矿业公司出纳工作制度

PAGE矿业公司出纳工作制度一、总则1.目的本制度旨在规范矿业公司出纳工作流程，加强财务管理，确保公司资金安全、高效运作，保障公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于矿业公司总部及所属各分支机构的出纳工作。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，依法办理出纳业务。准确性原则：确保现金收付、银行结算等业务准确无误，账目清晰。及时性原则：及时处理各类收支业务，不得拖延积压，保证资金及时到位和有效使用。安全性原则：采取有效措施保障公司资金安全，防止资金被盗、挪用等情况发生。保密性原则：对公司财务信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、岗位职责1.现金收付管理负责办理公司现金收付业务，严格按照国家现金管理规定，审核现金收付凭证。对收入现金要及时存入银行，不得坐支现金；对支付现金的业务，要认真审查原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保支付款项用途合理、手续完备。每日下班前，核对库存现金余额与现金日记账余额是否相符，做到日清月结，账款相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按规定进行处理。2.银行结算业务办理银行存款的收付业务，根据审核无误的收付款凭证，及时登记银行存款日记账。负责银行账户的管理，包括开户、销户、账户信息变更等手续的办理。定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，对未达账项及时查明原因并进行处理。妥善保管银行结算凭证、支票、汇票等重要票据，严格按照票据管理规定使用和保管，确保票据安全。及时掌握银行存款利息情况，定期与银行核对利息收支，确保利息计算准确。3.票据管理负责公司各类票据的购买、保管、使用和核销工作。建立票据备查簿，详细记录票据的种类、号码、购买日期、领用情况、使用期限等信息。严格按照规定开具发票，确保发票内容真实、准确、完整，不得虚开发票。对作废的发票要加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得擅自销毁。定期对票据进行盘点清查，保证账实相符。如发现票据丢失、被盗等情况，应立即采取措施进行挂失，并向有关部门报告。4.资金报表编制每日编制现金日报表，反映公司当日现金收支情况。定期编制资金收支月报表，详细列示公司本月资金收入、支出及结余情况，为公司领导和财务部门提供资金动态信息。根据公司资金管理需要，及时提供其他相关资金报表和分析报告，为公司资金决策提供依据。5.印章及保险柜管理负责保管公司财务专用章、法人章等重要印章，严格按照规定用途使用印章，不得擅自将印章交与他人使用。使用印章时，必须履行审批手续，登记印章使用情况，确保印章使用安全。妥善保管保险柜钥匙和密码，保险柜内存放现金、有价证券、重要票据等贵重物品，要确保保险柜安全可靠，防止被盗。6.其他工作协助会计做好账务处理工作，提供相关财务数据和资料。完成领导交办的其他临时性工作任务，积极配合公司其他部门的工作，提供必要的财务支持和服务。三、工作流程1.现金收入流程收款准备：出纳人员在收到现金收入前，应准备好收款所需的票据、收据等凭证，并确保收款场所安全。收款确认：收到现金收入时，出纳人员要认真核对交款人身份及款项来源，确认款项金额无误后，开具收款凭证。收款凭证应注明收款日期、交款人姓名、款项内容、金额等信息，并加盖公司财务专用章或相关印章。现金缴存：当日收到的现金应及时缴存银行。出纳人员填写现金缴款单，注明缴款单位、款项来源、金额等信息，将现金和现金缴款单一并交银行柜台办理缴存手续。银行受理后，出纳人员应取回加盖银行印章的现金缴款单回单，作为现金缴存的记账依据。账务处理：根据收款凭证和现金缴款单回单，出纳人员及时登记现金日记账，并将相关凭证传递给会计进行账务处理。2.现金支出流程支出申请：公司各部门因业务需要支付现金时，应填写现金支出申请表，注明支出事由、金额、收款单位或个人等信息，并经部门负责人审批签字。审批审核：现金支出申请表提交至财务部门后，出纳人员首先对申请表内容进行初步审核，检查申请事项是否符合公司财务规定和相关审批流程。审核无误后，报财务负责人审批。财务负责人根据公司资金状况和相关规定进行审批，如同意支付，则在申请表上签字批准。付款准备：出纳人员根据审批后的现金支出申请表，准备好相应的现金，并在现金支出申请表上注明付款日期、付款金额、付款方式等信息。同时，准备好付款所需的相关凭证，如发票、收据等。付款执行：出纳人员在付款时，要认真核对收款单位或个人身份及收款金额，确保付款对象正确、金额无误。付款后，要求收款方在现金支出申请表或相关凭证上签字确认，并加盖收款单位印章。账务处理：付款完成后，出纳人员及时登记现金日记账，并将相关凭证传递给会计进行账务处理。3.银行存款收入流程收款通知：公司销售部门或其他相关部门收到客户付款通知后，应及时将付款信息传递给财务部门。付款信息包括付款单位名称、付款金额、付款方式（支票、汇票、电汇等）、预计到账日期等。银行账户核对：出纳人员收到付款信息后，首先核对付款单位名称、账号等信息是否与公司在银行预留的信息一致。如不一致，应及时与相关部门沟通确认。收款确认：银行收到款项后，出纳人员根据银行回单确认收款金额和到账日期。核对无误后，在银行回单上加盖“收讫”章，并登记银行存款日记账。账务处理：出纳人员将银行回单传递给会计，会计根据银行回单和相关业务凭证进行账务处理，确认销售收入或其他相关收入。4.银行存款支出流程支出申请：同现金支出申请流程，公司各部门因业务需要支付银行存款时，应填写银行存款支出申请表，注明支出事由、金额、收款单位或个人、付款方式（支票、汇票、电汇等）等信息，并经部门负责人审批签字。审批审核：银行存款支出申请表提交至财务部门后，出纳人员进行初步审核，检查申请事项是否符合公司财务规定和相关审批流程。审核无误后，报财务负责人审批。财务负责人根据公司资金状况和相关规定进行审批，如同意支付，则在申请表上签字批准。付款准备：出纳人员根据审批后的银行存款支出申请表，准备好付款所需的相关凭证，如支票、汇票申请书、电汇凭证等。填写付款凭证时，要确保凭证内容准确无误，包括付款单位名称、账号、收款单位名称、账号、金额、付款用途等信息。付款执行：出纳人员按照付款方式的要求，办理银行付款手续。如需开具支票，应严格按照支票管理规定填写支票内容，加盖银行预留印鉴章，并在支票登记簿上登记支票号码、金额、收款单位等信息。将支票交付给收款方时，要确保收款方妥善签收。如需办理汇票或电汇业务，应填写相应的汇票申请书或电汇凭证，提交银行办理付款手续。银行受理后，出纳人员应取回银行回单，作为付款的记账依据。账务处理：付款完成后，出纳人员及时登记银行存款日记账，并将相关凭证传递给会计进行账务处理。四、财务票据管理1.票据购买出纳人员根据公司业务需要，定期到税务机关或其他相关部门购买所需的财务票据，如发票、收据等。购买票据时，应填写票据购买申请表，注明票据种类、数量、预计使用期限等信息，并经财务负责人审批。出纳人员持票据购买申请表和相关证件到指定地点购买票据，确保购买的票据符合国家规定和公司业务需求。购买票据后，要及时登记票据备查簿，记录票据的购买日期、种类、号码、数量等信息。2.票据保管设立专门的票据保管柜，将购买的票据妥善存放其中，确保票据安全。票据保管柜应具备防盗、防火、防潮等功能。对不同种类的票据要分类存放，并按照票据号码顺序排列，便于查找和核对。定期对票据进行盘点清查，确保账实相符。如发现票据丢失、被盗等情况，应立即采取措施进行挂失，并向有关部门报告。严格限制无关人员接触票据保管柜，出纳人员离开工作岗位时，要确保票据保管柜锁好。3.票据使用出纳人员在使用票据时，应按照规定的格式和内容填写，确保票据信息真实、准确、完整。开具发票时，要严格遵守发票管理规定，按照实际交易情况开具发票，不得虚开发票或开具与实际交易不符的发票。对于收据的使用，要注明收款事由、金额、交款人等信息，并加盖公司财务专用章或相关印章。建立票据使用登记制度，记录票据的使用日期、号码、金额、收款单位或个人等信息，确保票据使用情况可追溯。4.票据核销定期对已使用的票据进行核销，检查票据存根联与记账联是否一致，确保票据使用的完整性和准确性。核销票据时，要在票据备查簿上注明核销日期、号码、金额等信息，并将已核销的票据存根联妥善保管，以备查验。如发现票据使用过程中存在问题，如填写错误、丢失等，应及时查明原因并进行处理。对不符合规定的票据，要按照相关规定进行作废或冲红处理，并在票据备查簿上做好记录。五、印章管理1.印章种类及用途财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、开具发票等财务相关业务。法人章：用于公司重大财务事项、合同签订等需要法人签字确认的场合。其他印章：根据公司业务需要，可能还会有其他特定用途的印章，如发票专用章等，其用途按照相关规定执行。2.印章保管财务专用章和法人章由出纳人员专人保管，不得随意交与他人使用。设立印章保管登记簿，记录印章的启用日期、保管人、使用情况等信息。印章应存放在保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章安全。3.印章使用使用印章时，必须填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用日期、使用金额等信息，并经相关负责人审批签字。审批通过后，出纳人员按照申请表上的内容使用印章，并在印章使用登记簿上登记使用情况，包括使用日期、使用事由、使用部门、盖章位置等信息。印章使用过程中，要确保印章加盖清晰、端正，不得模糊或遗漏。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经公司领导批准，并严格控制空白纸张的使用数量和流向。4.印章交接出纳人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。交接双方应在印章交接清单上签字确认，注明交接日期、印章名称、数量、交接情况等信息。交接过程中，要对印章的完整性、使用情况等进行仔细核对，确保交接清楚。交接清单一式两份，交接双方各执一份，作为交接凭证。六、保险柜管理1.保险柜设置在财务办公室设置专门的保险柜，用于存放现金、有价证券、重要票据、印章等贵重物品。保险柜应具备良好的防盗、防火、防潮性能，确保存放物品的安全。2.保险柜钥匙及密码管理保险柜配备两把钥匙，一把由出纳人员保管，另一把由财务负责人或指定专人保管。保险柜密码由出纳人员设置，并严格保密。密码应定期更换，更换密码时要注意避免他人知晓。严禁将保险柜钥匙和密码告知无关人员，如因工作需要借用钥匙，必须经过财务负责人批准，并做好借用登记。3.保险柜使用出纳人员应按照规定的存放要求，将现金、有价证券、重要票据、印章等物品放入保险柜内，并分类存放，便于查找和管理。每次使用保险柜后，要确保保险柜锁好，钥匙和密码妥善保管。定期对保险柜内存放的物品进行盘点清查，核对账实是否相符。如发现物品短缺或其他异常情况，应及时查明原因并报告。4.保险柜维护定期对保险柜进行检查和维护，确保保险柜正常使用。检查内容包括保险柜的锁具、密码锁、箱体等部件是否完好，如有损坏应及时维修或更换。保持保险柜内外清洁，防止灰尘、杂物等影响保险柜的正常使用和存放物品的安全。七、资金安全保障1.库存现金限额管理根据公司业务需要和现金使用情况，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金确定。出纳人员应严格遵守库存现金限额规定，不得超限额存放现金。如因特殊情况需要增加库存现金，应报经财务负责人批准。2.现金收付安全措施在现金收付过程中，出纳人员要保持警惕，注意观察周围环境，确保收付现金的安全。如有可疑人员或情况，应立即停止收付，并采取相应的防范措施。每日下班前，将现金存入银行保险柜或公司指定的安全地点，不得将大量现金存放于办公室过夜。加强对现金收付场所的安全管理，安装必要的安全防范设备，如监控摄像头、报警装置等，确保现金收付过程的安全。3.银行账户安全管理妥善保管银行账户密码、U盾等重要信息和工具，不得随意透露给他人。定期更换银行账户密码，设置强度较高的密码，并避免使用与个人信息相关的简单密码。在进行网上银行操作时，要注意网络安全，确保操作环境安全可靠。避免在公共网络环境下进行敏感的资金操作，如必须在公共网络操作，应采取加密措施。关注银行账户资金变动情况，及时发现异常交易并采取措施。如发现账户资金被盗用、异常转账等情况，应立即联系银行进行挂失止付，并向公司领导和相关部门报告。4.资金安全监督检查财务部门定期对出纳工作进行资金安全检查，检查内容包括库存现金盘点、银行存款日记账核对、票据管理、印章使用等情况。公司内部审计部门不定期对资金安全情况进行审计监督，检查资金管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。出纳人员应定期进行自我检查和反思，发现资金安全隐患及时报告并采取措施加以解决。八、财务报表及档案管理1.财务报表编制与报送出纳人员按照规定的时间和格式，准确编制现金日报表、资金收支月报表等相关资金报表。编制报表时，要确保数据真实、准确、完整，不得虚报、漏报或错报。报表编制完成后，经出纳人员核对无误后，报财务负责人审核。财务负责人对报表进行审核，如发现问题及时通知出纳人员进行调整。审核通过后的报表按照规定的报送渠道和时间，及时报送公司领导、上级主管部门等相关单位。2.财务档案管理出纳人员负责整理和保管与出纳工作相关的财务档案，包括现金收付凭证、银行存款收付凭证、票据存根联、银行对账单、资金报表等。财务档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，装订成册，并在档案封面注明档案名称、年度、月