内部采购制度

PAGE内部采购制度一、总则（一）目的为了规范公司内部采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，实现公司资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司管理层及相关部门负责人组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的高效开展。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和风险控制。3.质量部门：负责对采购物品或服务的质量进行检验和验收，确保符合公司要求。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和风险防范建议，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核采购申请的必要性和合理性，签字确认后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实采购需求是否明确、预算是否合理等。2.根据采购金额大小和重要性程度，按照公司规定的审批权限，将采购申请提交相应领导审批。采购金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；采购金额较大或重要的采购项目，需提交采购决策委员会审议通过。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请，结合公司库存情况和市场供应状况，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导批准。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并进行初步调查和评估。2.供应商评估：采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、信誉状况、价格水平、售后服务等方面的情况。根据评估结果，确定合格供应商名单。3.供应商准入：采购部门与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，建立长期稳定的合作关系。同时，将供应商信息录入公司供应商管理系统，进行动态管理。4.供应商考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评价。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（五）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点和需求，采购部门选择合适的采购方式，包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂或有较多潜在供应商的采购项目。采购部门按照国家有关法律法规和公司规定的招标程序，组织公开招标或邀请招标。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目等。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目等。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。2.采购合同签订：采购部门根据采购方式确定成交供应商后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。采购合同经采购部门负责人审核后，报公司法务部门审查，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。3.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求和交货时间等信息。采购订单应经采购部门负责人审核后发送给供应商。（六）采购验收1.采购物品或服务到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照合同约定的质量标准和验收规范，对采购物品或服务进行检验和验收。验收合格后，出具《验收报告》；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.需求部门根据实际使用情况对采购物品或服务进行验收确认，在《验收报告》上签字盖章。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购发票、验收报告等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性以及发票的合规性等。审核通过后，按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式，办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门及其他相关部门，根据公司年度工作计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照公司规定的预算编制方法和流程进行编制。2.年度采购预算经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批，提交公司董事会审议通过。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序办理相关手续。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报采购预算执行情况，确保采购预算的有效执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同法务部门、财务部门等相关部门，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，关注市场动态和价格变化，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等手段规避市场风险。2.供应商风险应对：建立完善的供应商评估和管理体系，加强对供应商的选择、考核和监督，降低供应商违约风险。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，确保供应的稳定性。3.质量风险应对：严格采购质量控制，加强对采购物品或服务的检验和验收，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对质量不合格的采购项目，及时与供应商协商处理，保障公司利益。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同的合法性、有效性和完整性。在合同履行过程中，密切跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。5.付款风险应对：建立健全采购付款审批制度，加强对采购款项支付的审核和监督，确保付款依据充分、手续齐全。严格按照合同约定的付款方式和时间付款，避免逾期付款导致的违约风险。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的效益性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题，维护公司正常的采购秩序。（三）日常监督检查采购部门应建立健