公司采购询价比价制度

PAGE公司采购询价比价制度一、总则1.目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属子公司的所有采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，对所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，确保竞争的公平性。公开透明原则：采购信息、采购程序、采购结果等应向相关部门和人员公开，接受监督。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益的最大化。二、询价比价流程1.采购申请各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，结合公司库存情况、生产计划等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体要求、采购时间安排、预算控制等内容。3.供应商选择与询价采购人员根据采购物资或服务的特点，通过多种渠道选择潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，确保其具备合法经营资质、良好的信誉和供应能力。向至少三家符合要求的供应商发出询价函，询价函应包含采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。要求供应商在规定时间内以书面形式回复询价函，提供报价明细及相关资料。4.比价分析采购人员收到供应商的报价后，对各供应商的报价进行详细比较和分析。比较内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，综合评估各供应商的优势和劣势。计算各供应商的价格得分、质量得分、交货期得分、售后服务得分等，并根据公司的采购政策和实际需求，确定各项得分的权重。根据加权平均法计算各供应商的综合得分，选择综合得分最高的供应商作为拟中标供应商。5.采购审批采购人员将比价分析结果及拟中标供应商名单提交至采购部门负责人审核。采购部门负责人审核通过后，将采购申请及相关资料提交至财务部门进行预算审核。财务部门审核通过后，将采购申请及相关资料提交至公司领导审批。公司领导根据采购申请的重要性、金额大小等因素进行审批，审批通过后方可签订采购合同。6.合同签订与执行采购部门根据公司领导的审批意见，与拟中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。如在合同执行过程中出现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，解决问题，并将相关情况及时反馈给公司领导和相关部门。三、询价比价相关职责1.采购部门职责负责制定和完善公司采购询价比价制度，并组织实施。负责采购申请的受理、采购计划的制定、供应商的选择与询价、比价分析、采购合同的签订与执行等工作。负责建立和维护供应商信息库，定期对供应商进行评估和管理。负责与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。负责采购数据的统计和分析，为公司采购决策提供依据。2.需求部门职责负责提出采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。参与供应商的选择与询价工作，提供相关技术支持和意见。负责对采购物资或服务的验收工作，确保其符合合同要求。负责反馈采购过程中出现的问题，并协助采购部门解决问题。3.财务部门职责负责对采购申请进行预算审核，确保采购费用在预算范围内。负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式合理、合规。负责对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务支持。4.审计部门职责负责对采购活动进行审计监督检查，确保采购过程合法合规。对采购项目的经济效益进行审计评价，提出审计意见和建议。对采购过程中出现的违规违纪行为进行调查处理。四、询价比价信息管理1.供应商信息管理采购部门应建立供应商信息库，详细记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、报价记录等内容。定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。对供应商进行分类管理，根据供应商的信誉、供应能力、产品质量等因素，将供应商分为A、B、C三类，其中A类供应商为优质供应商，B类供应商为合格供应商，C类供应商为待改进供应商。对不同类别的供应商采取不同的管理策略，如A类供应商可优先选择合作，B类供应商可保持正常合作，C类供应商应加强沟通和管理，督促其改进不足。2.采购信息管理采购部门应建立采购信息档案，对采购项目的相关文件、资料、记录等进行整理和归档，包括采购申请表、采购计划、询价函、报价单、比价分析报告、采购合同等。采购信息档案应妥善保管，保存期限根据公司相关规定执行，以便日后查阅和审计。定期对采购信息进行统计和分析，总结采购工作中的经验教训，为改进采购工作提供参考。五、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购过程是否公开透明、采购结果是否公平公正等。采购部门应定期向公司领导和相关部门汇报采购工作进展情况，接受内部监督。公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购过程中违规违纪行为的举报，对举报属实的给予奖励。2.外部监督采购活动应接受政府相关部门的监督检查，遵守国家法律法规和相关政策。公司应积极配合政府相关部门的监督检查工作，如实提供采购信息和资料。3.考核机制建立采购工作考核机制，对采购部门及相关人员的采购工作进行考核评价。考核内容包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购质量保证情况、采购合同执行情况、供应商管理情况等。根据考核结果，对表现优秀的采购部门及相关人员给予奖励，对存在问题的采