内部询价采购制度

PAGE内部询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司内部询价采购活动，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目涉及的货物、工程和服务的询价采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与供应商的合法权益，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.透明公开原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司指定[具体部门名称]为采购执行部门，负责组织实施内部询价采购活动。其职责包括：1.制定询价采购计划。2.发布询价文件，邀请供应商参与询价。3.组织询价、评审等采购环节。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理、归档采购文件和资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。其职责包括：1.准确填写采购需求申请表。2.配合采购执行部门进行市场调研和供应商选择。3.参与采购评审工作，提供技术支持和意见。4.负责采购货物、工程或服务的验收工作。（四）监督部门公司设立监督部门，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.监督采购程序的执行情况。2.检查采购文件和资料的真实性、完整性。3.受理供应商和公司内部员工的投诉，并进行调查处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购执行部门。2.采购执行部门对采购需求进行初步审核，如发现需求不合理或不明确，及时与需求部门沟通调整。（二）询价准备1.采购执行部门根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、商务条款、报价要求、评审标准等内容。2.采购执行部门通过公司内部采购平台、供应商库、行业网站、社交媒体等渠道，广泛收集供应商信息，并进行筛选和整理，确定参与询价的供应商名单。3.采购执行部门向选定的供应商发出询价文件，邀请其参与询价。询价文件应明确规定报价截止时间、报价方式等要求。（三）询价与报价1.供应商在收到询价文件后，应按照要求认真填写报价文件，并在规定的报价截止时间前提交给采购执行部门。报价文件应包括货物的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.采购执行部门对供应商的报价文件进行收集和整理，核对报价信息的准确性和完整性。（四）评审1.采购执行部门组织成立评审小组，评审小组由采购执行部门代表、需求部门代表、技术专家等组成。评审小组应具备相关的专业知识和经验，能够对采购项目进行客观、公正的评审。2.评审小组根据询价文件中规定的评审标准，对供应商的报价文件进行评审。评审标准可包括价格、质量保证、交货期、售后服务、企业信誉等方面。3.评审小组对各供应商的报价进行比较和评估，综合考虑各方面因素，选择最优的供应商。评审过程应记录详细的评审意见和结果。（五）确定供应商与签订合同1.采购执行部门根据评审结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.采购执行部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、监督部门等相关部门。（六）合同执行与验收1.供应商按照采购合同的约定，组织生产和供应货物、实施工程或提供服务。采购执行部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.货物到货或工程竣工、服务完成后，需求部门负责组织验收工作。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目符合要求。3.需求部门验收合格后，填写《验收报告》，并提交给采购执行部门。采购执行部门根据验收情况，办理付款手续。四、询价文件编制（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述采购项目的要求，避免出现模糊或歧义的条款。2.询价文件应包括商务条款和技术条款两部分，商务条款主要涉及采购合同的签订和执行，技术条款主要涉及采购货物、工程或服务的技术规格和要求。3.询价文件应明确报价要求，包括报价的范围、报价的有效期、报价的方式等。（二）商务条款1.采购项目概述：简要介绍采购项目的名称、背景、采购目的等。2.采购合同主要条款：包括合同标的、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务、违约责任等。3.报价要求：明确报价的格式、内容、截止时间、报价有效期等。4.评审标准：制定评审的方法和标准，如最低价法、综合评分法等，并明确各项评审因素的权重。（三）技术条款1.采购货物的技术规格：详细描述采购货物的型号、规格、性能指标、材质要求等。2.工程的技术要求：包括工程的设计标准、施工规范、验收标准等。3.服务的技术要求：明确服务的内容、质量标准、服务期限等。4.技术支持与培训：说明供应商应提供的技术支持和培训内容。（四）编制流程1.采购执行部门根据采购需求，组织相关人员编制询价文件初稿。2.询价文件初稿编制完成后，采购执行部门应组织内部评审，广泛征求需求部门、技术部门、财务部门等相关部门的意见，对询价文件进行修改和完善。3.询价文件经内部评审通过后报采购决策机构审批。采购决策机构对询价文件进行审核，提出修改意见或批准实施。4.询价文件批准后，采购执行部门应及时将其发送给参与询价的供应商。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等内容。2.采购执行部门根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与询价。对于新的采购项目，采购执行部门应通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，广泛寻找潜在供应商，并进行资格审查和评估，符合条件的纳入供应商库。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、实力、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的要求。（二）供应商评估1.采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。采购执行部门应根据评估结果，对供应商进行分类评级，如优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等。3.对于评估结果为不合格的供应商，采购执行部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等，并将相关情况通知供应商。（三）供应商激励与约束1.公司应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训支持等。2.同时，公司应建立供应商约束机制，对违反采购合同或公司规定的供应商进行处罚，如扣除货款、支付违约金、取消供应商资格等。3.采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时反馈公司的需求和意见，促进供应商不断改进产品质量和服务水平。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素及其影响程度。风险因素可包括市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规变化等。2.采购执行部门应建立风险识别清单，详细记录风险因素的名称、描述、可能发生的概率、影响程度等信息。（二）风险评估1.采购执行部门应根据风险识别清单，对风险因素进行评估，确定风险等级。风险等级可分为高风险、中风险、低风险三个级别。2.评估风险等级时，应综合考虑风险因素发生的可能性和影响程度。对于高风险因素，应采取重点关注和防范措施；对于中风险因素，应制定相应的应对策略；对于低风险因素，可进行适当监控。（三）风险应对1.市场价格波动风险：采购执行部门可通过与供应商签订长期合同、套期保值、建立价格预警机制等方式，应对市场价格波动风险。2.供应商违约风险：在选择供应商时，应加强对供应商的信用审查和评估，并在采购合同中明确违约责任条款。同时，采购执行部门应建立供应商违约应急处理机制，及时采取措施减少损失。3.质量问题风险：加强对采购货物、工程或服务的质量检验和验收工作，要求供应商提供质量保证承诺，并在采购合同中明确质量违约责任。对于出现质量问题的供应商，应及时要求其整改或承担相应责任。4.法律法规变化风险：采购执行部门应密切关注法律法规的变化，及时调整采购策略和合同条款，确保采购活动符合法律法规要求。七、监督与审计（一）监督机制1.监督部门应制定采购监督计划，明确监督的内容、方式、频率等要求。2.监督部门应定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件和资料的真实性和完整性、供应商的选择和评审过程等。3.监督部门应建立举报机制，接受公司内部员工和供应商的举报，对举报内容进行及时调查处理。（二）审计要求1.公司应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购项目的合规性、采购成本的合理性、采购效益的实现情况等。2.审计部门应制定采购审计方案，明确审计的范