医院财务采购制度及流程

PAGE医院财务采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范医院财务采购行为，加强财务管理，提高资金使用效益，保障医院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于医院各部门涉及的所有财务采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、办公用品、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护医院和供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购活动的全过程监督，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据医院年度工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目、规格型号、数量、预计金额等内容。2.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合医院财务状况和资金安排，编制医院年度采购总预算，报医院管理层审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。调整后的预算需经医院管理层批准后方可执行。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的真实性、合法性和效益性。三、采购审批流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预计金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购申请应附可行性研究报告或采购需求分析报告，说明采购的必要性、合理性和预期效益。（二）部门审核1.采购申请提交后，由归口管理部门进行审核。归口管理部门应根据医院相关规定和业务需求，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核，并签署审核意见。2.对于涉及医疗安全、质量等关键因素的采购项目，归口管理部门应组织相关专家进行论证，确保采购项目符合医院要求。（三）财务审核1.财务部门对采购申请的资金来源、预算安排进行审核，确保采购资金的合理性和可行性。2.如采购申请超出预算范围，财务部门应提出调整预算的建议，并按照规定程序办理审批手续。（四）领导审批1.采购申请经部门审核和财务审核后，报医院领导审批。医院领导根据医院整体规划和实际情况，对采购申请进行审批，并签署审批意见。2.对于重大采购项目，需经医院领导班子集体研究决定。（五）审批记录1.建立采购审批台账，详细记录采购申请的提交时间、部门审核意见、财务审核意见、领导审批意见等信息，确保采购审批过程可追溯。2.采购审批台账应定期进行整理和归档，作为医院财务管理和审计监督的重要依据。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目具有通用性，市场竞争充分的；法律法规规定必须采用公开招标方式的。2.公开招标应按照国家相关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列条件之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照招标程序进行评标和定标。（三）竞争性谈判1.符合下列条件之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，并与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列条件之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应按照《中华人民共和国民法典》等法律法规的规定，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应由医院法律顾问对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和有效性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务，并提供相应的发票和验收报告。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报医院相关部门备案。2.因变更或解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定承担相应的赔偿责任。（四）合同验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，应出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物。2.涉及医疗设备、药品等特殊采购项目的验收，应按照国家相关规定和行业标准进行，并邀请专业技术人员参与验收。（五）合同付款1.采购合同付款应按照合同约定的付款方式和时间进行。财务部门应根据验收报告、发票等相关凭证，审核无误后办理付款手续。2.对于金额较大的采购项目，可根据合同约定分期支付货款，但应在每次付款前对合同执行情况进行检查和评估。六、采购监督与审计（一）内部监督1.医院内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.医院纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题，维护医院正常的采购秩序。（二）外部监督1.接受财政、审计、税务等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有