华为行政采购制度

PAGE华为行政采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范华为公司行政采购活动，确保采购工作的合规性、高效性和经济性，满足公司日常运营和发展的行政需求，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于华为公司总部及各分支机构的行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、物业管理、车辆租赁、行政服务外包等与行政运营相关的采购事项。（三）基本原则1.合规性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及公司内部的各项规章制度，确保采购行为合法合规。2.效益性原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，降低采购费用，提高资金使用效率。3.公正性原则采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，避免不正当竞争，确保采购结果的公正性。4.透明性原则采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门的审计，确保采购过程的透明度。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大行政采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等，其职责是审议采购项目的必要性、预算、采购方式、供应商选择等重大事项，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行部门公司行政部门为行政采购的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据公司行政需求，编制采购计划和预算，报采购决策委员会审批。2.按照采购决策委员会批准的采购计划，组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的实施进度跟踪、验收工作，确保采购物资和服务符合要求。4.建立和维护供应商档案，对供应商进行评价和管理。5.负责采购相关文件和资料的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.需求部门负责提出行政采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施情况进行监督和评价。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，对采购合同进行财务审核，确保采购活动的资金安全和合规性。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况，对发现的问题提出整改意见，并追究相关责任。三、采购流程（一）采购计划编制1.各需求部门应根据公司行政需求和业务发展规划，提前编制年度采购计划，并提交给行政部门。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.行政部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司预算安排，编制年度行政采购总计划，报采购决策委员会审批。3.年度行政采购总计划批准后，行政部门应根据实际需求，将采购计划分解为季度和月度采购计划，并组织实施。（二）供应商选择与管理1.供应商开发行政部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。2.供应商评估行政部门组织相关人员对进入供应商名单的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考历史合作记录等方式进行。3.供应商选择根据供应商评估结果，行政部门确定合格供应商名单，并按照采购项目的特点和需求，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程的公正性和透明度。4.供应商管理行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在采购过程中，对供应商的供货情况进行跟踪和监督，确保供应商按时、按质、按量提供物资和服务。定期对供应商进行评价，根据评价结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，建立长期稳定的优质供应商队伍。（三）采购实施1.采购申请需求部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容，并提交给行政部门。2.采购审批行政部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性、采购方式的适用性等。审核通过后，报相关领导审批。对于金额较大或重大采购项目，需报采购决策委员会审批。3.采购执行采购审批通过后，行政部门按照批准的采购方式组织采购活动。对于招标采购项目，应按照相关法律法规和公司规定的招标程序进行操作；对于竞争性谈判、询价采购等项目，应与供应商进行谈判、询价，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。4.合同签订与履行采购合同签订后，行政部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，并跟踪合同的履行情况。供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供物资和服务，行政部门应组织相关人员进行验收，确保采购物资和服务符合要求。（四）采购验收1.验收标准采购物资和服务的验收应按照合同约定的标准进行，合同未约定的，应按照国家相关标准和行业规范进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、性能等方面。2.验收程序采购物资到货后，需求部门应及时通知行政部门组织验收。行政部门应组织相关人员组成验收小组，对采购物资和服务进行验收。验收合格后，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。对于验收不合格的采购物资和服务，行政部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供物资和服务，直至验收合格为止。（五）采购付款1.付款申请供应商按照合同约定提供物资和服务并验收合格后，行政部门应根据合同条款和实际验收情况，填写付款申请表，提交给财务部门。付款申请表应包括采购合同编号、供应商名称、采购物资和服务名称、数量、金额、付款方式、付款期限等内容。2.付款审批财务部门对付款申请表进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报相关领导审批。对于金额较大的采购付款，需报公司高层领导审批。3.付款执行财务部门根据批准的付款申请表，按照合同约定的付款方式和期限，及时支付采购款项。付款过程中，应严格遵守财务管理制度和资金审批流程，确保付款安全和合规。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的行政采购项目，应采用招标采购方式。具体金额标准由公司根据实际情况确定，并在制度中明确规定。2.招标程序（1）编制招标文件行政部门根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。（2）发布招标公告通过公司内部网站、专业招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。招标公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。（3）发售招标文件向购买招标文件的潜在投标人发售招标文件，并收取相应的费用。（4）开标按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行，由投标人或其代表检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。（5）评标组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（6）定标采购决策委员会根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）竞争性谈判1.适用范围对于采购项目技术复杂或有特殊要求，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的行政采购项目，可采用竞争性谈判方式。2.谈判程序（！）成立谈判小组谈判小组由行政部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参加。（2）制定谈判文件谈判小组根据采购项目的特点和需求，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判须知、技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。（3）邀请供应商谈判向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。供应商应在规定的时间内提交响应文件。（4）谈判谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应充分了解供应商的报价、技术方案、售后服务等情况，并进行比较和分析。谈判小组可以要求供应商对响应文件进行澄清或补充。（5）确定成交供应商谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，按照评定成交的标准，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（三）询价采购1.适用范围对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的行政采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序（1）成立询价小组询价小组由行政部门、需求部门等相关人员组成。（2）确定被询价的供应商名单询价小组根据采购项目的需求，从合格供应商名单中确定不少于三家的被询价供应商名单。（3）发出询价通知书向被询价供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。（4）供应商报价被询价供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。（5）确定成交供应商询价小组对供应商的报价文件进行比较和分析，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的行政采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）提出申请需求部门或行政部门根据采购项目的实际情况，填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的名称、内容、预算金额等内容，并提交给采购决策委员会审批。（2）审批采购决策委员会对单一来源采购申请表进行审批，审批通过后，确定单一来源采购供应商。（3）签订合同与单一来源采购供应商签订采购合同，合同条款应符合公司相关规定和采购项目的实际需求。五、采购预算管理（一）预算编制1.行政部门应根据公司年度行政需求和业务发展规划，结合历史采购数据和市场价格变化情况，编制年度行政采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照采购项目的类别进行分类汇总。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑采购项目的必要性和效益性，避免盲目预算和浪费。同时，应预留一定的弹性空间，以应对突发情况和市场价格波动。（二）预算审批1.年度行政采购预算编制完成后，行政部门应将预算草案提交给财务部门进行审核。财务部门应从预算的合理性、合规性、资金安排等方面进行审核，并提出审核意见。2.经财务部门审核通过的采购预算草案，报采购决策委员会审批。采购决策委员会应根据公司战略规划、财务状况和行政需求，对采购预算进行审议和批准。（三）预算执行与控制1.采购预算批准后，行政部门应严格按照预算执行采购活动，确保采购项目的支出控制在预算范围内。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算金额，应按照公司规定的预算调整程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应的措施进行纠正。对于超预算采购项目，财务部门有权拒绝支付款项，并要求行政部门说明原因和提出整改措施。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.行政部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量不合格、采购价格波动、采购流程违规等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评价和考核。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，对于出现违约行为的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除保证金、暂停合作、终止合同等。2.采购质量风险管理严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，加强对采购物资和服务的质量检验。对于质量不合格的采购项目，及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供物资和服务，确保采购质量符合要求。3.采购价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，建立价格预警机制。在采购谈判过程中，充分利用市场信息和谈判技巧，争取合理的采购价格。对于价格波动较大的采购项目，可采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格风险。4.采购流程风险管理加强对采购流程的内部控制，规范采购操作程序，明确各环节的职责和权限。建立采购审批制度，严格执行采购审批流程，防止采购过程中的违规行