公章使用管理制度

公章使用管理制度一、总则公章，作为单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理的规范与严谨，直接关系到单位的整体利益与声誉。为确保公章使用的安全、规范、有效，杜绝各类风险隐患，维护单位正常运营秩序，依据国家相关法律法规及单位实际情况，特制定本制度。本制度所指公章，包括单位法定名称章、财务专用章、合同专用章、发票专用章及其他经单位批准刻制的专用印章。本制度适用于单位内部所有涉及公章刻制、保管、使用、变更、缴销等管理活动的部门及相关人员。公章管理遵循“专人保管、规范审批、严格用印、全程留痕”的原则，确保每一次用印行为都有据可查、权责明确。二、公章的刻制与启用1.公章的刻制权限与申请：单位公章的刻制权归单位最高决策层所有。因工作需要新增或更换公章时，由相关业务部门提出书面申请，详细说明刻制原因、公章名称、用途及数量，经单位指定负责人审批同意后，方可由行政部门（或指定专人）统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。任何部门或个人不得擅自刻制公章。2.新章启用与旧章处理：新公章刻制完成后，应由行政部门（或指定专人）负责验收，检查印章的规格、字样是否与审批要求一致。验收合格后，需办理登记备案手续，并发布公章启用通知，明确新章启用日期及旧章的废止事宜。旧章在新章启用之日起，应立即停止使用，并按本制度规定进行封存或销毁处理。三、公章的保管1.专人保管：各类公章均应指定专人负责保管。保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，由单位正式员工担任，并签订《公章保管责任书》。法定名称章一般由单位负责人或其授权的行政部门负责人保管；财务专用章、发票专用章通常由财务部门指定专人保管；合同专用章可由法务部门或业务主管部门指定专人保管；其他专用章由相应业务部门负责人或其指定人员保管。2.保管要求：公章保管人应妥善保管公章，确保印章安全。公章应存放在保险柜或带锁的专用文件柜内，严禁随意放置。非工作时间应将公章锁好，不得带出办公场所。保管人临时离岗或因事外出，应将公章交由单位指定的备用保管人代为保管，并办理交接手续，严禁擅自将公章交他人代管。3.保管人职责：保管人应熟悉公章使用的各项规定，严格按照审批程序用印。对不符合规定的用印申请，有权拒绝盖章。如发现公章有异常情况或遗失、被盗，应立即向单位负责人及行政部门报告，并采取相应的补救措施。四、公章的使用（一）用印申请与审批1.申请流程：因工作需要使用公章时，申请人应填写《公章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附上需盖章的文件原件或复印件。2.审批权限：用印申请需经相应层级负责人审批。具体审批权限划分如下：*一般性、常规性业务文件，如日常函件、证明材料等，由部门负责人审批。*涉及单位重大利益、重要合同协议、对外承诺、资金往来等文件，须经部门负责人审核后，报请单位分管领导或主要负责人审批。*单位法定代表人授权委托书、法定代表人身份证明等，须由单位法定代表人或其书面授权人审批。*对于重要或敏感文件，可根据单位实际情况，增设法务审核环节。审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性进行严格审核。（二）用印审核与登记1.审核内容：公章保管人在接到审批通过的《公章使用申请表》及相关文件后，应对文件内容与申请表填写内容是否一致、审批手续是否完备、文件格式是否规范等进行复核。确认无误后方可予以用印。2.用印登记：每次用印后，保管人应在《公章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印事由、文件名称、份数、审批人、申请人、用印人等信息，并由申请人签字确认。《公章使用登记簿》应妥善保管，以备查验。（三）用印规范1.盖章位置：公章应盖在文件的指定位置，通常为文件末尾的单位名称或法定代表人签名处。印章应清晰、完整，不得模糊不清或盖出边框。2.严禁事项：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖公章。严禁为与本单位业务无关的文件或个人事项加盖公章。3.多页文件：对于页数较多的合同、协议等文件，应加盖骑缝章，以确保文件的完整性和连贯性。4.复印件用印：一般情况下，复印件不加盖公章。确因特殊情况需要在复印件上加盖公章的，应在复印件上注明“本复印件与原件一致”字样、日期及用途，并由审批人签字确认。（四）外出用印与电子印章1.外出用印：原则上公章不得带出单位使用。确因特殊情况（如异地签约、现场办公等）需要携带公章外出的，申请人须提前提交书面申请，详细说明外出用印事由、时间、地点、随行人员等，经单位主要负责人批准后，由公章保管人或指定专人携带陪同前往。外出期间，保管人应确保公章安全，用印完毕立即带回单位。2.电子印章：如单位使用电子印章，其申请、审批、使用、保管等管理流程，参照本制度关于实体公章的规定执行，并应确保电子印章的生成、存储、使用符合国家相关法律法规及技术安全标准，防止被非法盗用或篡改。五、公章的变更、缴销与销毁1.公章变更：因单位名称变更、公章损坏、遗失等原因需要更换公章时，应按照本制度第二章“公章的刻制与启用”的规定办理新公章的刻制和启用手续，并对旧公章进行缴销。2.公章缴销：对于停用、作废的公章，由原保管部门或人员负责收集，填写《公章缴销登记表》，报行政部门备案后，统一封存或销毁。封存的公章应妥善保管，明确封存期限；需销毁的公章，应由行政部门会同至少两名见证人进行销毁，并做好销毁记录。3.遗失处理：如发生公章遗失或被盗情况，保管人应立即向单位负责人报告，并迅速向公安机关报案，同时在指定媒体上发布遗失声明，以避免不必要的法律风险。六、责任追究1.任何部门或个人违反本制度规定，未经批准擅自刻制、使用、出借、复制、涂改、伪造、变造公章，或因保管不善导致公章遗失、被盗，造成单位经济损失或不良影响的，单位将根据情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分直至追究法律责任。2.审批人未严格履行审核职责，对不符合规定的用印申请予以批准，或保管人未按规定程序用印，导致不良后果的，应承担相应的管理责任或连带责任。七、监督与检查单位行政部门负责对本制度的执行情况进行日常监督和定期检查，定期（如每季度或每半年）对各部门公章使用和保管情况进行抽查，发现问题及时督促整改。各部门负责人应加强对本部门公章使用的管理和监督，确保制度得到有效落实。八、附则1.本制度未尽事