北海市政府采购内控制度

PAGE北海市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强北海市政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北海市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，实现政府采购效益最大化。3.公开透明原则：政府采购信息应当全面、及时、准确地向社会公开，接受社会监督，确保采购活动公平、公正、公开。4.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与政府采购活动，保证供应商机会均等，促进市场良性竞争。5.诚实信用原则：采购人、采购代理机构和供应商在政府采购活动中应当诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照政府采购目录及标准进行分类编制。3.对于采购金额较大、技术复杂或者社会影响较大的采购项目，采购人应当进行可行性研究和论证，确保采购项目的必要性和合理性。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或者变更采购项目、采购金额等内容。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购人应当按照规定的程序报财政部门批准。3.采购项目实施过程中，采购人应当及时掌握采购项目的执行情况，对采购进度、资金支付等进行跟踪管理，确保采购项目顺利完成。（三）预算监督1.财政部门应当加强对政府采购预算编制、执行情况的监督检查，确保政府采购预算的严格执行。2.采购人应当定期向财政部门报送政府采购预算执行情况报告，接受财政部门的监督检查。3.审计机关应当依法对政府采购预算执行情况进行审计监督，促进政府采购资金的规范使用。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人应当在采购活动开始前，对采购项目的需求进行充分调研，了解市场供应情况、技术发展趋势等，确保采购需求的合理性和可行性。2.对于专业性较强的采购项目，采购人应当组织相关专家或者专业人员进行论证，听取各方意见，完善采购需求。3.采购需求应当明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，避免出现模糊不清或者歧义性条款。（二）需求公示1.采购人应当按照规定将采购需求在指定媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。2.采购需求公示内容应当包括采购项目名称、采购单位、采购预算、采购需求概况、联系方式等，并对采购需求的合理性和公正性进行说明。3.在采购需求公示期间，采购人应当接受社会公众的意见和建议，并对反馈意见进行整理和分析。对于合理的意见和建议，采购人应当及时进行调整和完善采购需求。（三）需求变更1.在采购活动过程中，因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应当按照规定的程序进行审批，并及时通知采购代理机构和相关供应商。2.采购需求变更应当以书面形式通知采购代理机构和供应商，并说明变更的原因、内容和对采购项目的影响等。3.采购代理机构和供应商应当按照采购人的要求，对采购需求变更进行相应的调整和响应。四、采购方式选择（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。3.采购人应当按照招标公告或者招标文件规定的时间、地点和方式接受投标文件，并组织开标、评标活动。评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人名单。采购人应当根据评标委员会推荐的中标候选人名单确定中标人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[X]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告、资格预审等环节有所不同。采购人应当按照规定的程序组织邀请招标活动，确保采购活动公平、公正、公开。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共[X]人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、售后服务等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。采购人应当将论证意见报财政部门批准后，方可采用单一来源采购方式。3.采购人应当与单一来源供应商就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商，在规定的时间内确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共[X]人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应当对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制与审核（一）采购文件编制1.采购人或者采购代理机构应当根据采购项目的特点和采购需求，编制招标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。2.采购文件应当包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性条款，不得含有倾向性、歧视性或者排他性条款。（二）采购文件审核1.采购人应当对采购文件进行审核，确保采购文件符合法律法规和相关政策规定，采购需求合理可行，采购方式选择恰当，评标标准科学公正。2.采购代理机构应当对采购文件进行审核，对采购文件的格式、内容、逻辑等进行检查，确保采购文件的规范性和准确性。3.财政部门应当对采购文件进行备案审查，对采购文件的合法性、合规性进行监督检查，发现问题及时责令采购人或者采购代理机构进行整改。六、采购活动组织与实施（一）采购代理机构选择1.采购人可以自行组织采购活动，也可以委托集中采购机构或者其他采购代理机构代理采购活动。2.采购人委托采购代理机构代理采购活动的，应当签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。3.采购代理机构应当具备相应的采购代理资格，按照委托代理协议的约定，依法组织采购活动，为采购人提供优质、高效的服务。（二）采购活动实施1.采购代理机构应当按照采购文件规定的程序组织采购活动，确保采购活动公平、公正、公开。2.在采购活动过程中，采购代理机构应当及时发布采购信息，接受供应商的报名、投标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.采购人应当按照采购文件规定的时间、地点和方式参与采购活动，对采购活动进行监督和管理，确保采购活动顺利完成。（三）采购活动记录1.采购代理机构应当对采购活动进行记录，包括采购项目名称、采购项目编号、采购方式、采购日期、采购程序、评标委员会成员名单、中标候选人名单、中标人等内容。2.采购活动记录应当真实、准确、完整，并妥善保存，保存期限不得少于[X]年。3.采购活动记录可以作为采购项目档案的重要组成部分，为后续的采购项目提供参考和借鉴。七、开标、评标与定标（一）开标1.开标应当在招标文件规定的时间、地点公开进行。开标由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由采购人委托的公证机构进行检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.开标过程应当记录，并存档备查。（二）评标1.评标由采购人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人的代表和有关专家共[X]人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。评标标准和方法应当客观、公正，不得含有倾向性、歧视性或者排他性条款。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或者说明，但澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会应当根据评标结果，推荐中标候选人名单，并向采购人提交评标报告。（三）定标1.采购人应当根据评标委员会推荐的中标候选人名单确定中标人。采购人也可以授权评标委员会直接确定中标人。2.中标人确定后，采购人应当在指定媒体上发布中标公告，并向中标人发出中标通知书。中标通知书对采购人和中标人具有同等法律效力。3.采购人应当与中标人签订政府采购合同，明确双方的权利和义务。政府采购合同应当按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更、中止或者终止合同。八、合同签订与履行（一）合同签订1.采购人应当在中标通知书发出之日起[X]个工作日内，按照采购文件确定的事项与中标人签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购人应当将政府采购合同副本报财政部门备案。财政部门应当对政府采购合同的签订、履行情况进行监督检查。（二）合同履行1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时支付采购资金，组织验收采购项目。2.中标人应当按照政府采购合同约定，按时提供货物、工程或者服务，确保采购项目质量。3.在合同履行过程中，采购人或者中标人需要变更合同内容的，应当按照规定的程序进行协商，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购人应当按照政府采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。2.验收可以由采购人自行组织，也可以委托具有相应资质的机构进行验收。验收结果应当形成验收报告，并由验收人员签字确认。3.采购人应当在验收合格后，按照合同约定及时支付采购资金。对于验收不合格的采购项目，采购人应当按照合同约定要求中标人进行整改或者重新提供货物、工程或者服务，直至验收合格为止。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构和供应商的政府采购活动进行监督管理。2.审计机关应当依法对政府采购预算执行情况、政府采购合同签订与履行情况等进行审计监督。3.监察机关应当依法对参与政府采购活动的国家机关工作人员履行职责情况进行监察。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起[X]个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应当在收到质疑函后[X]个工作日内作出答复。2.供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后[X]个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应当在收到投诉后[X]个工作日内进行审查，并决定是否受理投诉。3.财政部门应当依法对投诉事项进行调查处理，作出处理决定，并将处理结果及时通知投诉人和与投诉事项有关的当