北京市总工会采购制度

PAGE北京市总工会采购制度一、总则（一）目的为规范北京市总工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市总工会机关及所属事业单位使用财政性资金、工会经费等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购管理制度、采购计划，组织采购活动，对采购过程进行监督管理等。2.预算部门：负责编制采购预算，审核采购项目资金安排，监督采购资金的使用情况。3.财务部门：负责采购资金的支付、核算和管理，对采购资金使用情况进行监督检查。4.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目的验收和使用管理。5.监督部门：对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内提出下一年度采购需求。2.采购管理部门会同预算部门，结合财政预算安排和工会经费情况，对采购需求进行审核和汇总，编制采购预算草案。3.采购预算草案应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定程序报经批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行分析和通报。（三）预算绩效评价1.建立采购预算绩效评价制度，对采购项目的预算执行情况、采购质量、资金使用效益等进行绩效评价。2.采购管理部门会同财务部门等相关部门，制定绩效评价指标体系和评价方法，组织开展绩效评价工作。3.绩效评价结果作为改进采购管理、安排后续采购预算的重要依据。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标数额标准按照国家和北京市有关规定执行。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况一并报同级财政部门。公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购人可以与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组应当对供应商的报价进行评审，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购程序（一）采购计划制定1.需求部门根据工作需要和实际情况，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间要求等内容，并提交相关证明材料。2.采购管理部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、合规性、预算金额的准确性等。审核通过后，编制采购计划，明确采购方式、采购时间安排等。3.采购计划报经主管领导批准后实施。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购管理部门组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请招标时为投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、预算部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性和合理性。（三）采购信息发布1.采用公开招标方式的采购项目，应在规定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书或询价通知书等。3.采购信息发布应确保信息的准确性、完整性和及时性，保证潜在供应商能够及时获取采购信息。（四）供应商选择1.供应商应具备相应的资格条件，包括具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。2.采购管理部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格进行审查。通过资格审查的供应商，方可参与采购活动。3.在采购评审过程中，评审委员会应按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价要求，对供应商的投标文件或报价进行评审，推荐成交候选人或确定成交供应商。（五）合同签订1.采购人与成交供应商应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、合同履行期限、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，采购人应将合同副本报采购管理部门备案。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的标准和要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、期限等。2.验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收时间、验收内容、验收结论等内容。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应明确整改要求和期限，供应商整改后重新组织验收。3.采购管理部门应对采购项目的验收情况进行监督检查，确保验收工作的规范、公正。五、采购监督管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动全过程的监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况等。2.建立采购活动内部审计制度，定期对采购项目进行审计，审查采购项目的合法性和效益性。3.采购管理部门、预算部门、财务部门、需求部门等应各司其职，相互配合，形成内部监督合力，确保采购活动规范有序进行。（二）供应商监督1.建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的诚信表现，包括遵守法律法规、履行合同情况、提供产品或服务质量等。2.对供应商的违规行为进行严肃处理，包括列入不良行为记录名单、禁止参与本会采购活动等。（三）社会监督1.采购信息应及时、全面地向社会公开，接受社会公众的监督。2.设立举报信箱和举报电话，受理社会公众对采购活动的投诉举报。对投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。六、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。2.采购人应当在收到供应商的书面质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。（二）投诉1.质疑供应商对采购人、采购代理机构的答复不