高校书馆采编工作制度

PAGE高校书馆采编工作制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范高校图书馆采编工作流程，提高采编工作效率和质量，确保图书馆馆藏资源的科学性、系统性和实用性，更好地为教学、科研和师生读者服务。（二）适用范围本制度适用于本校图书馆采编部门全体工作人员。（三）基本原则1.科学性原则采编工作应遵循图书馆学、情报学等相关学科的理论和方法，结合学校学科专业设置和发展规划，科学合理地构建馆藏体系。2.系统性原则注重馆藏资源的系统性和完整性，确保各类文献资源之间的有机联系，形成层次分明、结构合理的馆藏结构。3.实用性原则以满足师生读者的实际需求为出发点，优先采集教学、科研所需的核心文献和常用文献，提高馆藏资源的利用率。4.规范化原则严格按照国家相关法律法规、行业标准以及学校的规章制度开展采编工作，确保各项工作流程规范、标准统一。二、采编工作流程（一）文献需求调研1.定期调研采编人员应定期（每学期至少一次）与学校各教学单位、科研机构进行沟通，了解师生的教学、科研需求，收集文献资源建设的意见和建议。2.专项调研针对学校重点学科建设、重大科研项目等特殊需求，开展专项文献需求调研，制定相应的文献采集计划。3.读者反馈收集通过读者问卷调查、意见箱、在线咨询等方式，广泛收集读者对文献资源的需求信息，及时调整采编工作方向。（二）文献采购1.采购计划制定根据文献需求调研结果，结合图书馆馆藏资源现状和经费预算，制定年度文献采购计划。采购计划应明确采购目标、采购范围、采购重点以及经费分配等内容，并报馆领导审核批准。特殊情况下，可根据实际需求对采购计划进行调整，但需履行相应的审批手续。2.供应商选择建立供应商评估机制，定期对供应商的信誉、服务质量、产品价格、供货能力等方面进行评估。优先选择具有良好信誉、丰富资源、优质服务的供应商合作。采购人员应通过多种渠道了解供应商信息，如网络搜索、行业推荐、同行交流等，建立供应商数据库，并定期更新维护。3.采购方式根据文献类型、采购数量、价格等因素，选择合适的采购方式。主要采购方式包括：招标采购：对于金额较大、采购数量较多的文献资源采购项目，应按照学校相关规定进行招标采购。招标采购应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照招标程序进行操作，确保采购过程合法合规。询价采购：适用于采购金额较小、市场价格较为透明的文献资源采购项目。采购人员应向多家供应商询价，比较价格和服务，选择最优供应商进行采购。直接采购：对于一些特殊文献、急需文献或独家出版的文献，可采用直接采购方式。直接采购应在确保质量和价格合理的前提下，与供应商签订采购合同，并做好采购记录。4.采购合同签订采购人员应与选定的供应商签订详细的采购合同，明确采购文献的品种、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同应报图书馆备案，并妥善保管合同副本。在合同执行过程中，如遇合同变更或纠纷，应及时与供应商协商解决，并按照学校相关规定办理变更或终止合同手续。（三）文献验收1.验收准备采购人员应提前通知采编部门验收人员做好验收准备工作，包括熟悉采购合同要求、准备验收工具和场地等。验收人员应具备相关专业知识和技能，熟悉文献验收标准和流程。2.数量验收按照采购合同要求，对到货文献的数量进行清点核对。验收时应注意文献的配套情况，确保所购文献的完整性。对于数量不符的情况，应及时与供应商沟通解决，并做好记录。3.质量验收对到货文献的质量进行检查，包括文献的版本、装帧、内容准确性等方面。验收人员应依据国家相关标准和行业规范，对文献的质量进行严格把关。对于质量不合格的文献，应及时与供应商协商退换货事宜，并做好记录。4.验收记录验收人员应详细填写文献验收记录，包括文献名称、供应商、采购数量、验收数量、质量情况、验收日期等信息。验收记录应妥善保存，作为文献采购工作的重要档案资料。验收合格的文献，应及时办理入库手续；验收不合格的文献，应按照相关规定进行处理。（四）文献编目1.编目流程文献编目工作应按照《中国图书馆分类法》、《文献著录总则》等相关标准和规范进行操作。具体流程如下：查重：对新到馆的文献进行查重，避免重复编目。查重工作应通过图书馆自动化管理系统进行，确保编目数据的准确性和一致性。分类：根据文献内容，按照《中国图书馆分类法》对文献进行分类标引，确定文献的学科类别和分类号。分类标引应准确反映文献的主题内容，遵循分类法的使用规则和注释说明。著录：按照相关著录规则，对文献的题名、责任者、出版者、出版日期、ISBN号等信息进行详细著录，形成文献的编目数据。著录信息应准确、完整、规范，便于读者检索和利用。审核：编目数据录入完成后，应由专人进行审核。审核人员应检查编目数据的准确性、完整性和规范性，确保编目数据符合相关标准和要求。审核通过后的编目数据方可上传至图书馆自动化管理系统，供读者查询使用。2.编目数据维护定期对图书馆自动化管理系统中的编目数据进行维护和更新，确保编目数据的准确性和时效性。对于文献信息变更、分类体系调整等情况，应及时对编目数据进行修改和完善。同时，应建立编目数据备份制度，定期备份编目数据，防止数据丢失。(五)文献典藏1.典藏原则根据图书馆馆藏布局和文献流通特点，遵循方便读者借阅、便于管理维护的原则，对文献进行合理典藏。典藏工作应充分考虑文献的使用频率、学科属性、载体类型等因素，确保文献资源的有序存放和高效利用。2.典藏分配按照图书馆各借阅部门的服务对象和学科需求，将验收编目后的文献合理分配到相应的典藏地点（如书库、阅览室、电子阅览室等）。典藏人员应根据文献的分类号和馆藏分布情况，填写文献典藏记录，明确文献的存放位置和架位号。3.典藏调整定期对馆藏文献进行盘点和清理，根据文献的使用情况和读者需求变化，对文献的典藏位置进行适时调整。对于长期无人借阅、破损严重或失去使用价值的文献，应按照相关规定进行剔除或处理。同时，应及时补充新到馆的文献，确保馆藏资源的动态平衡。三、资源建设管理（一）馆藏资源规划1.长期规划结合学校的发展目标和学科建设规划，制定图书馆馆藏资源建设的长期规划。长期规划应明确图书馆馆藏资源的发展方向、目标任务和重点建设领域，为采编工作提供宏观指导。2.年度计划根据长期规划和学校教学、科研的实际需求，制定年度馆藏资源建设计划。年度计划应详细列出当年的文献采购预算、采购品种和数量、资源建设重点项目等内容，并确保年度计划与长期规划相衔接。（二）馆藏资源评估1.定期评估建立馆藏资源定期评估机制，每[X]年对图书馆馆藏资源的质量、结构、利用率等方面进行全面评估。评估工作应采用定性与定量相结合的方法，通过统计分析、读者调查、专家评价等方式，客观评价馆藏资源的建设成效。2.动态调整根据馆藏资源评估结果，及时调整馆藏资源建设策略和采购计划。对于评估中发现的问题和不足，应制定针对性的改进措施，优化馆藏资源结构，提高馆藏资源的质量和利用率。（三）特色资源建设1.特色资源规划结合学校的学科特色和地方文化资源优势，制定图书馆特色资源建设规划。特色资源建设规划应明确特色资源的建设目标、内容范围、采集方式和管理模式等，确保特色资源建设具有针对性和可持续性。2.特色资源采集通过多种途径采集特色资源，如征集本校教师的科研成果、地方文献资料、特色数据库等。在采集过程中，应注重资源的原始性、权威性和完整性，确保特色资源的质量。3.特色资源整合与开发对采集到的特色资源进行整合和开发，建立特色资源数据库或专题网站，方便读者检索和利用。同时，应加强特色资源的宣传推广工作，提高特色资源的知名度和影响力。四、人员管理（一）岗位职责1.采编部主任岗位职责全面负责采编部的日常管理工作，制定部门工作计划和规章制度，并组织实施。负责采编人员的工作安排和绩效考核，合理调配人力资源，提高部门工作效率。组织开展文献需求调研，制定馆藏资源建设规划和采购计划，确保采编工作符合学校教学、科研和读者需求。负责与学校各部门、供应商以及其他图书馆的沟通协调，拓展文献资源渠道，优化馆藏资源结构。定期对采编工作进行总结和分析，及时解决工作中存在的问题，不断改进采编工作流程和方法。2.采购人员岗位职责根据文献需求调研结果和采购计划，负责文献采购工作。选择合适的供应商，进行询价、谈判、签订采购合同等工作，确保采购文献的质量和价格合理。跟踪采购文献的到货情况，及时与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。做好采购记录和档案管理工作，定期统计采购数据，为馆藏资源建设提供决策依据。3.验收人员岗位职责负责对到货文献进行数量和质量验收，确保验收工作符合相关标准和要求。认真填写文献验收记录，对验收中发现的问题及时与采购人员和供应商沟通解决，并做好记录。协助采购人员做好采购合同执行情况的监督检查工作，确保采购文献按时、按质、按量到货。4.编目人员岗位职责按照相关标准和规范，负责文献的编目工作，包括查重、分类、著录、审核等环节。确保编目数据的准确性、完整性和规范性，及时上传编目数据至图书馆自动化管理系统。定期对编目数据进行维护和更新，参与图书馆自动化管理系统的升级和优化工作。协助其他部门做好文献检索和利用工作，提供编目数据咨询服务。5.典藏人员岗位职责根据馆藏布局和文献流通特点，负责文献的典藏分配工作，确保文献资源的有序存放和高效利用。定期对馆藏文献进行盘点和清理，填写文献典藏记录，及时发现和处理文献丢失、损坏等问题。根据读者需求和文献使用情况，适时调整文献的典藏位置，做好馆藏资源的动态管理。协助借阅部门做好文献借阅和归还工作，提供馆藏资源信息咨询服务。（二）人员培训1.定期培训制定采编人员培训计划，定期组织开展业务培训。培训内容包括图书馆学、情报学、文献分类编目、数据库管理等方面的专业知识和技能，以及国家相关法律法规、行业标准和学校规章制度等。培训方式可采用内部培训、邀请专家讲座、参加学术研讨会等多种形式，不断提高采编人员的业务水平和综合素质。2.继续教育鼓励采编人员参加继续教育和学术研究活动，支持采编人员攻读学位、进修培训、发表学术论文等。对于在业务工作中表现突出、取得显著成绩的采编人员，应给予适当的奖励和表彰，激发采编人员的工作积极性和创造性。（三）绩效考核1.考核指标建立采编人员绩效考核指标体系，考核指标应包括工作业绩、工作态度、业务能力等方面。具体考核指标如下：工作业绩：包括文献采购任务完成情况、编目数据质量、馆藏资源利用率等方面的数据指标。工作态度：包括工作责任心、团队协作精神、服务意识等方面的评价指标。业务能力：包括专业知识水平、业务技能掌握程度、解决实际问题能力等方面的考核指标。2.考核方式绩效考核采用定量与定性相结合的方式，定期对采编人员进行考核评价。考核方式包括个人自评、同事互评、部门领导评价等。考核结果应与采编人员的薪酬待遇、晋升晋级、奖励表彰等挂钩，充分发挥绩效考核的激励作用。五、经费管理（一）经费预算1.预算编制原则采编经费预算应遵循“统筹兼顾、保证重点、勤俭节约”的原则，根据学校教学、科研发展需求和图书馆馆藏资源建设规划，合理安排经费预算。预算编制应充分考虑文献价格上涨因素、馆藏资源结构调整需求以及新技术应用等方面的影响，确保预算的科学性和合理性。2.预算编制方法采用零基预算法编制采编经费预算，即不考虑以往年度的预算执行情况，一切从实际需要出发，对预算年度内的各项采编业务活动进行全面分析和评估，确定预算金额。预算编制过程中，应广泛征求各部门意见，进行充分的论证和沟通，确保预算编制的准确性和可行性。3.预算审批程序采编经费预算经采编部审核后，报图书馆领导审批。图书馆领导应根据学校财务预算管理要求和图书馆实际情况，对预算进行审核把关，确保预算符合学校整体发展规划和财务管理制度。预算审批通过后，报学校财务部门备案，并严格按照预算执行。（二）经费使用1.经费使用原则采编经费应严格按照预算用途使用，专款专用，不得挪作他用。经费使用应遵循“公开、公平、公正”的原则，严格执行学校财务管理制度和相关审批程序，确保经费使用合法合规。2.经费支出范围采编经费主要用于文献采购、文献编目、文献典藏、资源建设管理、人员培训、设备购置等方面的支出。具体支出范围如下：文献采购：包括购买图书、期刊、报纸、电子资源等文献资料的费用。文献编目：包括编目人员的劳务费用、编目软件购置费用、编目数据加工费用等。文献典藏：包括典藏设备购置费用、文献上架整理费用等。资源建设管理：包括特色资源建设费用、馆藏资源评估费用、资源建设规划编制费用等。人员培训：包括参加培训的学费、差旅费、教材资料费等。设备购置：包括采编工作所需的计算机、服务器、打印机、复印机等设备购置费用。3.经费报销程序采编人员应按照学校财务报销制度的要求，及时办理经费报销手续。报销凭证应真实、合法、有效，注明经费支出的用途、金额、时间等信息，并附相关证明材料。报销审批程序应严格按照学校规定执行，经部门负责人审核、财务部门审批后，方可报销。（三）经费监督1.内部监督建立采编经费内部监督机制，定期对经费使用情况进行检查和审计。检查内容包括经费预算执行情况、经费支出的合法性