区属国企子公司采购制度

PAGE区属国企子公司采购制度一、总则（一）目的为规范区属国企子公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区属国企子公司及其下属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定程序进行。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的义务，保证采购活动的顺利进行。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构子公司设立采购决策委员会，由公司领导、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门子公司设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的高效开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的实施过程进行监督和验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的评审，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，提交采购部门汇总。采购部门对各部门的采购预算进行审核和平衡，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案应报公司领导审批后，提交公司财务部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场变化、政策调整、业务发展需要等原因，导致原采购预算无法满足实际需求时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、内容、金额等，并经本部门负责人审核后，提交采购部门。3.采购部门对预算调整申请进行审核后，报采购决策委员会审议。采购决策委员会根据实际情况进行审批，批准后的预算调整方案应及时通知财务部门和相关部门执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.公开招标的程序包括：编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标、签订合同等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，应改为发布投标邀请书。采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商、签订合同等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的程序包括：成立采购小组、与供应商进行协商、确定成交价格、签订合同等环节。在采购过程中，采购小组应严格按照规定程序进行操作，确保采购的合规性和合理性。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、发出询价通知书、收集报价、评审报价、确定成交供应商、签订合同等环节。询价小组应认真审核供应商的报价文件，按照规定的评审标准进行评审，确保采购结果的公正、公平。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经本部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。如审核通过，采购部门将采购申请提交采购决策委员会审批；如审核不通过，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因并要求其修改或补充相关信息。（二）采购审批1.采购决策委员会对采购申请进行审议，根据采购项目的金额、性质等因素，按照规定的审批权限进行审批。2.对于重大采购项目，采购决策委员会应组织相关部门进行论证，充分听取各方面的意见和建议，确保采购决策的科学性和合理性。3.采购申请经审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，制定具体的采购实施方案，明确采购流程、时间节点、责任分工等内容。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照规定程序发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购部门应按照相应的程序组织谈判、协商、询价等活动，确定成交供应商。4.在采购实施过程中，采购人员应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。同时，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等。如审核通过，采购部门方可与成交供应商签订合同；如审核不通过，采购部门应及时与成交供应商协商修改合同条款，直至审核通过。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，以便各部门及时了解采购合同的执行情况，进行跟踪和监督。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求，组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。2.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，经本部门负责人签字确认后，提交采购部门。采购部门将《验收报告》与采购合同、发票等相关资料进行核对，无误后提交财务部门办理付款手续。3.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。在付款过程中，财务部门应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。同时，财务部门应做好付款记录，定期与采购部门核对采购款项的支付情况。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和标准。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应定期收集供应商信息，对潜在供应商进行调查和评估。调查内容包括供应商的基本情况、经营状况、财务状况、业绩表现、市场口碑等。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据调查和评估结果，采购部门确定符合准入条件的供应商名单，并将其纳入供应商库。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。（二）供应商评价1.采购部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合程度等方面。2.采购部门应制定供应商评价指标体系和评价方法，明确评价标准和权重。评价指标体系应涵盖供应商的各个方面，评价方法应科学合理、客观公正。3.根据供应商评价结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等不同等级。对于优秀供应商，采购部门应给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消准入资格等。（三）供应商淘汰1.对于出现下列情形之一的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商库：提供虚假资料或信息的；产品质量不合格或出现重大质量问题的；交货延迟或无法按时交货，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，给公司造成损失的；存在商业贿赂等违法违规行为的；其他严重违反合同约定或公司规定的行为。2.采购部门应及时将供应商淘汰情况通知相关部门，并停止与淘汰供应商的合作。同时，采购部门应做好供应商淘汰的记录和档案管理工作，以便日后查阅和参考。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购流程的各个环节，包括采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、验收付款等环节。2.采购部门应制定采购风险评估指标体系和评估方法，明确评估标准和权重。评估指标体系应包括市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面。评估方法应科学合理、客观公正。3.根据采购风险识别与评估结果，采购部门对采购风险进行分类管理，分为重大风险、较大风险、一般风险、较小风险等不同等级。对于重大风险，采购部门应制定专项应对措施，及时进行处理；对于较大风险，采购部门应加强监控和管理，采取相应的防范措施；对于一般风险和较小风险，采购部门应做好日常防范工作，定期进行检查和评估。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或采购项目无法按时完成。2.针对供应商风险，采购部门应加强供应商管理，严格审核供应商资质和信誉，定期对供应商进行评价和考核，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。同时，采购部门应与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿方式，以保障公司的合法权益。3.针对合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、合规性、完整性和合理性。在合同签订过程中，采购部门应充分征求财务部门、审计部门等相关部门的意见和建议，避免合同漏洞和风险隐患。同时，采购部门应做好合同的履行跟踪和监督工作，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同的顺利执行。4.针对验收风险，采购部门应加强验收管理，明确验收标准和程序，组织专业人员进行验收。在验收过程中，采购部门应严格按照合同要求对采购项目进行检查和测试，确保采购项目的质量和性能符合要求。同时，采购部门应做好验收记录和档案管理工作，为后续的付款和售后服务提供依据。5.针对付款风险，采购部门应加强付款管理，严格审核付款凭证，确保付款的准确性和合规性。在付款过程中，采购部门应按照合同约定及时支付采购款项，避免因付款延迟导致供应商不满或产生纠纷。同时，采购部门应做好付款记录和档案管理工作，定期与财务部门核对付款情况，确保付款工作的规范和有序。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益等。审计部门应制定审计计划，明确审计内容、审计方法和审计时间，确保审计工作的全面性和有效性。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金专款专用。财务部门应定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决资金使用过程中出现的问题，防范资金风险。3.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流