公司采购章使用制度范本

PAGE公司采购章使用制度范本一、总则1.目的为加强公司采购章的管理，规范采购章的使用行为，确保公司采购业务的合法、合规、有序进行，维护公司的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及采购业务使用采购章的所有部门、人员及相关采购活动。3.采购章定义公司采购章是公司在进行采购业务过程中，用于签订采购合同、协议、订单等相关文件，具有法律效力的专用印章。二、采购章的保管1.保管部门采购章由公司采购部门指定专人负责保管。2.保管人员职责负责采购章的日常保管，确保印章存放安全，防止遗失、被盗或损坏。严格按照本制度规定的使用范围和审批程序使用采购章，对每次使用情况进行详细登记。如发现采购章遗失、被盗或损坏，应立即向部门负责人报告，并采取相应措施，如挂失、补办等，以避免造成公司损失。3.保管环境要求采购章应存放在安全、保密的专用保险柜或保管箱内，确保印章存放环境干燥、通风，防止印章受潮、生锈或损坏。三、采购章的使用范围1.采购合同用于签订公司与供应商之间的采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.采购订单向供应商下达采购订单，确认采购商品或服务的具体要求和交易细节，作为供应商安排生产、备货和发货的依据。3.采购协议与供应商签订的关于采购合作的其他协议，如长期合作协议、框架协议等，明确双方在采购业务中的合作原则、合作方式、权利义务等内容。4.其他与采购业务相关的文件经公司采购业务主管领导批准，用于证明公司采购业务合法性、真实性的其他文件，如采购授权书、采购变更通知等。四、采购章的使用审批程序1.一般采购业务采购人员根据采购业务的实际需求，填写《采购章使用申请表》，详细说明使用采购章的文件名称、用途、涉及金额、供应商名称等信息。将《采购章使用申请表》提交给采购部门负责人进行初审，采购部门负责人应审核采购业务的必要性、合规性以及申请表填写的完整性。初审通过后，将申请表提交给公司财务部门负责人进行审核，财务部门负责人主要审核采购业务的预算安排、资金支付等财务相关事项。经财务部门负责人审核通过后，申请表提交给公司分管采购业务的副总经理进行终审，副总经理根据公司整体采购策略和业务情况，对采购业务进行全面审查，并做出最终审批决定。采购章保管人员根据终审批准的《采购章使用申请表》，在规定的文件上加盖采购章，并对盖章情况进行登记。2.重大采购业务对于涉及金额较大、采购项目复杂或对公司业务有重大影响的采购业务，除按照上述一般采购业务的审批程序进行审核外：采购部门应组织相关部门（如法务部门、技术部门等）进行专题讨论和论证，评估采购业务的风险和收益。采购部门将专题讨论结果形成报告，连同《采购章使用申请表》一并提交给公司总经理进行审批。总经理审批通过后，采购章保管人员方可按照审批意见加盖采购章，并做好登记工作。五、采购章使用的登记与备案1.使用登记采购章保管人员应建立《采购章使用登记簿》，对每次采购章的使用情况进行详细记录，包括使用日期、文件名称、用途、涉及金额、供应商名称、审批人、盖章人等信息。登记内容应清晰、准确、完整，确保可追溯性。2.备案要求采购部门应定期（每月/每季度）将《采购章使用登记簿》进行整理和汇总，形成采购章使用情况报告。采购章使用情况报告应报送公司财务部门、审计部门备案，以便财务部门进行账务核对和审计部门进行监督检查。对于涉及重大采购业务的合同、协议等文件，采购部门应在盖章后及时将原件或复印件报送公司档案室进行存档备案，以备查阅。六、采购章使用的监督与检查1.内部监督公司审计部门定期对采购章的使用情况进行审计检查，重点审查采购章使用是否符合本制度规定的审批程序和使用范围，登记记录是否真实、完整。公司财务部门在日常财务核算和资金支付过程中，应核对采购业务相关文件上采购章的使用情况，确保采购业务的财务处理合规、准确。公司其他部门如发现采购章使用存在异常情况或违规行为，有权向采购部门、审计部门或公司管理层报告，以便及时进行调查和处理。2.外部监督接受政府相关部门、行业监管机构以及供应商等外部单位对公司采购业务及采购章使用情况的监督检查。对于外部监督检查提出的问题和意见，公司应认真对待，及时整改，并将整改情况报告相关部门。七、违规处理1.违规行为界定未经审批擅自使用采购章。超越采购章使用范围使用印章。在空白文件上加盖采购章。伪造、变造采购章使用记录。因保管不善导致采购章遗失、被盗或损坏，未及时采取措施造成公司损失。其他违反本制度规定的采购章使用行为。2.处理措施对于首次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，并责令其立即纠正违规行为，采取措施消除可能造成的影响。对于多次违规或情节严重的人员，除给予警告处分外，视情节轻重给予罚款、降职、撤职等处分；如因违规行为给公司造成经济损失的，应责令其赔偿相应损失；构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。对于因违规使用采购章给公司带来重大损失或不良影响的供应商，公司有权终止与其的合作关系，并依法追究其法律责任。八、附则1.制度解