农村内部采购制度

PAGE农村内部采购制度一、总则（一）目的为加强农村内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农村内部涉及的各类物资、服务采购活动，包括但不限于办公用品、农业生产资料、基础设施建设材料、劳务服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受农村内部成员的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈或违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立农村采购管理小组，由村委会成员、村民代表等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大采购事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门根据采购管理小组的决策，负责具体采购活动的实施。其职责包括：1.编制采购计划和预算。2.收集采购需求信息，进行市场调研。3.选择供应商，组织采购谈判。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.办理采购验收、结算等手续。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供详细的技术规格、质量标准等要求，并对采购物资或服务进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金的支付和结算，对采购成本进行核算和分析。3.监督部门：对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理采购投诉，查处违规行为。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各需求部门应根据农村发展规划、工作任务和实际需求，提前编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合农村资金状况和市场供应情况，编制农村年度采购总计划，报采购管理小组审议通过。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划，按照市场价格和实际需求进行编制。预算内容包括采购项目的各项费用，如物资采购成本、运输费、安装调试费、售后服务费等。2.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，确保预算的合理性和准确性。采购预算经采购管理小组审议通过后，作为控制采购成本的依据。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因农村发展规划调整、工作任务变化或其他不可抗力因素，需要对采购计划和预算进行调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。2.采购执行部门对申请进行审核后，报采购管理小组审批。采购管理小组根据实际情况进行审议，决定是否批准调整申请。经批准调整的采购计划和预算，应及时通知相关部门执行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、采购项目技术规格、评标标准和方法、合同主要条款等内容。发布招标公告（或投标邀请书）。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购人名称、地址、联系方式，采购项目名称、数量、用途、简要技术要求，供应商资格要求，获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件。采购人应按照招标公告规定的时间、地点和方式发售招标文件，招标文件售价应合理，不得以营利为目的。开标、评标。开标应在招标文件规定的时间、地点公开进行，由采购人或其委托的招标代理机构主持。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。确定中标供应商。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人名单，采购人根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。签订合同。中标供应商确定后，采购人应在规定的时间内与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象。采购人应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择三家以上供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。招标文件的编制要求与公开招标相同。发售招标文件。采购人应按照投标邀请书规定的时间、地点和方式发售招标文件。开标、评标。开标、评标程序与公开招标相同。确定中标供应商。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人名单，采购人根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。签订合同。中标供应商确定后，采购人应在规定的时间内与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象。采购人应从符合相应资格条件的供应商中选择三家以上供应商作为邀请对象，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组与各供应商分别进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同。成交供应商确定后，采购人应在规定的时间内与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购所需物资或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。编制采购文件。采购文件应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。公示采购信息。采购人应将拟采用单一来源采购方式的采购项目信息在农村内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示内容应包括采购项目名称、采购内容、预算金额、采购理由、供应商名称等。确定供应商。公示期满无异议的，采购人应与供应商签订采购合同。如有异议，采购人应组织相关人员进行调查核实，并根据调查结果决定是否采用单一来源采购方式。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单。采购人应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择三家以上供应商作为被询价对象，并向其发出询价单。询价。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据询价小组的询价结果，从符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同。成交供应商确定后，采购人应在规定的时间内与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，按照招标文件、谈判文件、询价文件等要求，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门、监督部门审核，审核通过后报采购管理小组批准。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、监督部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务，并提供相关的质量证明文件。采购执行部门应组织需求部门、监督部门等对供应商交付的货物或提供的服务进行验收。3.在合同履行过程中，如因供应商原因导致合同无法履行或部分无法履行的，采购执行部门应及时采取措施，减少损失，并追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购管理小组批准，并送财务部门、监督部门备案。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时办理相关的结算手续，调整采购预算和采购计划。六、采购验收（一）验收标准1.采购验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等要求进行。采购合同未约定验收标准的，应按照国家相关标准、行业标准或通用标准进行验收。2.对于涉及安全性能、环保要求等特殊指标的采购项目，应按照国家有关法律法规和强制性标准进行验收。（二）验收程序1.采购执行部门应在供应商交付货物或提供服务前，通知需求部门、监督部门等做好验收准备工作。2.供应商交付货物或提供服务后，采购执行部门应组织需求部门、监督部门等按照验收标准进行验收。验收过程中，应认真检查货物的数量、质量、规格型号等是否符合要求，同时检查供应商提供的质量证明文件、售后服务承诺等是否齐全。3.验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的，采购执行部门应及时通知供应商限期整改或退换货物，并重新组织验收。如供应商拒绝整改或退换货物的，采购执行部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（三）验收报告1.采购验收结束后，采购执行部门应编制采购验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收时间、验收标准、验收情况、验收结论等内容。2.采购验收报告经验收人员签字确认后，报采购管理小组备案。采购验收报告作为支付采购款项的依据之一。七、采购付款（一）付款申请1.供应商按照采购合同约定交付货物或提供服务，并经验收合格后，采购执行部门应及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购项目名称、规格型号、数量、价格、验收情况、应付金额等内容，并附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同约定的付款条件、验收情况、发票真实性等。审核无误后，报采购管理小组审批。（二）付款审批1.采购管理小组根据财务部门的审核意见，对付款申请进行审批。审批通过的，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。2.对于金额较大的采购项目，采购管理小组应进行集体审议，确保付款的合理性和合规性。（三）付款方式1.采购付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括一次性付款、分期付款、预付款等。2.对于分期付款的采购项目，采购执行部门应按照采购合同约定的时间和金额及时向财务部门提交付款申请，财务部门审核后报采购管理小组审批，审批通过后按照约定支付款项。八、采购监督与审计（一）监督机制1.建立健全采购监督机制，采购管理小组、监督部门应加强对采购活动的全过程监督，确保采购程序合法合规，采购行为公开透明。2.监督部门应定期对采购活动进行检查，重点检查采购计划执行情况、采购方式选择、采购合同签订与履行、采购验收、采购付款等环节，发现问题及时督促整