特种设备技术档案管理制度

特种设备技术档案管理制度一、总则（一）目的与依据为规范本单位特种设备的安全管理，确保特种设备技术档案的完整性、准确性、系统性和安全性，有效追溯特种设备的历史状况，保障特种设备安全运行，依据《中华人民共和国特种设备安全法》、《特种设备安全监察条例》及相关法规标准，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有在用、停用、拟报废的特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的技术档案管理。特种设备的具体范围依据国家相关目录确定。（三）档案定义本制度所称特种设备技术档案，是指在特种设备的设计、制造、安装、改造、维修、使用、检验检测、报废等全过程中形成的，能够反映特种设备安全状况和管理过程的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则特种设备技术档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程跟踪、及时准确、安全保密、规范管理”的原则。二、管理职责（一）单位主要负责人单位主要负责人对本单位特种设备技术档案管理工作负总责，应保障档案管理所需的人员、经费和设施，并督促本制度的有效实施。（二）特种设备安全管理部门特种设备安全管理部门是技术档案管理的归口管理部门，具体负责：1.组织制定和修订本单位特种设备技术档案管理制度及相关细则。2.指导、监督和检查各相关部门及特种设备使用部门的档案建立与管理工作。3.负责特种设备综合档案的集中统一管理、保管和提供利用。4.组织对过期或失效档案的鉴定与销毁工作。5.组织档案管理人员的业务培训。（三）特种设备使用部门各特种设备使用部门负责本部门所使用特种设备的技术档案（或分档案）的日常收集、整理、积累，并按规定向特种设备安全管理部门移交归档。明确专人（可兼职）负责本部门特种设备技术资料的管理。（四）档案管理人员档案管理人员应具备相应的专业知识和管理能力，忠于职守，廉洁奉公，具体职责包括：1.严格执行档案管理制度，负责档案的接收、登记、分类、编号、装订、保管、统计、利用和保密工作。2.确保档案的完整、准确、系统和安全，防止档案损坏、丢失和泄密。3.熟悉档案内容，为查询和利用提供便捷服务。4.定期对档案进行清点核对和维护保养。三、档案的建立与归档（一）档案建立每台（套）特种设备均应建立独立的技术档案。档案应从特种设备购置或设计阶段开始建立，并贯穿于其整个生命周期。（二）归档范围与内容特种设备技术档案应包含但不限于以下主要内容：1.特种设备基本情况：设备名称、型号规格、产品编号、制造单位、安装单位、使用部门、安装地点、投入使用日期、特种设备代码、使用登记证号等。2.出厂技术资料：产品合格证、产品质量证明书、安装及使用维护保养说明书（含电气原理图、液压或气动系统图等）、特种设备制造监督检验证书等。3.安装、改造、维修资料：*安装（改造、维修）告知书、施工方案。*安装（改造、维修）质量证明文件、验收记录。*安装（改造、维修）监督检验证书/报告（如需要）。4.使用登记资料：特种设备使用登记申请表、使用登记证复印件及变更记录。5.定期检验资料：历次定期检验报告、检验合格标志（复印件或照片）、不合格项整改记录。6.日常维护保养记录：按照维护保养规程进行的日常检查、清洁、润滑、调整和紧固等记录。7.维修改造记录：非重大维修改造的记录，包括故障现象、维修内容、更换零部件型号规格及生产厂家、维修人员、维修日期等。8.运行记录：主要运行参数、运行时间、启停记录等（根据设备特性确定是否需要）。9.故障与事故记录：设备发生故障的现象、原因分析、处理结果及预防措施；发生安全事故的，还应包括事故报告、调查处理文件等。10.特种设备作业人员资料：相关作业人员的特种设备作业人员证复印件、培训考核记录。11.报废资料：特种设备报废申请表、报废批准文件、报废处置记录及相关证明文件。12.其他重要资料：如设备图纸、技术改造方案、安全评估报告等。（三）归档要求1.及时性：各项活动结束后，相关部门应在规定时间内（一般不超过活动结束后XX个工作日）将形成的文件材料整理后向档案管理部门归档。2.完整性：归档的文件材料应齐全、成套，手续完备。3.准确性：归档的文件材料内容应真实、准确，与实际情况相符。4.规范性：归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、签字手续完备，纸张规格统一，符合档案整理规范要求。复印件应注明原件保管处。四、档案的日常管理与保管（一）档案存放1.档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，保持干燥、通风、整洁，远离火源、水源、腐蚀性气体和强磁场。2.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施。3.档案应按一定的规则进行分类、编号和排列，便于查找和管理。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案时，须履行借阅登记手续，经相关负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。3.借阅者应按期归还，档案管理人员应对归还档案进行检查。如需续借，应办理续借手续。4.档案一般不得带出档案保管场所。确因工作需要借出的，须经单位分管领导批准，严格控制借阅期限和数量。5.外单位查阅档案，须持单位介绍信，并经本单位主要负责人或其授权人批准。（三）档案保密档案管理人员和借阅人员必须严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案中的秘密信息。涉密档案的管理应按照国家有关保密规定执行。（四）档案电子化鼓励采用计算机技术进行档案电子化管理。电子档案的建立、存储、备份、查阅和管理应符合国家相关规定，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。五、档案的变更与转移（一）档案变更特种设备进行过户、移装、改造、长期停用、重新启用等变更时，档案管理人员应及时更新档案信息，并将相关批准文件、技术资料归入档案。（二）档案转移特种设备产权发生转移时，原单位应将特种设备技术档案完整移交给接收单位，并办理交接手续。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定对于已超过保管期限或失去保存价值的档案，由特种设备安全管理部门组织有关人员进行鉴定。（二）档案销毁经鉴定确认无保存价值的档案，应编制销毁清册，报单位主要负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。涉及国家秘密和重要商业秘密的档案销毁，应