高等学校档案工作制度

PAGE高等学校档案工作制度一、总则（一）目的为加强高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在从事教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集和整理学校在不同时期形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.时效性原则及时对档案进行整理、归档，确保档案信息的时效性，以便更好地为学校各项工作提供服务。5.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作。3.指导和监督各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和学术研究活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化进程。（二）档案工作领导小组1.由学校领导及相关部门负责人组成，负责领导和协调全校档案工作。2.审议学校档案工作发展规划、规章制度及重大事项。3.定期研究解决档案工作中存在的问题，保障档案工作的顺利开展。（三）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，并按规定定期向学校综合档案室移交档案。2.确定一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理和具体业务操作。3.配合学校综合档案室开展档案业务培训和其他相关工作。三、档案的分类与编号（一）分类高等学校档案一般分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等十三大类。1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委等党群组织在工作中形成的文件材料。2.行政类：涵盖学校行政部门在行政管理活动中形成的各类文件。3.教学类：涉及教学管理、教学实践、教学研究等方面的档案。4.科研类：包括科研项目申报、研究过程、成果鉴定等科研活动中产生的文件。5.基建类：有关学校基本建设项目的规划、设计、施工等方面的档案。6.设备类：记录学校教学、科研、行政等设备的购置、使用、维护等情况的档案。7.出版类：学校出版的各类教材、著作、学报等出版物的相关档案。8.外事类：学校对外交流合作活动中形成的文件材料。9.财会类：学校财务工作中产生的会计凭证、账簿、报表等档案。10.声像类：以照片、录音、录像等形式记录学校重要活动、事件等的档案。11.实物类：学校在各种活动中获得的奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物档案。（二）编号1.档案编号采用“年度类别保管期限流水号”的结构。2.年度：以公元纪年表示，如“2023”。3.类别：按照上述十三大类分别用两位数字表示，如“01”代表党群类。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，位数根据实际情况确定。例如：2023年党群类永久保存的第10份档案编号为“202301Y010”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门、各单位应明确档案收集范围，指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.学校工作人员在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须及时交本部门、本单位档案工作小组进行整理，不得据为己有或拒绝归档。3.对学校重大活动、重要会议形成的档案，承办部门应在活动结束或会议闭幕之日起[X]个工作日内，将档案材料收集齐全并移交学校综合档案室。4.学校接收的捐赠、交换、征购的档案，应及时办理交接手续，并进行登记、整理和归档。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。3.整理归档文件时，应按照分类方案和编号方法进行编号，编制归档文件目录，逐件填写文件题名、日期、文号、责任者、页数等项目。4.不同载体的档案应分别整理，照片档案应配有文字说明，录像、录音档案应标注内容摘要、录制时间、地点等信息。实物档案应进行详细登记，注明来源、日期、用途等。五、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从档案的内容、来源、时间、形式等方面全面分析档案的价值，准确判定保管期限。3.鉴定工作应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）保管期限划分1.永久保管的档案学校制定的重要规章制度、发展规划、年度计划等文件。学校召开的重要会议、重大活动形成的主要文件材料。学校与上级主管部门、其他单位签订的重要合同、协议等。学校的历史沿革、大事记等反映学校发展历程的档案。涉及学校重大权益、重要资产的文件材料。教学、科研、管理等方面具有重要历史价值和现实意义的档案。2.长期保管的档案学校一般性的规章制度、工作计划、总结等文件。学校教学、科研、管理等活动中形成的重要过程性文件。学校与外单位签订的一般性合同、协议等。学校中层以上干部任免文件、教职工考核、奖惩等人事档案材料。学校财务预算、决算等重要财务档案。3.短期保管的档案学校一般性的工作文件、简报等。学校临时性活动形成的文件材料。学校一般性的业务往来文件。学校学生学籍管理中的一般性材料。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由学校综合档案室牵头，相关部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组按照鉴定原则和保管期限划分标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定。3.填写档案鉴定意见书，注明档案的编号、题名、形成时间、保管期限等内容，并由鉴定小组成员签字确认。4.对鉴定结果进行公示，广泛征求意见，如有异议，及时进行复查和调整。5.根据鉴定结果，对保管期限不当的档案进行调整，并重新编制档案目录。六、档案的保管（一）保管条件1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。4.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，确保档案安全。（二）档案保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列有序，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份，存储介质应定期进行检查和维护，并异地存放，防止数据丢失。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制副本等。4.定期对档案进行清查核对，做到账物相符，发现问题及时处理。5.对破损或变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。七、档案的利用（一）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.本校学生因学习、论文写作等需要，可查阅与学习相关的档案。3.校外单位因工作需要，经学校相关部门批准，可查阅、借阅本校有关档案。4.涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，未经学校批准，不得查阅、借阅和利用。（二）利用手续1.本校人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途等内容，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理查阅、借阅手续。2.校外单位查阅、借阅档案，应提前向学校相关部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围等内容，经学校领导批准后，到学校综合档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。4.查阅、借阅档案的人员应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。（三）利用方式1.档案查阅学校综合档案室应设立专门的查阅场所，为查阅人员提供必要的设备和条件。查阅人员应在查阅场所内查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.档案借阅借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需长期借阅，应经学校综合档案室批准。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得遗失、损坏，如发生档案遗失或损坏情况，应及时报告学校综合档案室，并承担相应的责任。八、档案的统计与移交（一）统计1.学校综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表。3.档案统计数据应作为学校档案工作决策和管理的重要依据，为档案资源的优化配置提供参考。（二）移交1.各部门、各单位应按照学校档案管理规定，定期向学校综合档案室移交档案。2.档案移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.学校综合档案室应对接收的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。4.对已到保管期限的档案，学校综合档案室应按照规定进行鉴定和处置，需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报学校档案工作领导小组批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案信息资源的开发利用效率，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）建设内容1.档案数字化对学校各类档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。对数字化档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息化管理系统建设开发或选用适合学校档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。在信息化管理系统中设置用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能模块，保障档案信息安全。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现校内各部门、各单位之间档案信息的共享与交流。与上级主管部门、其他高校等相关单位的档案信息系统进行对接，实现档案信息的互联互通。（三）实施步骤1.规划阶段制定学校档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。进行档案信息化建设需求调研，分析学校档案管理现状和业务需求。2.实施阶段按照档案数字化标准和要求，组织开展档案数字化工作，确保数字化档案的质量。进行档案信息化管理系统的选型、开发或定制工作，按照项目实施计划推进系统建设。建立档案信息