单位统一采购制度

PAGE单位统一采购制度一、总则（一）目的为了规范本单位采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及下属机构的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构设立采购部门，配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。采购部门应根据采购领导小组的决策，制定采购方案，组织采购活动，签订采购合同，跟踪采购项目执行情况等。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量进行监督。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付结算等。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制各需求部门应根据本部门工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并报采购部门汇总审核。采购部门对各部门提交的采购预算进行综合平衡后，编制单位年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，提交财务部门纳入单位年度预算。（二）预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。需求部门因工作需要确需追加采购预算的，应提出书面申请，说明原因和追加金额，经采购部门审核、采购领导小组批准后，由财务部门调整预算。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。审计部门应将采购预算执行情况纳入审计范围，对预算执行过程中的违规行为进行严肃查处。四、采购需求管理（一）需求提出各需求部门应根据工作实际需要，及时、准确地提出采购需求。采购需求应明确采购货物、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求、售后服务等内容，并提供相关的技术资料和图纸。对于复杂或特殊的采购项目，需求部门应组织相关专家进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。（二）需求审核采购部门收到需求部门提交的采购需求后，应进行认真审核。审核内容包括采购需求的完整性、准确性、合规性等。对于不符合要求的采购需求，采购部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见，要求需求部门进行完善。（三）需求变更在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和影响，并提交相关的论证材料。采购部门应组织相关部门对需求变更申请进行审核，经采购领导小组批准后，方可进行变更。需求变更涉及采购预算调整的，应按照预算管理的规定进行审批。五、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。对于达到公开招标数额标准的采购项目，除符合法定情形外，必须采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。六、采购程序（一）采购计划制定采购部门应根据单位年度采购预算和各需求部门提交的采购需求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间安排、采购预算等内容，并报采购领导小组批准。（二）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购部门应按照规定在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。（四）供应商选择与采购评审1.供应商报名：供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求报名参加采购项目。采购部门对报名供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.采购评审：采购部门组织相关人员组成评审小组，按照采购文件规定的评标标准或谈判规则，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审。评审小组应客观、公正地进行评审，记录评审过程和结果，并出具评审报告。3.成交供应商确定：采购领导小组根据评审报告，在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，按照采购文件规定的成交原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（五）采购合同签订采购部门应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，应报财务部门备案。（六）采购项目验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，采购工程的建设质量、进度、安全等，采购服务的标准、效果等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。采购部门应跟踪采购项目的验收情况，督促供应商履行售后服务承诺。七、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购部门与成交供应商签订。合同签订应严格按照采购文件确定的事项进行，不得擅自变更合同条款。合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行采购部门和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程或服务。在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的方式进行仲裁或诉讼。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除涉及采购预算调整的，应按照预算管理的规定进行审批。（四）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。采购合同档案应包括合同文本、采购文件、投标文件、谈判响应文件、验收报告、付款凭证等。合同档案保管期限应按照国家有关规定执行。八、采购风险管理与监督（一）风险管理1.风险识别：采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险等。2.风险评估：对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。3.风险应对：根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（二）监督检查1.内部监督：审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。2.外部监督：接受财政、监察、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的