档案管理室工作制度

PAGE档案管理室工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案管理室负责集中管理公司各类档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、销毁和统计公司档案。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司领导决策和各项工作提供参考依据。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门应归档的文件材料移交档案管理室，并办理移交手续。3.负责本部门档案的日常管理工作，指定专人负责档案的收集、整理、保管等工作，确保档案的安全。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，在规定范围内查阅、借阅档案，并及时归还。5.协助档案管理室做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案的整理规范、排列有序、安全无损。3.熟悉档案内容，掌握档案管理业务知识和技能，能够熟练运用档案管理信息系统，为档案查阅、利用提供准确、快捷的服务。4.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理工作提供数据支持。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案进行审核，确保档案销毁符合规定。6.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司提供档案信息服务。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法、细则等文件材料。3.公司年度工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。4.公司各类会议记录、纪要、决议等文件材料。5.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来的文件材料，如请示、报告、批复、合同、协议等。6.公司生产经营活动中形成的各类文件材料，如产品研发、生产工艺、质量控制、市场营销等方面的文件。7.公司财务活动中形成的各类文件材料，如会计凭证、账簿、报表以及审计报告等。8.公司人力资源管理活动中形成的各类文件材料，如员工档案、招聘录用、培训考核、薪酬福利、绩效考核等方面的文件。9.公司行政事务管理活动中形成的各类文件材料，如公文处理、印章管理、办公用品管理、车辆管理等方面的文件。10.公司党群工作中形成的各类文件材料，如党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件。11.公司各类设备采购、安装、调试、维护、报废等过程中形成的文件材料，如设备清单、合同、验收报告、维修记录等。12.公司基本建设项目中形成的各类文件材料，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。13.公司其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的形成、积累与各项工作同步进行。2.收集的文件材料应齐全、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理室，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，将文件材料组成保管单位（卷），并进行编号、编目、装订。2.科技档案整理：按照项目、专业、阶段进行分类，将文件材料组成保管单位（卷、册、盒），并进行编号、编目、装订。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，将文件材料组成保管单位（册），并进行编号、编目、装订。4.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立电子档案数据库，对电子文件进行元数据标注和分类存储，并进行备份。四、档案的保管（一）保管条件1.档案管理室应具备适宜的保管环境，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案管理室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。3.档案库房应安装温湿度自动监测设备，定期记录温湿度数据，采取有效措施调节温湿度。4.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括：公司设立、变更、注销过程中形成的重要文件材料；公司年度财务决算报告；公司重要会议记录、纪要、决议；公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等签订的重要合同、协议；公司重要的科研成果、技术资料；公司重要的人事任免文件等。3.定期保管的档案主要包括：公司一般性的文件材料、业务资料、会议记录等，保管期限根据其重要程度和利用价值确定。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.档案库房应设置专门的防火区域，配备灭火器材，并定期进行检查和维护。4.档案库房应安装防盗报警装置，确保档案库房安全。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、重点突出、实事求是、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理室负责人、各部门档案管理人员代表以及相关业务专家组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.结合公司发展规划和业务需求，对涉及公司历史沿革、重要业务活动等方面的档案进行重点保护。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理室填写《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清单》经档案鉴定工作小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.档案销毁后，应将《档案销毁清单》归档保存，以备查考。六、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司档案保密制度，确保档案信息安全。2.本着方便利用、服务工作的原则，为查阅人员提供必要的帮助和支持。（二）查阅范围1.公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.公司外部单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司分管领导批准，并办理相关查阅手续。（三）查阅手续1.公司员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.公司外部单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经公司分管领导批准后，到档案管理室办理查阅手续。3.档案管理室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（四）借阅原则1.严格控制档案借阅范围，确因工作需要借阅档案的，须经公司分管领导批准。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。（五）借阅手续1.档案管理室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，向借阅人员发放《档案借阅证》，并将档案交借阅人员签收。2.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应责任。4.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并处理。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理室应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应做到内容准确、数据真实、报送及时，为档案管理工作提供数据支持和决策依据。3.档案管理人员应认真做好档案统计数据的收集、整理、分析工作，及时发现档案管理工作中存在的问题，并提出改进措施。（二）移交