制订工会采购制度

PAGE制订工会采购制度一、总则（一）目的为加强本公司工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备器材、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，采购过程接受工会会员监督，确保采购活动透明化。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，提高工会经费使用效率。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会为采购决策机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购制度等重要事项。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。（三）职责分工1.工会委员会职责审议采购预算和采购计划，确保采购活动符合工会工作目标和会员需求。审批重大采购项目和采购合同，对采购过程中的重大事项进行决策。监督采购活动的执行情况，对采购工作进行指导和检查。2工会办公室职责根据工会工作需要，提出采购需求，编制采购预算和采购计划。开展市场调研，选择合适的供应商，组织采购谈判和合同签订。负责采购项目的具体实施，包括采购订单下达、货物跟踪、到货验收等工作。建立采购档案，整理和保存采购相关文件资料，包括采购申请、报价单、合同、验收报告等。定期向工会委员会汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。三、采购预算管理（一）预算编制1.工会办公室应根据工会年度工作计划和实际工作需要，于每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效果。2.采购预算编制应参考上一年度采购执行情况，结合本年度工会工作重点和发展需求，合理预测采购支出。同时，应充分考虑工会经费的来源和使用情况，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算编制完成后，经工会委员会审议通过后执行，并报上级工会备案。（二）预算调整1.在预算执行过程中，如因工作需要增加或减少采购项目、调整采购数量或金额等，工会办公室应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因和调整内容，并提供相关依据和证明材料。经工会委员会审议批准后，方可进行预算调整。3.预算调整后的采购项目和金额应重新纳入采购预算管理，并按照本制度规定的采购流程进行操作。四、采购流程（一）采购申请1.各部门或工会会员根据工作需要，填写《工会采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等内容，并提交至工会办公室。采购申请表应经部门负责人或会员签字确认。2.工会办公室收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。如采购申请不符合要求，工会办公室应及时与申请部门或会员沟通，要求其补充或修改相关信息。（二）采购审批1.经审核通过的采购申请，根据采购金额大小，按照以下审批流程进行审批：采购金额在[X]元以下的，由工会办公室负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的由工会委员会授权的审批人审批。采购金额超过[X]元的，由工会委员会集体审议批准。2.审批人应在《工会采购申请表》上签署审批意见，明确是否同意采购申请。如不同意采购申请，应说明理由。（三）供应商选择与采购1.工会办公室根据采购项目特点和需求，通过多种渠道选择供应商，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。具体采购方式应根据采购项目的性质、金额大小、市场供应情况等因素综合确定，并严格按照相关法律法规和行业标准执行。2.对于公开招标采购项目，工会办公室应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。在开标、评标过程中，应严格按照招标文件规定的程序和标准进行操作，确保评标结果公平公正。3.对于邀请招标、竞争性谈判、询价采购等采购项目，工会办公室应选择不少于[X]家符合条件的供应商参与采购活动，并向其发出邀请函或询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件或响应文件。4.工会办公室组织相关人员对供应商的报价文件或响应文件进行评审，综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，选择最优供应商。评审过程中应做好记录，并形成评审报告。5.确定供应商后，工会办公室与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，并确保合同内容符合法律法规和双方约定。采购合同签订后，应及时报工会委员会备案。（四）采购验收1.采购项目到货前，工会办公室应通知相关部门或人员做好验收准备工作。验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对采购货物的数量、规格型号、质量等进行验收。2.验收过程中，如发现货物存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或补货。如供应商未能按时解决问题，工会办公室有权按照采购合同约定扣除相应货款或追究其违约责任。3.采购项目验收合格后，验收人员应填写《工会采购验收报告》，详细记录验收情况，并签字确认验收结果。验收报告应作为支付采购款项的重要依据。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，工会办公室应按照采购合同约定及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，并经工会办公室负责人审核签字。2.付款审批流程与采购审批流程一致，经审批通过后，工会财务部门按照规定支付采购款项。支付款项时，应严格遵守财务管理制度，确保资金安全。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准要求，条款清晰、准确、完整，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.采购合同签订前，工会办公室应组织相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。审核通过后，方可签订合同，并加盖工会公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。工会办公室应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同归档采购合同签订后，工会办公室应及时将合同原件及相关附件整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、审批文件、验收报告、付款凭证等资料，以便于查询和追溯。合同档案保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。六、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会应加强对采购活动的内部监督，定期检查采购制度的执行情况采购流程的合规性、采购项目的质量和效益等方面。2.工会办公室应建立健全采购内部监督机制，对采购活动进行全过程监督，确保采购工作规范、透明、公正。同时，应定期向工会委员会汇报采购工作情况，接受工会委员会的监督和指导。（二）审计监督公司审计部门应定期对工会采购活动进行审计，重点审计采购预算执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等。审计过程中，如发现存在问题应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。七、供应商管理（一）供应商选择1.工会办公室应建立供应商选择标准，综合考虑供应商资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，选择优质供应商。供应商选择标准应明确、具体，并向潜在供应商公开。2.对于新供应商的引入，应进行严格的资质审查和实地考察。审查内容包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证等相关资质文件，以及供应商的经营业绩、市场口碑、客户评价等情况。实地考察可通过现场参观、与供应商员工交流、查阅相关资料等方式进行，全面了解供应商的实际情况。（二）供应商评价与考核1.工会办公室应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，并形成供应商评价报告。2根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作机会、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应暂停与其合作，并重新