医院工会福利采购制度

PAGE医院工会福利采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范医院工会福利采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，保障工会会员的合法权益，提高工会福利采购资金的使用效益，丰富会员福利，增强工会组织的凝聚力和吸引力。2.适用范围本制度适用于医院工会使用工会经费进行的各类福利采购活动，包括但不限于节日慰问品、生日福利、会员活动奖品及其他符合工会经费使用规定的福利项目采购。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规、工会经费管理规定以及医院相关制度，确保采购活动合法合规。公平公正原则：采购过程中应遵循公平竞争、公正透明的原则，不得偏袒任何供应商，保障所有潜在供应商平等参与竞争的机会。质量优先原则：在满足预算和需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保会员福利的品质。效益原则：合理安排采购资金，优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，实现资金使用效益最大化。二、采购预算管理1.预算编制医院工会应根据年度工作计划、会员需求以及工会经费状况，提前编制福利采购预算。预算编制应详细列出各类福利项目的预计采购金额、采购时间、采购数量及规格要求等内容。预算编制过程中，应充分征求会员意见，确保预算能够反映会员的实际需求和意愿。同时，要结合医院工会的财务状况，合理安排预算额度，避免超预算采购。2.预算审批福利采购预算编制完成后，需提交医院工会委员会审议。工会委员会应认真审核预算的合理性、必要性和可行性，确保预算符合工会工作目标和会员利益。经工会委员会审议通过的预算，报医院党委审批。医院党委应从医院整体发展和工会工作大局出发，对预算进行全面审查，确保预算与医院发展战略和财务状况相适应。3.预算执行与调整采购活动应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算额度。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。预算调整申请应详细说明调整的原因（如市场价格变动、会员需求变化等）、调整的内容（包括采购项目、金额、数量等）以及调整后的预算安排。经工会委员会审议通过，并报医院党委批准后实施。三、采购流程1.采购需求确定医院工会各部门或相关负责人根据会员需求和工作计划，提出福利采购项目的需求建议。需求建议应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。工会办公室对各部门提交的需求建议进行汇总整理，结合工会经费预算和会员实际情况，对需求进行综合分析和评估，形成初步的采购需求方案。2.供应商选择与管理供应商征集：通过多种渠道广泛征集供应商，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。同时，鼓励会员推荐优质供应商，建立供应商库。供应商筛选：对征集到的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营资质、信誉状况、财务状况、产品质量认证等相关证明材料。筛选出符合要求的供应商进入采购程序，并建立供应商档案。供应商评价与考核：定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价结果作为后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.采购文件编制根据采购需求和选定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括采购项目的详细说明、采购要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件能够准确传达采购需求，为供应商提供明确的响应依据。对于公开招标和邀请招标项目，采购文件应按照相关法律法规和招标程序要求进行编制，并在规定的媒体上发布招标公告。4.采购实施招标采购：对于达到公开招标数额标准的采购项目，应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行公开招标。招标过程应严格遵循法定程序，确保开标、评标、定标等环节公开、公平、公正。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，以及不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式采购。谈判小组由医院工会代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价：对于采购物品规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应向三家以上的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证采购质量和合理价格的前提下，与供应商协商确定采购价格，并签订采购合同。5.合同签订采购项目确定成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。合同签订前，应组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定，避免出现合同漏洞和风险。合同签订后，应及时报医院工会备案，并按照合同约定履行双方责任。6.验收与付款验收：采购项目到货后由医院工会组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。付款：根据合同约定和验收结果，按照医院财务管理制度办理付款手续。付款时应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误，付款流程合规合法。四、采购监督与审计1.内部监督医院工会应建立健全内部监督机制，加强对福利采购活动的全过程监督。成立采购监督小组，成员包括工会委员、会员代表等，负责对采购过程中的各个环节进行监督检查，确保采购活动符合规定程序和要求。采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序的执行情况、供应商选择的公正性合理性、采购合同的签订与履行情况等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督医院审计部门应定期对工会福利采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。审计过程中，应查阅相关的采购文件、合同、发票、验收报告等资料，必要时可延伸审计供应商和相关人员。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出处理意见和建议。对于违反规定的采购行为，应依法依规追究相关人员的责任。五、责任追究1.在福利采购过程中，如发现有下列情形之一的，将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理：违反采购程序，擅自确定供应商或采购价格的；与供应商串通，谋取不正当利益的；在采购活动中接受供应商贿赂或其他不正当利益的；因工作失误导致采购项目出现质量问题或其他严重后果的；其他违反本制度规定的行为。2.