欢迎光临”“敬请莅临指导”等，也可直接写在正文结尾处。（5）落款。另起一行，在正文右下方写上发出邀请的单位名称或个人姓名，成文日期写在署名下方。若邀请方是单位，还应加盖印章。三、邀请信第一节书信类文书案例分析详见教材三、邀请信第一节书信类文书1．贺信的含义及用途贺信是党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其他集体或个人取得的成就、获得某一职位、组织的成立、纪念日期等表示祝贺的一种专用书信。贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作出贡献的一种常用形式，它还兼有表示慰问和赞扬的功能。以函件形式送达的贺词叫作贺信，借助电报发出的贺词通常称作贺电。四、贺信第一节书信类文书2．贺信的写法由标题、称谓、正文、结语、落款五部分组成。（1）标题。贺信的标题可直接写成“贺信”，也可由发信单位或个人名称、庆贺的事由和文种构成。（2）称谓。在标题下一行顶格写称谓，后加冒号。如果受信方是会议或单位，要用全称或规范化简称；如果受信方是个人，应在姓名前冠以敬词，姓名后加称呼，如“尊敬的××先生”。四、贺信第一节书信类文书（3）正文。贺信的正文一般包括以下内容：第一段往往开门见山写明谁对谁表示祝贺；然后概述对方取得的成绩或作出的贡献等值得祝贺的事由或原因；还可回顾双方的合作关系，展望未来合作前景，表达良好的祝愿等。（4）结语。结语写上表示祝贺、祝愿的话，如“预祝本次大会取得圆满成功”“祝您取得更大的成绩”等。（5）落款。在正文右下方署名署时。四、贺信第一节书信类文书案例分析详见教材四、贺信第一节书信类文书1．倡议书的含义及用途倡议书是由党政机关、社会团体、企事业单位或个人发起，旨在呼吁公众关注某一社会问题、倡导某种行为或理念、动员社会各界积极参与某项公益活动的一种公开文书。五、倡议书第一节书信类文书2．倡议书的写法倡议书一般由标题、称谓、正文、结束语、落款等部分组成。（1）标题。有两种常见写法：一是直接以“倡议书”为题；二是由倡议内容和文种构成，如《关于倡导绿色出行共建美好家园的倡议书》。五、倡议书第一节书信类文书（2）称谓。在标题下一行顶格书写，明确倡议面向的群体，如“全校师生员工”“广大市民朋友”等，后加冒号。若倡议书面向全社会，可直接使用“亲爱的朋友们”等泛称。（3）正文。正文部分通常包括倡议背景（目的、原因）、倡议内容、行动呼吁等。五、倡议书第一节书信类文书①倡议背景：开头部分简要介绍倡议的背景，包括当前面临的问题、倡议提出的缘由及紧迫性等，为后续倡议内容铺垫。②倡议内容：详细阐述倡议的具体事项，包括倡议的核心理念、目标、实施步骤、预期效果等，内容应具体、明确，便于理解和执行。③行动呼吁：在倡议内容之后，以强烈的情感色彩和鼓动性的语言，直接呼吁受众采取行动，参与倡议活动，强调每个人的行动对实现倡议目标的重要性。五、倡议书第一节书信类文书（4）结束语。另起一行，以鼓舞人心的话语作为结语，如“让我们携手并进，共创美好未来！”“期待您的加入，共同书写新篇章！”等，增强倡议书的感染力和号召力。（5）落款。在正文右下方署名署时。若为单位发起，应加盖单位公章，以示正式。【案例分析】见教材五、倡议书第一节书信类文书一、收发信函的礼仪规范扫码看资料——常用客套用语精粹【写作攻略】第一节书信类文书一、收发信函的礼仪规范1．撰写纸质信函的礼仪我们辑录了一些常用客套用语，有些客套用语主要用于书面信函，使用时需注意场合、环境、对象。对大学生而言，在人际交往中适当地巧用书信，讲究书信礼仪，并不意味着落伍与守旧，而是一种知书达礼的体现。【写作攻略】第一节书信类文书1．撰写纸质信函的礼仪作为收信方，我们也需要注意一些礼仪。一要守法，任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是违法的。二要注意保管，未经发信人许可，不要随便将对方的来信公开或传阅。三要即复，当收到他人来信时，需要答复的，要尽快回复对方来信，及时复信不仅仅是对对方的尊重，也是做人做事应当具备的一种美德。【写作攻略】第一节书信类文书2．发送电子邮件的礼仪随着信息技术的发展，电子邮件已成为现代学习和工作中不可或缺的通信工具。然而，许多人在发送邮件时忽略了行文格式与通信礼节，这不仅影响信息传递的效率，还可能损害个人形象。以下是一些发送电子邮件时应遵循的基本礼仪：【写作攻略】第一节书信类文书2．发送电子邮件的礼仪（1）邮件主题明确。（2）邮件正文完整。（3）邮件篇幅适宜。（4）注意信息安全。【写作攻略】第一节书信类文书二、书信文书的书写规范书信文书，作为人际交往的重要载体，其书写格式和结构布局不仅关乎信息的准确传达，更体现了书写者对收信人的尊重与礼貌。无论是传统的纸质书信，还是现代的电子邮件，遵循一定的书写规范都是十分必要的。下面介绍比较规范的做法。【写作攻略】第一节书信类文书（1）用好称谓和问候语。选择恰当的称谓语，能够准确表达发信人对收信人的身份认知和尊重程度。紧接着，写上一两句简短而温馨的问候语，营造出和谐的交流氛围。虽然现代社会快节奏的生活方式让我们不必刻意仿古，使用过于烦琐的谦词和敬语，但基本的称谓语和问候语仍然是不可或缺的，这是人际交往中最基本的礼仪体现。【写作攻略】第一节书信类文书（2）正文段落安排合理。在撰写正文时，我们应注意分段，使层次更加清晰，便于收信人抓住重点，理解发信人的意图。每个自然段要左空二字，这不仅便于阅读和理解，更体现了书写者的严谨态度。正文内容的结构也需逻辑清晰、条理分明，确保信息传递的准确性和有效性。【写作攻略】第一节书信类文书（3）结束语、祝颂语不可或缺。在结束语部分，按照书信惯